禮拜一早上七點五十，木工在樓下等，水電還沒收尾
你人在另一個案場的三樓，手機第一通是木工師傅打來的：材料車停在紅線上，管理員在旁邊看著，問今天到底進不進得去。第二通是水電師傅，他說昨天客戶臨時說要在客廳多拉兩組插座，他昨天下午就補上了，但你完全不知道這件事。第三通是屋主，她問下禮拜四能不能交屋，因為她已經跟搬家公司訂好了。
這三通電話都在十分鐘之內打進來，而你三個問題都答不出來。不是因為你不專業，是因為一個案場的資訊分散在四個地方：派工在你腦子裡，追加工程在師傅的 LINE 對話裡，收了多少錢在你老婆的本子上，進度在現場那面牆上。這四份資料從來沒有對過，所以只要有人問到細節，你就得先掛掉電話去查。
裝修這一行的毛利往往不是被材料吃掉的，是被這些「沒對到」吃掉的。多做的兩組插座沒有算錢、泥作跟木工撞期讓一整班人空等半天、尾款拖到三個月後才想起來要催——每一件單獨看都不大，加起來就是一個案子的利潤。ProTakip 做的事很單純：把案場、派工、追加、收款這四件事放進同一個畫面，讓你在紅綠燈前拿出手機就能回答。
一個案場在系統裡怎麼被切開
每一個案子在系統裡是一張單，底下依照實際工序切成階段：現場丈量、簽約、拆除、泥作、水電配管、木作、油漆、清潔、驗收交屋。你也可以照自己的習慣重新命名——有人習慣按樓層切，有人按空間切（主臥、廚房、衛浴），系統不強迫你用某一種順序，因為每一家工班的做法本來就不一樣。
階段的意義不是好看，是讓所有人講同一種話。師傅在現場把「水電配管」按成完成，你在另一個案場的手機上就看得到，不必等晚上回去對。屋主打來問進度，你看到的是師傅按下去的那個時間，不是你的印象。這一點在有兩三個案場同時進行的時候差別最大——一個人腦子裡放得下一個案場，放不下三個。
- 待進場：已經排定日期，人還沒到。
- 施工中：這一工序正在做，誰在做也看得到。
- 已完成：這一工序收尾了，等下一班進場或等驗收。
- 已交屋：驗收過了，尾款結清，案子關掉。
最值得看的是「已完成但還沒交屋」那一堆。那通常代表工程做完了、錢還沒收完，或是還卡在幾個小缺失沒補。這一欄越長，你被綁住的現金就越多。這跟其他收送型的行業其實是同一個道理，我們在地毯清洗店的訂單四階段那一頁講過同樣的邏輯。
派工：誰、哪天、在哪個案場
裝修最貴的空等，是兩班人撞在同一天。木工到了發現泥作還沒乾，油漆到了發現木工還差一天，人來了又走，工錢照算。這種事情不是因為你排錯，是因為排程只存在你腦子裡，而工序的實際進度每天都在變。
系統裡可以把師傅跟班組建成團隊成員，用邀請碼把人加進來，再依照案場跟日期派工。每個人在自己的手機上只看到跟他有關的：今天去哪裡、幾點、做什麼、屋主的電話、大門密碼、材料放在幾樓。權限可以分，師傅看不到整個案子的報價跟毛利，只看到他該做的部分。這件事對老闆來說很重要，你應該不會希望油漆班知道泥作班的價格。
行事曆上一週看下來，就知道下禮拜哪一天人力空著、哪一天三班人擠在一起。要不要接下一個急件、要不要答應屋主提早一週，看一眼就有底。到了現場臨時改期，改一次全部人都收得到，不用一個一個打電話重講。
追加工程：那句「順便幫我把這面牆也刷一下」
屋主站在現場，看著剛拆完的牆，說「這面既然都動了，順便幫我刷一下好不好」。師傅說好，因為當下拒絕很尷尬。三個禮拜之後結算，你發現這面牆的工錢材料沒人記得算，你也不好意思這時候才提。這是裝修業最典型的漏財方式，而且金額往往不小。
做法其實只有一個：當場記下來。師傅在手機上把這一項加到案子裡，寫清楚是什麼、多少錢、哪一天誰答應的，順手拍一張照片。三十秒的事。到了結算的時候，這些項目就跟原本的合約項目一起列出來，屋主看得到每一項是什麼時候加的，你也不用靠回憶去爭。
