Τρίτη μεσημέρι, τρεις κλήσεις σε δέκα λεπτά
Τρίτη, μία και τέταρτο. Είστε πάνω σε μια εγκατάσταση και το τηλέφωνο χτυπάει τρεις φορές μέσα σε δέκα λεπτά. Η πρώτη κλήση είναι διαρροή σε κουζίνα και δεν σηκώνει αναβολή. Η δεύτερη είναι πελάτης που θέλει ραντεβού την άλλη εβδομάδα. Η τρίτη είναι κάποιος που τηλεφώνησε και χθες, αλλά δεν θυμάστε τι του είχατε πει. Τα σημειώνετε σε ένα χαρτί με λερωμένα χέρια και το απόγευμα το χαρτί λείπει.
Ο ηλεκτρολόγος και ο υδραυλικός ζουν σε δύο ρυθμούς ταυτόχρονα: το επείγον που πρέπει να καλυφθεί σήμερα και το προγραμματισμένο που πρέπει να μη χαθεί. Ό,τι δεν καταγράφεται μέσα σε δέκα δευτερόλεπτα, χάνεται — και μαζί του χάνεται και το επόμενο ραντεβού που θα έφερνε τη δουλειά.
Το ProTakip είναι φτιαγμένο για να δουλεύει με το ένα χέρι, στο κινητό, μέσα σε πολυκατοικία. Δεν σας ζητάει να καθίσετε το βράδυ και να περάσετε τη μέρα σας σε υπολογιστή.
Έκτακτο και προγραμματισμένο στην ίδια λίστα
Κάθε κλήση γίνεται εργασία με πελάτη, διεύθυνση, περιγραφή βλάβης και προτεραιότητα. Οι επείγουσες μπαίνουν στην κορυφή της ημέρας, οι υπόλοιπες παίρνουν ραντεβού στο ημερολόγιο. Το βασικό κέρδος είναι ότι ζουν στην ίδια λίστα: δεν υπάρχει «το τετράδιο των ραντεβού» και «τα χαρτάκια των εκτάκτων» που δεν συνομιλούν μεταξύ τους.
Οι εργασίες αλλάζουν κατάσταση καθώς προχωρούν — προς εκτέλεση, σε εξέλιξη, ολοκληρώθηκε — οπότε στο τέλος της ημέρας φαίνεται τι έμεινε πίσω. Αυτό είναι που σας επιτρέπει να μη χάνετε το «θα περάσω αύριο να το τελειώσω» που είπατε το μεσημέρι σε έναν πελάτη.
Αν στην εργασία χρειάζεται δεύτερο άτομο ή δεύτερη επίσκεψη για ανταλλακτικό, μπαίνει νέο ραντεβού πάνω στον ίδιο πελάτη. Έτσι η δουλειά δεν θεωρείται κλειστή όσο εκκρεμεί κάτι, και δεν ανακαλύπτετε την εκκρεμότητα από το τηλεφώνημα του πελάτη μια εβδομάδα μετά.
Ιστορικό ανά διεύθυνση: τι είχε γίνει εδώ
Η καρτέλα του πελάτη κρατάει όλες τις επισκέψεις: τι έγινε κάθε φορά, τι υλικά μπήκαν, τι χρεώθηκε, τι πληρώθηκε. Όταν ξαναχτυπήσει το ίδιο σπίτι μετά από οκτώ μήνες, ανοίγετε την καρτέλα και ξέρετε τι είχε αντικατασταθεί στον πίνακα ή ποιος θερμοσίφωνας υπάρχει, πριν καν ανεβείτε.
Στις πολυκατοικίες και στα καταστήματα αυτό είναι ακόμα πιο κρίσιμο, γιατί τα πρόσωπα αλλάζουν: άλλος διαχειριστής, άλλος ενοικιαστής, ίδια εγκατάσταση. Η πληροφορία μένει στη διεύθυνση και όχι στη μνήμη κάποιου.
Η αναγνώριση κλήσης φέρνει αυτό το ιστορικό στην οθόνη πριν σηκώσετε: όνομα, διεύθυνση, τελευταία δουλειά, ανοιχτό υπόλοιπο. Δουλεύει σε Android και χωρίς σύνδεση στο ίντερνετ, άρα και σε υπόγεια και σε ταράτσες με κακό σήμα. Τα υπόλοιπα στον οδηγό για την αναγνώριση κλήσης.
