Donderdagmiddag half vier. Een medewerker meldt zich ziek voor de ochtendploeg van vrijdag, twee objecten in dezelfde wijk moeten toch bemand worden en de wekelijkse schoonmaakplanning die je maandag netjes in een spreadsheet had gezet klopt nergens meer. Je belt drie mensen, stuurt zes appjes en hoopt dat morgen iedereen op de goede locatie staat. Dat is de dagelijkse realiteit van een schoonmaakbedrijf, en het is precies het punt waarop ProTakip is gebouwd: planning, werkbonnen en gewerkte uren op een plek, op de telefoon van iedereen die buiten staat.
Schoonmaakplanning maken zonder spreadsheet
Een rooster in Excel werkt tot de eerste wijziging. Daarna bestaat het in drie versies: die op jouw laptop, die je maandag hebt uitgeprint en die in het hoofd van de voorman zit. In ProTakip maak je de planning per dag en per object. Je koppelt een medewerker aan een adres en een tijdvak, en die medewerker ziet het direct op zijn eigen telefoon. Wijzig je iets om half vier, dan staat het om half vier bij hem in de app.
Voor vaste contracten zet je terugkerende afspraken klaar, zodat je de wekelijkse schoonmaakplanning niet elke maandag opnieuw hoeft op te bouwen. Voor incidenteel werk, zoals een oplevering of een bouwschoonmaak, maak je losse opdrachten aan. Beide typen komen in dezelfde agenda te staan, dus je ziet in een oogopslag wie er nog ruimte heeft.
Wie gaat waarheen: rooster en vervanging
Uitval is geen uitzondering in de schoonmaakbranche, het is de norm. De vraag is alleen hoe snel je het opgelost hebt. Omdat je in het rooster ziet wie waar staat en wie vandaag nog niet vol zit, kun je binnen een minuut iemand omzetten. De medewerker krijgt de nieuwe opdracht met adres, contactpersoon, sleutelinformatie en de bijzonderheden die je bij het object hebt genoteerd.
Werk je met ploegen die elkaar afwisselen, dan helpt de interne chat en de push-to-talk-functie: die werkt als een portofoon, maar dan via de telefoon die iedereen toch al bij zich heeft. Een vraag over een deurcode of een kapotte stofzuiger gaat zo naar de hele ploeg in plaats van naar een privénummer dat morgen op vakantie is.
Digitale werkbonnen in plaats van papier in de auto
De werkbon is in Nederland nog steeds het hart van het buitenwerk, en tegelijk het grootste lek. Papier raakt kwijt, wordt onleesbaar of ligt drie weken in het handschoenenkastje voordat het op kantoor komt. Met een digitale werkbon legt de schoonmaker ter plekke vast wat er gedaan is, hoe laat hij begon en stopte, welk materiaal is gebruikt en of er iets bijzonders was.
Wil je de klant iets tastbaars meegeven, dan koppel je een Bluetooth-thermoprinter aan de telefoon en print je de bon of het etiket direct op locatie. Geen laptop, geen kabel, geen kantoor. De bon blijft daarnaast in de klantkaart staan, dus als er over twee maanden discussie ontstaat over een beurt, heb je datum, tijd en uitvoerder binnen tien seconden op je scherm.
Urenregistratie waar achteraf geen ruzie over komt
Urenregistratie in de schoonmaak gaat zelden mis door kwade wil. Het gaat mis omdat iemand vrijdag om zes uur uit zijn hoofd opschrijft hoe lang hij dinsdag op dat kantoorpand zat. Als de uren aan de opdracht hangen en op het moment zelf worden vastgelegd, verdwijnt die schatting uit het proces. Voor de urenverantwoording naar je opdrachtgever en voor je eigen loonberekening werk je dan met dezelfde cijfers.
Per medewerker en per periode zie je hoeveel uren er zijn gemaakt en op welke objecten. Dat is ook de basis voor de vraag die elke schoonmaakondernemer een keer stelt: verdien ik op dit contract eigenlijk wel iets? Zolang je alleen de factuur ziet en niet de uren eronder, is dat gokwerk.
Objecten, tarieven en offertes
Het ene pand reken je per uur af, het andere per beurt, en bij een eenmalige opdracht wil de klant een vaste prijs. In ProTakip leg je producten en aanvullende diensten vast met hun eigen eenheid: per uur, per stuk, per vierkante meter of als pakket. Daaruit rolt een consistente prijslijst, zodat twee medewerkers niet twee verschillende bedragen noemen voor hetzelfde werk.