要讓師傅願意當場記，前提是操作要夠快。系統裡可以先把常見的加購項目建好——多拉一組插座、多做一片門片、加做一道防水、加一次清潔——選一選、填個數量就好，不用打字。價目表要怎麼定到讓現場好報價，我們在價目表該怎麼訂那一篇寫的原則，換成裝修的品項一樣適用。
訂金、期款、尾款：錢分三次進來，帳要分三次記
裝修的錢很少一次收清。簽約收訂金，進場收一期，木作完成收二期，交屋收尾款。中間屋主可能匯了一筆但沒說是哪一期，也可能只匯了一半。這些如果只記在通訊軟體的對話裡，三個月後你自己都翻不到。
系統裡每一筆收款都掛在案子底下，記日期、金額、方式、誰收的。已收多少、還差多少，永遠是一個算好的數字，不用你自己加。要跟屋主對帳的時候，你叫出這張清單，事情十分鐘就講完，不會變成互相翻對話紀錄的攻防戰。
要先說清楚的是：ProTakip 不做線上刷卡或線上付款，它記的是「你實際收到了多少」，不是幫你收錢。它也不是會計軟體，不開發票、不處理報稅，你的記帳士要的東西還是要另外準備。收款的節奏跟催款的講法，我們另外整理在收款與應收帳款要怎麼管。
材料與雜支：那些沒有人記得的小錢
五金行買的螺絲、臨時叫的吊車、多買的兩包水泥、師傅中午的便當、停車費。單筆都是小錢，一個案子累積下來會讓你的毛利跟預想差一截。它們難記的原因是發生在現場，等回到辦公室早就忘了。
收支帳可以當場記，在五金行門口就把金額打進去，選好是哪一個案場的支出。月底看報表的時候，你看到的是「這個案子花了多少材料、多少工資、多少雜支」，而不是一堆混在一起的公司總支出。做過三五個案子之後，你會開始知道哪一種案型實際上是賠錢的——這比任何報價公式都準。
收支可以依期間跟人員分開看，哪一位師傅手上還有代墊的錢沒報回來，也一目瞭然。這一塊跟水電工程的現場收款與代墊幾乎是同一套做法。
現場照片與紀錄：三個月後不必靠回憶爭
裝修的爭議幾乎都發生在事後。屋主說「這道牆本來就有裂縫」，你記得進場那天就有了，但你沒有證據。師傅說「那片門片是屋主自己選的顏色」，屋主說她沒有選過。這種事情吵起來很傷感情，而且不管誰對，你通常都得吞。
解法不是多說幾句，是進場當天多花十分鐘。每一個空間拍幾張、每一處既有的損傷拍下來、拆除完拍一次、封板前的管線拍一次——這幾組照片在保固期內的價值遠超過拍照那十分鐘。系統裡每一張單都可以掛照片跟備註，掛在案子底下而不是散在某個人的手機相簿裡，離職的師傅帶不走，換手機也不會消失。
更常用到的其實是封板前那一組。一年後屋主要在牆上釘東西，打電話問你這面牆後面有沒有管線，你翻得出照片，這通電話三分鐘就結束。這種小事累積起來，就是客戶下次為什麼還找你、為什麼會介紹朋友給你的原因。
同時跑三個案場：老闆一天要看的三張表
一個案子的時候不需要系統，兩個案子勉強撐得住，三個開始就會有東西掉。掉的通常不是大事，是那種「本來以為別人會處理」的小事：材料忘了叫、管理室的施工申請沒送、屋主兩天前傳的訊息沒人回。
老闆每天早上該看的其實只有三張表。第一張是今天的派工，誰去哪裡；第二張是各案場的工序進度，有沒有哪一班卡住；第三張是收款，哪一期到了該請款。這三張在同一個手機畫面裡，一杯咖啡的時間就看完，而不是打六通電話拼湊。
報表是事後回頭看用的。三個案子結束之後，你會看到每個案子實際花了幾天、材料佔多少、追加項目加了多少錢、哪一種案型最容易超時。這些數字會直接改變你下一次的報價，比任何經驗法則都準，因為那是你自己的工班在你自己的城市跑出來的數字。
屋主的溝通與交屋那一天
屋主最焦慮的時候是中段——拆完了、還沒開始像個家的那兩三個禮拜。他看不到進度，就會一直打電話。一天兩通不算多，五個案子同時進行就是一天十通。
