Een installatiebedrijf verliest zijn geld aan de randen van de dag. De spoedklus die er tussendoor komt en de planning van drie andere klanten omgooit. De werkbon die in de bus blijft liggen. Het uur dat je op vrijdag uit je hoofd toerekent aan de verkeerde opdracht. ProTakip zet planning, digitale werkbonnen, uren en openstaande bedragen op één plek, zodat de monteur op straat en jij op kantoor naar hetzelfde scherm kijken.
Planning voor een installatiebedrijf dat elke dag verschuift
Bij een elektricien of loodgieter is de planning van vanmiddag zelden de planning van vanochtend. Er komt een lekkage tussendoor, een klant is niet thuis, een onderdeel is niet op voorraad. In de dagplanning zie je wie waar staat en hoeveel tijd er nog is; je verplaatst een klus en de monteur ziet die wijziging direct op zijn telefoon, met adres, contactpersoon en de omschrijving van het probleem.
Voor onderhoudscontracten en periodieke controles zet je terugkerende afspraken klaar, zodat het jaarlijkse werk niet afhankelijk is van een geheugensteuntje in je agenda. Werk je ook aan cv en ventilatie, dan sluit de pagina over klimaat- en verwarmingsservice daar direct op aan.
Digitale werkbonnen die dezelfde dag binnen zijn
De digitale werkbon is voor installateurs de belangrijkste winst. De monteur legt op locatie vast wat hij heeft gedaan, hoe laat hij begon en stopte, welk materiaal is gebruikt en wat er eventueel nog moet gebeuren. Daarmee verdwijnt de vertraging tussen uitvoering en facturatie, die bij papieren bonnen zomaar drie weken bedraagt.
Wil de klant iets in handen, dan print de monteur de bon ter plekke met een Bluetooth-thermoprinter die draadloos aan zijn telefoon hangt. De opdracht doorloopt vaste stappen, van in te plannen naar in uitvoering, gereed en afgerond, zodat op kantoor altijd zichtbaar is wat er open staat.
Materiaal en arbeid op dezelfde regel
Bij een storing is het uurtarief het makkelijke deel; het materiaal is waar het weglekt. Twee meter leiding, een koppeling, een aardlekschakelaar: als dat niet op de bon komt, betaal jij het. Je legt materialen en werkzaamheden vast als producten en aanvullende diensten met hun eigen eenheid, per stuk, per meter, per uur of als pakket, zodat de monteur ze met één tik toevoegt in plaats van ze op te schrijven.
Voor terugkerend werk maak je vaste combinaties aan, bijvoorbeeld een standaard storingsbezoek of het vervangen van een groepenkast. Zo noemt iedereen in je bedrijf hetzelfde bedrag voor hetzelfde werk, en zit er geen verschil tussen twee monteurs.
Wie als ZZP'er werkt, gebruikt in de praktijk drie dingen: de agenda, de digitale werkbon en de klantkaart. Een offerte voor een grotere klus, bijvoorbeeld het vervangen van een complete installatie in een woning, bouw je uit diezelfde regels op, zodat je bij akkoord niets hoeft over te typen. Groeit het bedrijf naar twee of drie busjes, dan verandert de werkwijze niet, alleen het aantal mensen in de planning.
Urenregistratie per klus in plaats van per week
Uren die op vrijdag uit het hoofd worden ingevuld, zijn geen registratie maar een schatting. Doordat de uren aan de opdracht hangen en op het moment zelf worden vastgelegd, kun je per klus zien hoeveel arbeid erin is gegaan en per medewerker en per periode hoeveel er is gewerkt. Voor loonverwerking en voor je nacalculatie gebruik je dan dezelfde cijfers.
Dat maakt ook meteen zichtbaar welk type werk rendeert. Veel installatiebedrijven ontdekken pas als ze de uren per klus zien, dat de kleine spoedklussen aan de rand van hun werkgebied structureel geld kosten.