Χρέωση εργασίας, υλικών και μετακίνησης
Στον κλάδο σας η τιμή έχει τρία μέρη: η ώρα ή η εργασία, τα υλικά και η μετακίνηση. Στο ProTakip ορίζετε τις συνηθισμένες εργασίες ως προϊόντα με τιμή και μονάδα — ανά ώρα, ανά τεμάχιο, ανά σημείο, ως πακέτο — και τα υλικά ως γραμμές που προστίθενται στην εργασία.
Μια ελάχιστη χρέωση επίσκεψης προστατεύει τις μικρές δουλειές που, χωρίς αυτήν, βγαίνουν χαμένες μόλις υπολογιστεί ο δρόμος. Επειδή οι τιμές είναι ορισμένες μία φορά, χρεώνουν το ίδιο και όταν στέλνετε συνεργάτη αντί να πάτε εσείς. Πώς χτίζεται μια τέτοια λίστα, το δείχνει ο οδηγός τιμοκαταλόγου.
Ένα ξεκαθάρισμα: το ProTakip δεν είναι λογιστικό πρόγραμμα και δεν εκδίδει παραστατικά προς την εφορία — προσφορές όμως κάνει. Ετοιμάζετε προσφορά με γραμμές ανά εργασία και υλικό, με ΦΠΑ, προκαταβολή και ημερομηνία ισχύος, τη στέλνετε ως PDF και την παρακολουθείτε μέχρι να γίνει δεκτή ή να απορριφθεί. Καταγράφει επίσης τη δουλειά, τα υλικά, τις χρεώσεις και τις εισπράξεις σας· τα φορολογικά τα χειρίζεται ο λογιστής σας με τα δικά του εργαλεία.
Είσπραξη επί τόπου και ό,τι μένει ανοιχτό
Οι περισσότερες δουλειές πληρώνονται στο σπίτι, με τον τρόπο που βολεύει τον πελάτη. Η είσπραξη καταγράφεται από το κινητό τη στιγμή που γίνεται, πάνω στη συγκεκριμένη εργασία. Αν μείνει ποσό ανοιχτό — «πέρασε αύριο, δεν έχω τώρα» — φαίνεται στην καρτέλα και δεν ξεχνιέται.
Το ταμείο κρατάει έσοδα και έξοδα ανά περίοδο και ανά άτομο, μαζί με τα καθημερινά κόστη: υλικά, καύσιμα, εργαλεία, ανταλλακτικά. Στο τέλος του μήνα βλέπετε τι έμεινε πραγματικά, όχι πόσα χρήματα πέρασαν από τα χέρια σας.
Οι μεγάλοι πελάτες — διαχειρίσεις πολυκατοικιών, γραφεία, καταστήματα — συνήθως πληρώνουν συγκεντρωτικά. Το ανοιχτό υπόλοιπο με το ιστορικό των εργασιών κάνει τη μηνιαία συνεννόηση απλή υπόθεση. Η ρουτίνα περιγράφεται στον οδηγό για τις εισπράξεις και τα ανοιχτά υπόλοιπα.
Ομάδα, ώρες και συνεννόηση μέσα στην ημέρα
Όταν δουλεύετε με δύο ή τρία άτομα, το πρόγραμμα της ημέρας πρέπει να είναι ορατό σε όλους. Ο καθένας βλέπει στο κινητό του τις εργασίες του με διεύθυνση, ώρα και περιγραφή, και τις κλείνει καθώς τις τελειώνει. Δεν χρειάζεται να τηλεφωνήσετε τρεις φορές για να μάθετε πού βρίσκεται ο καθένας.
Τα δικαιώματα κρατούν τα οικονομικά εκεί που πρέπει: ο τεχνίτης βλέπει τις δουλειές και τις εισπράξεις που κάνει ο ίδιος, όχι τα σύνολα της επιχείρησης. Νέο άτομο μπαίνει με κωδικό πρόσκλησης σε δύο λεπτά.
