Tadilat Tamirat Programı Ne İşe Yarar?
Aynı hafta içinde üç iş birden yürüyor: birinde mutfak sökümü var, birinde boya bekliyor, üçüncüsünde alçıcı gelmediği için usta boş durdu. Malzeme siparişi verildi mi verilmedi mi belli değil, müşteri "ne zaman biter" diye günde iki kez arıyor, geçen hafta alınan avansın ne kadarı harcandı hesapta yok.
Aranan şey aslında bellidir: tadilat tamirat programı yazan bir usta, işleri ve parayı aynı yerden görmek ister. ProTakip, tadilat ve tamirat işletmeleri için hazırlanmış bir iş takip programıdır. Her iş kaydı aşamalarıyla ilerler, ekip atanır, malzeme ve işçilik kalem kalem işlenir, avans ve ara ödemeler bakiyeden düşer.
İşleri Aşamalarına Göre Takip Etmek
Tadilat işi tek adımda bitmez; söküm, tesisat, alçı, boya, montaj diye ilerler. Bu adımların hangisinde olduğunuzu bilmemek, bir sonraki ustayı yanlış güne çağırmak demektir. Boşa gelen usta hem para hem itibar kaybıdır.
ProTakip'te işler dört ekranda takip edilir: alınacak işler, devam edenler, biten işler, tahsilat bekleyenler. Her kaydın içinde adres, müşteri, ekip ve serbest notlar durur; bugün ne yapıldığını akşam yazarsınız, ertesi gün kimse "nerede kalmıştık" diye sormaz.
Birden fazla daire aynı anda yürüyorsa hangisinin hangi aşamada olduğu tek ekranda görünür. İşin görünürlüğü, tadilatta en çok para kaybettiren şeyi — bekleyen adamı — doğrudan azaltır.
Keşif, Fiyat Kalemleri ve Ek İşler
Keşifte konuşulanla işin sonunda çıkan tutar arasındaki fark, bu sektördeki tartışmaların neredeyse tamamının kaynağıdır. Müşteri "biz böyle konuşmamıştık" der, elinizde döküm yoksa haklı çıkmak zordur.
ProTakip'te sık yaptığınız işler ürün olarak tanımlanır: metrekare boya, alçı sıva, seramik döşeme, laminat parke, duvar yıkımı, mutfak dolabı montajı, elektrik noktası, günlük işçilik. Her biri kendi birim türüyle çalışır — metrekare, adet, saat ya da paket. İş kaydına listeden eklersiniz, toplam kendiliğinden çıkar.
İş sırasında çıkan ek işler ayrı kalem olarak eklenir ve tutar güncellenir. Müşteri neyin ne kadar tuttuğunu görür. Kalemleri doğru ayırmanın mantığını metrekare fiyatlandırma rehberimizde anlattık.
Avans, Ara Ödeme ve Açık Hesap
Tadilatta para peşin alınmaz, parça parça gelir: iş başında avans, ortasında ara ödeme, sonunda kalanı. Malzeme çoğu zaman sizin cebinizden çıkar ve tahsilat gecikince nakit sıkışır.
ProTakip her iş kaydında toplam tutarı, alınan ödemeleri ve kalan bakiyeyi ayrı tutar. Avans girildiğinde bakiye düşer, ek iş eklendiğinde toplam artar. Müşteri kartından o işin bugüne kadar ne kadarının tahsil edildiğini görürsünüz.
Kasa ekranından gelir ve giderleri dönem dönem izlersiniz; malzeme alımı, taşeron ödemesi ve yevmiye giderlerini de buraya işlersiniz. Böylece "iş kârlı mıydı" sorusunun cevabı işin sonunda tahmine kalmaz. Açık hesabı kontrol altına almanın yolları için tahsilat ve veresiye takibi rehberimize bakabilirsiniz.