Klanten, adressen en installatiehistorie
De klantkaart bevat het adres, de contactgegevens, alle eerdere bezoeken, de gemaakte notities en het saldo. Als je vier jaar geleden bij dat pand een boiler hebt gehangen, wil je dat zien voordat je erheen rijdt, ook als de monteur die het toen deed er niet meer werkt.
Belt een klant, dan toont de nummerherkenning op je Android-toestel wie er belt en welke lopende opdracht daarbij hoort, en dat werkt ook zonder internetverbinding: in een kruipruimte of een meterkast in een kelder is dat geen theoretisch voordeel. In de uitleg over nummerherkenning lees je hoe je het op de toestellen van je monteurs instelt.
Afspraakbevestiging en terugkoppeling
Het percentage klanten dat niet thuis is, daalt zichtbaar als je de dag ervoor even bevestigt. Vanuit de opdracht stuur je via WhatsApp een bevestiging of een herinnering met een vast sjabloon, waarin datum, tijdvak en naam automatisch worden ingevuld. De opzet daarvan staat in de gids over klantmeldingen via WhatsApp inrichten.
Voor spoed en onderlinge afstemming is er interne chat en push-to-talk, dat als een portofoon werkt via de telefoon. Zo hoeft de monteur in de kruipruimte geen tien nummers te bellen om een vraag beantwoord te krijgen.
Openstaand saldo, kas en rapportage
Bij particulieren wordt vaak direct betaald, bij zakelijke klanten en beheerders zelden. Je legt ontvangsten vast op het moment van betaling en houdt per klant bij wat er nog openstaat, inclusief deelbetalingen. In de kasmodule zie je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker, ook contante afrekeningen op locatie.
Voor een vaste wekelijkse controle op de openstaande posten kun je de werkwijze uit openstaand saldo bijhouden overnemen. In de rapportage zie je aantallen klussen, omzet per periode en de verdeling over je monteurs.
De app draait op Android en iOS, werkt offline door en synchroniseert zodra er verbinding is. Medewerkers voeg je toe met een uitnodigingscode en je bepaalt per persoon wat hij ziet. Wil je eerst een afwegingskader, lees dan waar je op let bij het kiezen van software. Werk je veel samen met bouwpartijen, kijk dan ook naar de pagina over renovatie- en verbouwprojecten, en bij oplevering na een klus naar schoonmaakplanning en werkbonnen. De eerste drie maanden zijn gratis.
Veelgestelde vragen
Kan een monteur de werkbon op locatie afronden?
Ja. Hij legt op locatie vast wat er is gedaan, met begin- en eindtijd en het gebruikte materiaal, en kan de bon direct printen met een Bluetooth-thermoprinter die draadloos aan zijn telefoon hangt.
Hoe ga ik om met spoedklussen die de planning omgooien?
Je ziet in de dagplanning wie waar staat en hoeveel ruimte er nog is, verplaatst de klus en de betrokken monteur ziet de wijziging meteen op zijn telefoon, inclusief adres en omschrijving van het probleem.
Kan ik onderhoudscontracten en periodieke controles plannen?
Ja. Terugkerende afspraken zet je vooraf klaar, zodat jaarlijks onderhoud automatisch in de planning verschijnt in plaats van afhankelijk te zijn van een aantekening in je agenda.
Zie ik wie er belt voordat ik opneem?
Op Android toont de nummerherkenning de klant en de bijbehorende lopende opdracht zodra de telefoon gaat. Dat werkt ook zonder internetverbinding, bijvoorbeeld in een kruipruimte of een meterkast in een kelder.
Hoe houd ik bij wat zakelijke klanten nog moeten betalen?
Per klant zie je het openstaande saldo met eventuele deelbetalingen, en in de kasmodule volg je inkomsten en uitgaven per periode en per medewerker, inclusief contante afrekeningen op locatie.