Twijfel je over de opbouw van je tarieven, dan is de aanpak in onze uitleg over een prijslijst per vierkante meter opbouwen ook bruikbaar voor schoonmaakwerk: je rekent terug vanaf de tijd die een oppervlakte kost, niet vanaf wat de buurman vraagt. Voor glazenwassers en gespecialiseerd werk kun je dezelfde methode per raampartij of per object toepassen.
Klantcontact: bevestigen, herinneren, terugkoppelen
Een groot deel van de telefoontjes die je dag stukmaken gaat over één vraag: komt er iemand, en hoe laat. Met de WhatsApp-koppeling stuur je vanuit de opdracht een bevestiging of een herinnering, met vaste berichtsjablonen zodat je niet elke keer hetzelfde hoeft te typen. Hoe je die berichten opzet zonder dat het spammerig wordt, staat in de gids over klantmeldingen automatisch versturen via WhatsApp.
Belt een klant jou, dan helpt de nummerherkenning: nog voordat je opneemt zie je op je Android-toestel wie er belt, welk object erbij hoort en wat de laatste opdracht was. Dat werkt ook zonder internetverbinding, wat in een parkeergarage of een kelderbox geen theoretisch detail is. De praktische uitleg staat in het artikel over nummerherkenning op de telefoon van je buitendienst.
Openstaand saldo en kas in beeld
Schoonmaakbedrijven werken bijna altijd op rekening, en dus loopt er altijd geld achter de feiten aan. In het klantdossier zie je per opdrachtgever wat er betaald is en wat er nog openstaat, inclusief deelbetalingen. In de kasmodule leg je inkomsten en uitgaven vast per periode en per medewerker, zodat contante afrekeningen bij particulieren niet buiten je administratie omvallen.
Een vaste ronde langs de openstaande posten is effectiever dan een boze mail aan het eind van het kwartaal; de werkwijze die we beschrijven in openstaand saldo structureel bijhouden is één op één toe te passen op schoonmaakcontracten.
Van ZZP'er tot ploeg van vijftien
Werk je als ZZP'er, dan gebruik je in de praktijk drie dingen: je agenda, je werkbonnen en je klantkaart. De rest zet je uit. Groei je door naar een team, dan voeg je medewerkers toe met een uitnodigingscode en bepaal je per persoon wat hij mag zien. Een schoonmaker ziet zijn eigen planning en zijn eigen bonnen; hij hoeft de omzetcijfers niet te zien.
De app draait op Android en iOS en werkt offline door: wat je in een pand zonder bereik invoert, wordt gesynchroniseerd zodra je weer verbinding hebt. Stap je over van een ander programma of uit een spreadsheet, dan kunnen bestaande klanten en objecten worden ingelezen; de stappen daarvoor staan in overstappen en je bestaande gegevens meenemen. Wil je eerst een lijstje met criteria voordat je iets kiest, lees dan waar je op let bij het kiezen van software.
Doe je naast regulier onderhoud ook gespecialiseerd werk, dan sluiten onze pagina's over software voor tapijt- en meubelreiniging en over beheer voor stomerijen en wasserijen hierop aan. Zit je vooral in opleveringsschoonmaak na bouwprojecten, kijk dan ook naar de pagina over renovatie- en verbouwprojecten.
Veelgestelde vragen
Kan ik de wekelijkse schoonmaakplanning per object vastleggen?
Ja. Je maakt terugkerende opdrachten aan per object en per tijdvak, en koppelt daar medewerkers aan. Wijzig je iets, dan ziet de medewerker de aangepaste planning direct in de app op zijn eigen telefoon.
Werkt de werkbonnen-app ook zonder internet?
Ja. Je kunt in een pand zonder bereik gewoon doorwerken; ingevoerde gegevens worden automatisch gesynchroniseerd zodra het toestel weer verbinding heeft. De nummerherkenning op Android werkt eveneens offline.
Hoe leg ik gewerkte uren vast voor de urenverantwoording?
De uren hangen aan de opdracht en worden op het moment zelf vastgelegd, niet achteraf geschat. Per medewerker en per periode zie je hoeveel uren op welk object zijn gemaakt, wat je gebruikt voor je urenverantwoording en je kostprijsberekening.
Is ProTakip geschikt voor een ZZP'er?
Ja. Als eenmanszaak gebruik je vooral de agenda, de digitale werkbon en de klantkaart, en laat je de rest uit. Groei je naar een team, dan voeg je medewerkers toe met een uitnodigingscode en stel je per persoon in wat diegene mag zien.
Kan ik het eerst gratis proberen?
De eerste drie maanden zijn gratis, met alle functies. Je kunt in die periode je objecten, medewerkers en prijslijst opzetten en met een deel van je ploeg testen voordat je een beslissing neemt.