Ekip ve Taşeron Koordinasyonu
Tadilatta işi yapan çoğu zaman tek bir ekip değildir: boyacı, alçıcı, elektrikçi, tesisatçı, seramikçi sırayla girer. Bu sıralamayı telefonla yönetmek, günde otuz arama demektir.
ProTakip'te işler personele atanır, kimin üzerinde hangi iş olduğu görünür. Ekibi davetiye koduyla eklersiniz ve yetkilerini siz belirlersiniz — bir usta sadece kendi işini görür, kasayı ve müşteri listesini göremez.
Ekip içi mesajlaşma ve bas-konuş özelliği telsiz gibi çalışır; sahadan fotoğraf ve not paylaşılır. Araç takibi ile hangi ekibin nerede olduğunu görürsünüz. Birden çok şantiyeyi aynı gün gezmeniz gerekiyorsa rota planlama rehberimizdeki yöntem işinizi kolaylaştırır.
Müşteriyi Bilgilendirmek ve Telefon Trafiğini Azaltmak
Ev tadilatında müşteri gergindir, çünkü evinde oturamıyordur. Günde iki kez aramasının sebebi meraktan çok belirsizliktir. Düzenli bilgilendirme bu aramaları kendiliğinden bitirir.
ProTakip iş aşamalarına bağlı olarak SMS ve WhatsApp bildirimi gönderir; şablonları firma adınızla bir kez yazarsınız. Randevu ve keşif günlerini takvime işleyip hatırlatma kurarsınız. Bildirim metinlerini nasıl kuracağınızı müşteri bildirimi rehberinde örnekledik.
Telefon çaldığında müşteriyi ekranda görmek isterseniz arayan kimliği özelliği Android'de çalışır ve müşteri listesi telefonun içinde durduğu için internet olmasa da açılır. Şantiyede, bodrumda, yeni binada çekim sorunu yaşayan bir usta için bu önemlidir.
Raporlar ve İşin Kârlılığı
Hangi iş türünden ne kadar kazandığınızı bilmiyorsanız fiyat vermeniz de tahmine dayanır. Bir dönem sonunda "boya işleri mi, komple daire tadilatı mı daha çok bıraktı" sorusunun cevabı olmalıdır.
ProTakip dönemsel ciro, personel performansı ve bölge yoğunluğu raporları üretir. Kasa üzerinden gelir-gider karşılaştırması yapılır. Bu veriler biriktikçe fiyat listenizi tahminle değil rakamla güncellersiniz.
Malzeme Alımı ve Şantiye Giderleri
Tadilatta kârı yiyen şey genellikle işçilik değil, kayıt dışı kalan malzemedir. Gün içinde nalburdan alınan üç kalem, ustaya verilen yevmiye, taksiyle taşınan seramik — bunların hiçbiri tek başına büyük değildir, ama ay sonunda toplamı ciddi paradır.
ProTakip'te bu harcamalar kasa ekranına gider olarak işlenir; dönem dönem ve personel bazında görülür. İşin gelirini ve giderini yan yana koyduğunuzda o işten gerçekten ne kaldığı ortaya çıkar.
Bu alışkanlık, bir sonraki işte vereceğiniz fiyatı da doğrudan iyileştirir. Çoğu usta zararına iş yaptığını ancak yıl sonunda anlar; kayıt tutulduğunda ise işin ortasında fark eder ve düzeltir.
Küçük Tamirat İşleri ve Tekrar Eden Müşteriler
Büyük tadilatların arasında sürekli küçük işler gelir: bir kapı ayarı, bir musluk değişimi, düşen bir alçı parçası. Bunlar tek tek küçük görünür ve genellikle kayıt dışı kalır. Oysa bu işlerin toplamı çoğu işletmede ciddi bir gelir kalemidir ve asıl önemlisi, büyük işi getiren müşteri ilişkisini bu küçük işler kurar.
ProTakip'te küçük iş de büyük iş de aynı şekilde kaydedilir; iki dakikada açılır, sahada kapatılır. Müşteri kartında o adrese daha önce ne yapıldığı görünür.
