Bảy giờ sáng thứ Hai, một tin nhắn xin nghỉ
Bảy giờ sáng thứ Hai. Ba ca đã hẹn: một căn hộ ở quận cũ lúc chín giờ, một văn phòng nhỏ lúc một giờ chiều, một nhà mới bàn giao lúc bốn giờ. Rồi một bạn nhân viên nhắn xin nghỉ vì con ốm.
Trong mười phút tiếp theo, bạn phải nhớ ai đang rảnh, ai biết đường tới căn hộ đó, ai đã từng làm ở đấy và biết chỗ để nước, và khách nào có thể dời sang chiều mà không giận. Tất cả những thứ ấy hiện đang nằm trong đầu bạn và trong vài đoạn hội thoại rải rác.
ProTakip đưa chúng ra khỏi đầu bạn. Lịch, đội, địa chỉ và lịch sử từng nhà nằm trong một phần mềm quản lý chạy trên điện thoại, để buổi sáng hỗn loạn kia rút xuống còn vài thao tác.
Lịch hẹn nhìn được cả tuần, không chỉ hôm nay
Mỗi ca làm là một mục trên lịch: ngày, giờ, địa chỉ, người phụ trách, nội dung công việc. Bạn mở lịch tuần và thấy ngay ngày nào đã kín, ngày nào còn chỗ để nhận thêm khách mới.
Khi khách gọi hỏi "thứ Sáu này bên em làm được không", bạn không phải nói "để em xem rồi gọi lại". Bạn trả lời ngay, chốt luôn, và ca đó xuất hiện trên điện thoại của nhân viên được phân công.
Hệ thống nhắc trước ca làm, nên chuyện quên một lịch hẹn đã nhận từ hai tuần trước gần như không còn xảy ra. Với khách có hợp đồng định kỳ hằng tuần hoặc hai tuần một lần, bạn tạo sẵn cả chuỗi lịch cho tháng.
Mỗi địa chỉ có một trí nhớ riêng
Ngôi nhà nào cũng có chi tiết chỉ người từng đến mới biết: bảo vệ giữ chìa khóa, thang máy chở hàng chỉ chạy từ chín giờ, nhà có mèo nên phải đóng cửa phòng ngủ, sàn gỗ không được dùng nhiều nước.
Những ghi chú đó nằm trong hồ sơ khách hàng, không nằm trong đầu một nhân viên. Hôm nào người quen bận, người thay thế mở điện thoại lên là đọc được và làm đúng ngay lần đầu.
Hồ sơ cũng lưu toàn bộ lần làm trước: ngày nào, ai làm, mất bao lâu, thu bao nhiêu. Khi khách nói "lần trước bên em tính khác mà", bạn có câu trả lời bằng dữ liệu chứ không bằng tranh luận.
Giá theo giờ, theo mét vuông hay theo gói
Vệ sinh định kỳ căn hộ, tổng vệ sinh sau xây dựng, giặt ghế sofa tại nhà và vệ sinh văn phòng hằng tuần là bốn kiểu tính tiền khác nhau. Bảng giá trong ProTakip nhận cả bốn: theo giờ công, theo mét vuông, theo món hoặc theo gói.
Dịch vụ cộng thêm như lau kính trên cao, giặt rèm, khử khuẩn hay đánh bóng sàn được khai báo sẵn, nên nhân viên tại chỗ chỉ chọn từ danh sách. Không còn chuyện làm thêm việc rồi quên tính tiền.
Nguyên tắc đặt giá và cách giữ mức tối thiểu cho một chuyến đi được trình bày chi tiết trong hướng dẫn xây dựng bảng giá, và phần lớn cách làm ở đó áp dụng thẳng cho dịch vụ vệ sinh.