Για τα ζωντανά ζητήματα υπάρχει εσωτερική συνομιλία και push-to-talk: μιλάτε πατώντας ένα κουμπί, χωρίς να ανοίγετε κλήση. Και επειδή η δουλειά γίνεται σε υπόγεια, σε λεβητοστάσια και σε μονοκατοικίες με κακό σήμα, η εφαρμογή λειτουργεί και εκτός σύνδεσης, συγχρονίζοντας όταν επανέλθει το δίκτυο.
Ξεκίνημα μέσα στην εβδομάδα
Ξεκινάτε με τους πελάτες, τα τηλέφωνα και τις συνηθισμένες εργασίες με τις τιμές τους. Αν έχετε λίστα σε Excel ή σε άλλο πρόγραμμα, εισάγεται χωρίς πληκτρολόγηση. Η εφαρμογή τρέχει σε Android και iOS και οι πρώτοι τρεις μήνες είναι δωρεάν.
Ο πελάτης ενημερώνεται αυτόματα με μήνυμα στο WhatsApp: επιβεβαίωση ραντεβού, υπενθύμιση την προηγούμενη μέρα, ειδοποίηση ότι ο τεχνίτης ξεκίνησε. Στα επείγοντα, ένα μήνυμα με ρεαλιστική ώρα άφιξης μειώνει τις κλήσεις αναμονής — δείτε τον οδηγό για την ενημέρωση πελατών.
Αν δουλεύετε και σε ανακαινίσεις με πολλά συνεργεία, δείτε το πρόγραμμα για ανακαινίσεις· αν κάνετε και συντηρήσεις κλιματιστικών, δείτε το πρόγραμμα συντήρησης κλιματιστικών. Πριν διαλέξετε λογισμικό, τα εννέα κριτήρια βρίσκονται στον οδηγό επιλογής προγράμματος και η μετάβαση στον οδηγό μεταφοράς δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Μπορώ να ξεχωρίζω τις επείγουσες βλάβες από τα ραντεβού;
Ναι. Κάθε εργασία έχει προτεραιότητα και κατάσταση, οπότε οι επείγουσες μπαίνουν στην κορυφή της ημέρας ενώ οι προγραμματισμένες παίρνουν θέση στο ημερολόγιο. Και οι δύο ζουν στην ίδια λίστα, ώστε να μη χάνεται καμία.
Βλέπω τι είχε γίνει σε μια διεύθυνση πριν από μήνες;
Ναι. Η καρτέλα κρατάει όλες τις επισκέψεις με τις εργασίες, τα υλικά, τις χρεώσεις και τις εισπράξεις τους. Έτσι, πριν ανεβείτε σε ένα σπίτι που έχετε ξαναδουλέψει, ξέρετε τι είχε γίνει την προηγούμενη φορά.
Πώς χρεώνω υλικά μαζί με την εργασία;
Οι συνηθισμένες εργασίες ορίζονται ως προϊόντα με τιμή και μονάδα, ενώ τα υλικά προστίθενται ως ξεχωριστές γραμμές στην ίδια δουλειά. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ελάχιστη χρέωση επίσκεψης, ώστε οι μικρές δουλειές να καλύπτουν τον δρόμο.
Δουλεύει σε υπόγειο ή σε λεβητοστάσιο χωρίς σήμα;
Ναι. Η εφαρμογή λειτουργεί εκτός σύνδεσης και συγχρονίζει μόλις βρει δίκτυο. Η αναγνώριση κλήσης σε Android δουλεύει επίσης χωρίς ίντερνετ, γιατί ο κατάλογος πελατών βρίσκεται αποθηκευμένος στη συσκευή.
Είναι λογιστικό πρόγραμμα ή βγάζει προσφορές;
Ούτε το ένα ούτε το άλλο. Το ProTakip παρακολουθεί εργασίες, πελάτες, ραντεβού, χρεώσεις, εισπράξεις και ταμείο, ενώ έχει και μονάδα προσφορών: γραμμές ανά εργασία, ΦΠΑ, προκαταβολή, ημερομηνία ισχύος και αποστολή σε PDF, με αυτόματο ραντεβού μόλις η προσφορά γίνει δεκτή. Παραστατικά προς την εφορία πάντως δεν εκδίδει· τα λογιστικά τα κάνει ο λογιστής σας.