Thợ điện tới trước khi thợ hồ xong
Bảy giờ rưỡi sáng, thợ điện gọi: đã tới căn hộ tầng mười hai nhưng tường chưa tô xong nên chưa đi dây được. Cùng lúc chủ nhà nhắn hỏi bao giờ lát gạch, còn cửa hàng vật tư gọi báo tiền cát đá đợt trước chưa thanh toán.
Ba cuộc gọi, ba việc khác nhau, và cả ba đều thuộc cùng một công trình. Trong nghề cải tạo, thứ làm mất tiền không phải giá vật tư mà là thứ tự công việc bị lệch và những khoản chi không ai ghi lại.
ProTakip biến mỗi công trình thành một hồ sơ có giai đoạn, có người phụ trách và có sổ tiền riêng, xem được từ điện thoại ngay tại công trường.
Một công trình, nhiều giai đoạn, một dòng thời gian
Bạn chia công trình thành các bước theo cách bạn vẫn làm: tháo dỡ, điện nước, tô trát, lát gạch, sơn, lắp đặt, dọn bàn giao. Mỗi bước có ngày dự kiến và người phụ trách.
Khi một bước hoàn thành, người phụ trách đổi trạng thái ngay tại chỗ. Bạn ở công trình khác vẫn thấy tiến độ mà không phải gọi điện hỏi từng người.
Nhìn danh sách các công trình đang chạy, bạn biết tuần sau đội nào rảnh và có nên nhận thêm việc mới hay không. Đó là câu hỏi khiến nhiều nhà thầu nhỏ hoặc bỏ lỡ việc, hoặc nhận quá tay rồi trễ hẹn cả hai bên.
Ai đang ở công trình nào, hôm nay
Thợ được thêm vào hệ thống bằng mã mời và nhận việc trên điện thoại của mình. Mỗi người thấy công trình, địa chỉ và phần việc của mình, không thấy con số tài chính của cả dự án.
Phần nhắn tin nội bộ và bộ đàm bấm để nói giúp trao đổi nhanh giữa công trường và văn phòng, kể cả khi hai bên cách nhau nửa thành phố. Ảnh hiện trạng gửi thẳng vào hồ sơ công trình.
Bản đồ và tuyến đường hữu ích khi một đội chạy nhiều điểm trong ngày, chẳng hạn đội sơn ghé ba căn hộ ở ba quận khác nhau.
Tạm ứng, chi vật tư và số tiền còn lại
Nghề này sống bằng dòng tiền theo đợt: khách đặt cọc, đội mua vật tư, chủ nhà thanh toán giai đoạn, thợ nhận tạm ứng. Nếu không ghi từng khoản, đến cuối công trình bạn không biết mình lời hay hòa vốn.
Trong phần thu chi, mỗi khoản vào ra được ghi kèm ngày, người và loại. Bạn xem theo công trình, theo tuần hoặc theo từng thợ, và thấy ngay chi phí đang chạy so với số tiền đã thu.
Tạm ứng cho thợ cũng được ghi lại, nên khi tính công cuối tháng hai bên nhìn cùng một danh sách. Cách theo dõi phần khách còn nợ được nói kỹ trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền.
Báo giá công việc: đơn giá theo mét vuông, theo món hay theo ngày công
Sơn tính theo mét vuông, lắp cửa tính theo bộ, chống thấm tính theo mét vuông, còn việc lặt vặt tính theo ngày công. Bảng giá trong ProTakip nhận tất cả các cách đó, và bạn khai báo một lần rồi dùng lại cho mọi công trình.
Có bảng giá sẵn, người ra khảo sát báo con số giống hệt nhau dù đi khảo sát là bạn hay là người khác trong đội. Đó là thứ giữ uy tín khi khách hỏi hai người trong cùng một công ty.
ProTakip có mô-đun báo giá riêng, nhưng không lập hợp đồng thay bạn: bạn nhập địa chỉ công trình, diện tích, từng hạng mục với số lượng và đơn giá, chọn giá đã gồm thuế hay chưa, ghi tiền cọc và hạn hiệu lực, rồi xuất PDF gửi khách. Khách đồng ý thì đánh dấu đã chấp nhận, hệ thống tự tạo lịch hẹn. Cách dựng đơn giá được trình bày trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
Chủ nhà hỏi tiến độ ba ngày một lần
Khách trong nghề cải tạo lo lắng nhiều hơn khách của bất kỳ nghề nào khác, vì họ đang sống nhờ nhà người thân và đếm từng ngày. Im lặng làm họ lo, và lo thì họ gọi.
Một tin nhắn ngắn khi kết thúc mỗi giai đoạn giải quyết phần lớn chuyện đó. ProTakip gửi lời nhắn qua WhatsApp theo mẫu bạn soạn sẵn, kèm thông báo trong ứng dụng cho khách đã cài.
Nên nhắn ở những mốc nào và viết ra sao được bàn trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng, và nguyên tắc ở đó áp dụng nguyên vẹn cho công trình xây dựng.
Sau khi bàn giao, khách vẫn còn giá trị
Một chủ nhà vừa cải tạo bếp năm nay có thể sẽ sửa nhà tắm hai năm sau, và gần như chắc chắn sẽ giới thiệu bạn cho hàng xóm nếu công trình chạy êm.
Hồ sơ khách giữ lại địa chỉ, công trình đã làm, vật liệu đã dùng và ghi chú bảo hành. Khi họ gọi lại, bạn mở ra là nhớ hết, kể cả màu sơn đã dùng ở phòng khách.
Khi máy đổ chuông từ một số lạ, nhận diện người gọi hiển thị tên và công trình gần nhất của họ. Nếu bạn đang cân nhắc giữa vài phần mềm, chín tiêu chí chọn phần mềm giúp bạn hỏi đúng câu, còn khi đã quyết định thì hướng dẫn chuyển dữ liệu cho biết cách mang danh sách cũ sang. Đội cải tạo thường làm việc cùng thợ điện nước và đội vệ sinh sau xây dựng, và cả ba mảng chạy chung một hệ thống.
Câu hỏi thường gặp
Đội tôi chỉ có bốn người, phần mềm có quá phức tạp không?
Không. Bạn dùng đúng phần bạn cần: công trình, giai đoạn, thu chi. Những phần còn lại nằm im cho tới khi bạn cần đến.
Có lập được hợp đồng và báo giá gửi khách không?
ProTakip có mô-đun báo giá, nhưng không có mô-đun hợp đồng. Báo giá gồm từng hạng mục với số lượng và đơn giá, tiền cọc, hạn hiệu lực, xuất PDF gửi khách và theo dõi trạng thái từ nháp đến đã gửi, đã chấp nhận hay bị từ chối. Phần mềm cũng giữ đơn giá, ghi lại công việc thực tế và theo dõi thu chi của từng công trình.
Công trường không có sóng thì sao?
Ứng dụng làm việc được khi không có mạng và tự đồng bộ khi kết nối trở lại, nên thợ vẫn cập nhật được tiến độ ở tầng hầm hay nhà mới xây.
Có quản lý được vật tư tồn kho không?
Không. Không có mô-đun kho hay mua hàng. Vật tư được ghi như một khoản chi thuộc công trình tương ứng.
Thợ có xem được doanh thu của công trình không?
Chỉ khi bạn cho phép. Quyền được đặt theo từng người, và mặc định thợ chỉ thấy phần việc của mình.