Aynı müşteri iki yıl sonra mutfağını yeniletmek istediğinde geçmiş işleri, verdiğiniz fiyatları ve notları önünüzde bulursunuz. Yeni müşteri aramaktan çok daha ucuz olan yol, elinizdeki müşteriyi hatırlamaktır.
Çevrimdışı Çalışma ve Şantiye Gerçeği
Tadilat işi çoğu zaman kaba inşaat aşamasındaki bir binada, bodrumda ya da henüz altyapısı bitmemiş bir dairede yürür. Hat düşer, uygulama açılmaz, tam o sırada müşteri arar.
ProTakip'in arayan kimliği müşteri listesini telefonun kendi hafızasında tuttuğu için internet olmasa da çalışır. Diğer kayıtlar bağlantı geri geldiğinde eşitlenir; sahada girilen bilgi kaybolmaz.
Müşteri listenizi ve iş geçmişinizi istediğiniz zaman Excel olarak dışarı alabilirsiniz. Veri sizindir, bir programın içinde kilitli kalmaz.
Söz Verilen Tarih ve İşin Süresi
Tadilatta müşteriyle yaşanan en büyük gerilim tutardan çok süredir. "İki haftada biter" denip bir ay süren iş, iyi yapılmış olsa bile kötü hatırlanır. Sürenin sapması genellikle plan eksikliğinden değil, kayıt eksikliğinden olur.
ProTakip'te her işin başlangıç ve hedef tarihi kayda girilir, aşamalar takvimde görünür. Hangi işin kaç gündür beklediği ekranda durur. Gecikme oluştuğunda bunu müşteriden önce siz fark eder ve haber verirsiniz.
Süre tahmininiz de zamanla düzelir. Geçmiş işlerin ne kadar sürdüğünü gördükçe yeni işe daha gerçekçi tarih verirsiniz — bu, ağızdan ağıza gelen müşteriyi doğrudan artıran bir alışkanlıktır.
Ücretsiz Başlangıç ve Başka Programdan Geçiş
ProTakip'te ilk 3 ay ücretsizdir ve bu sürede tüm özellikler açıktır; kendi işinizle deneyip karar verirsiniz. Android ve iOS'ta çalışır, sahadan da ofisten de aynı veriye bakarsınız.
Başka bir programda kayıtlarınız varsa müşteri listeniz ve geçmiş işleriniz kaybolmaz; verilerinizi Excel olarak gönderdiğinizde aktarımı biz yaparız. Süreci veri taşıma rehberimizde adım adım anlattık, program seçerken bakmanız gereken başlıkları ise program seçme kriterleri yazımızda topladık.
Tadilatın yanında elektrik ve tesisat işleri de yapıyorsanız elektrik ve tesisat programı, klima ve kombi servisi veriyorsanız klima ve kombi servis programı sayfamıza göz atabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Aynı anda birden fazla tadilat işini takip edebilir miyim?
Evet. Her iş ayrı kayıt olarak açılır ve kendi aşamasında ilerler. Hangi işin hangi adımda olduğunu tek ekranda görürsünüz.
Avans ve ara ödemeleri nasıl işlerim?
Her ödeme kısmi tahsilat olarak girilir, kalan bakiye otomatik güncellenir. İş sırasında ek iş eklenirse toplam tutar da güncellenir.
Metrekare ve yevmiye üzerinden birlikte fiyatlandırma yapabilir miyim?
Evet. Her kalem için birim türünü siz seçersiniz: boyayı metrekare, işçiliği saat veya gün, montajı adet üzerinden tanımlayabilirsiniz.
Ustalar ve taşeronlar programı kullanabilir mi?
Davetiye koduyla eklersiniz ve yetkilerini belirlersiniz. İsterseniz bir usta yalnızca kendi işlerini görür, kasa ve raporlara erişemez.
Program ücretsiz mi?
İlk 3 ay ücretsizdir, tüm özellikler açıktır. Girdiğiniz veriler bu sürenin sonunda da sizde kalır.