Ai làm bao nhiêu giờ, ai mang về bao nhiêu tiền
Nhân viên bấm bắt đầu khi tới nơi và bấm kết thúc khi xong. Giờ công tự ghi lại, kèm ảnh hoặc ghi chú nếu bạn yêu cầu. Cuối tháng, bạn tính lương và thưởng dựa trên số ca thật chứ không dựa trên trí nhớ.
Phần thu chi ghi tiền mặt thu tại nhà khách, chi phí hóa chất, xăng xe và tạm ứng cho nhân viên. Bạn xem theo ngày, theo tuần, theo từng người, và biết ca nào thực sự có lời.
Quyền xem được phân theo vai trò: nhân viên thấy ca của mình, quản lý đội thấy cả đội, chủ thấy toàn bộ. Không ai nhìn thấy con số mà họ không cần nhìn.
Khách hỏi "mấy giờ tới", bạn trả lời trước khi họ hỏi
Phần lớn phàn nàn trong nghề vệ sinh không đến từ chất lượng lau dọn mà đến từ việc khách không biết đội sẽ tới lúc mấy giờ. Một lời nhắn xác nhận trước buổi hẹn và một lời nhắn khi công việc hoàn tất giải quyết gần hết chuyện đó.
ProTakip gửi lời nhắn tự động qua WhatsApp bằng mẫu bạn soạn sẵn, và thông báo trong ứng dụng cho những khách đã cài. Bạn viết mẫu một lần rồi dùng mãi.
Cách chọn thời điểm gửi và cách viết mẫu sao cho ngắn, rõ và không làm phiền được nói kỹ trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Khách công ty và khoản còn nợ cuối tháng
Khách hộ gia đình thường trả ngay sau khi làm xong. Khách văn phòng, phòng khám, quán cà phê thì trả theo tháng, và đó là lúc công nợ bắt đầu tích lại.
Mỗi lần làm được ghi thành một dòng trong hồ sơ khách, mỗi lần thu tiền cũng vậy. Bạn mở ra là thấy tháng này khách còn nợ bao nhiêu, đã trả bao nhiêu, và lần thu gần nhất là ngày nào.
Một thói quen mỗi tuần mười lăm phút để rà lại danh sách còn nợ sẽ giữ dòng tiền của bạn ổn định. Cách xây dựng thói quen đó có trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền. Nếu bạn đang dùng một chương trình khác và muốn chuyển sang, hãy xem hướng dẫn chuyển dữ liệu trước khi bắt đầu, còn nếu vẫn đang so sánh các lựa chọn thì chín tiêu chí chọn phần mềm là điểm bắt đầu tốt. Nhiều công ty vệ sinh nhận thêm mảng giặt thảm và ghế sofa, và cả hai mảng chạy chung trong một hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên không rành công nghệ thì sao?
Nhân viên chỉ dùng ba nút: nhận ca, bắt đầu, kết thúc. Màn hình của họ chỉ hiển thị công việc của chính họ. Phần lớn đội học xong trong một buổi làm việc thật.
Có theo dõi được đội đang ở đâu không?
Có bản đồ và tuyến đường theo địa chỉ công việc trong ngày, giúp bạn sắp xếp thứ tự các ca hợp lý hơn theo khu vực và giảm thời gian di chuyển.
Hợp đồng vệ sinh định kỳ có tạo lịch lặp lại được không?
Có. Bạn tạo lịch hẹn cho từng chu kỳ và hệ thống nhắc trước mỗi lần, nên khách theo tháng không bị bỏ sót giữa những ca lẻ.
Phần mềm có xuất hóa đơn thuế không?
Không. ProTakip ghi lại doanh thu, chi phí và công nợ để bạn quản lý tiệm, nhưng không phải phần mềm kế toán và không phát hành hóa đơn điện tử.
Dùng thử được bao lâu?
Ba tháng đầu miễn phí. Bạn nên dùng thử bằng công việc thật của một tuần, vì chỉ khi chạy với khách thật bạn mới biết phần mềm có hợp với cách làm của mình hay không.