比起承諾自動化，實務上更有效的是「有人問就答得出來，而且每個人答的都一樣」。師傅、你、還有辦公室看到的是同一份資料，屋主不會再聽到三種說法。如果你的客戶剛好在用 WhatsApp（外商屋主、海外置產的客戶、香港那邊的案子並不少），那階段變更的自動通知就派得上用場，訊息範本可以先寫好。台灣本地屋主主力在 LINE，這一點要老實講：ProTakip 沒有串接 LINE，所以請不要把自動通知當成主要價值。可以直接拿去用的句子，我們放在客戶進度通知的訊息範本。
交屋那天的缺失單，也可以當成一張單記進去：哪一間、什麼問題、誰去補、補完了沒。屋主看到你當場記下來，比你說「我記住了」有用得多。所有的照片、備註、追加項目，一年後保固期內客戶回頭問，都還在同一個地方。老客戶下次要動另一間房子的時候，電話打進來，來電顯示會先把他的名字跟上一個案子推到螢幕上，你接起來就能叫出他的名字。
缺工的時候，排程就是你的產能
這幾年整個裝修業最現實的問題是找不到人。好的木工師傅一次要排三個月之後，泥作班常常同時被三家叫，油漆更是誰先付訂誰先來。在這種情況下，你的產能上限不是取決於你接得到幾個案子，而是取決於你能不能把手上這幾班人排得密一點、少空一天。一班人空等半天，那半天的工錢照樣要出，而且你今年一整年都補不回來，因為師傅的檔期是有限的。
排得密的前提是你隨時知道每一個案場真實走到哪一步，而不是「我印象中泥作應該快好了」。師傅在現場按下完成的那一刻，你就知道明天可以叫木工進場，而不是等到晚上打電話一個一個問，問完發現木工今天被別家叫走了。這一天的差距，一年累積下來是好幾個案子的量。行事曆上把每一班人的檔期攤開，哪一天有空檔一眼就看得到，你可以主動去填，而不是被動地等案子上門。
還有一個常被忽略的地方：師傅也在看你排得好不好。願意長期跟你的班組，通常不是因為你給的價最高，是因為跟你做不會空等、不會白跑、不會到現場才發現前一班沒做完。你把排程管好，等於是在留人，而在缺工的年頭，留得住人比接得到案子更值錢。
從舊做法搬過來
大部分工班現在是用 Excel 加通訊軟體加一本筆記本在管。客戶名單、電話、地址如果已經在 Excel 裡，可以直接匯進來，不用重打。如果你原本用的是別套系統，通常也能先匯出成 Excel 再轉過來。實際的步驟跟該注意什麼，寫在更換管理軟體時的資料轉移。
建議的做法是拿下一個新案子從第一天就用系統跑，舊案子照舊。跑完一個案子你就知道合不合用，而不是花兩個禮拜把三年的舊資料搬完才開始試。前三個月免費，這段時間足夠跑完一個中型案場。如果你手上不只裝修，還接空調安裝與保養或交屋前的清潔，這些也都在同一套裡，不必分開管。要比較不同工具的話，管理軟體該怎麼選可以當檢查表。
常見問題
我們一次只做兩三個案子，需要用到系統嗎？
兩三個案子正是最容易亂的規模，因為還沒多到你會請一個專職的人來管，但已經多到腦子記不住。實際每天會用到的只有三件事：看今天誰去哪裡、把工序按成完成、把追加的項目記下來。前三個月免費，拿下一個新案子跑一次就知道合不合用。
師傅年紀比較大，會不會學不會？
師傅端只需要兩個動作：打開今天的派工、把做完的工序按一下。追加項目是用選的不是用打的。權限可以設成他只看得到自己的工作，畫面上不會出現一堆跟他無關的東西。真正需要學比較多的是你自己，因為報價、收款、報表都在你這邊。
可以出估價單或合約給屋主嗎？
ProTakip 有報價單模組，但沒有合約模組。報價可以填工地地址、坪數、房間，項目一行一行列出數量跟單價，含稅未稅、訂金、有效期限都能設，輸出 PDF 傳給客戶；客戶答應後標成已接受，系統自動產生一筆預約。案子開始之後的派工、進度、追加、收款、支出也都在裡面。它也不是會計軟體，不開發票、不報稅。
案場在地下室或工地沒有訊號，還能用嗎？
可以。離線狀態下一樣能開單、改工序、記追加跟支出，手機接回網路會自動同步。來電顯示的客戶名單存在手機本機，跟當下有沒有網路無關，所以在電梯裡或地下停車場一樣叫得出屋主資料。
不同的班組會不會看到彼此的價格？
不會，權限是分開的。你可以讓師傅只看到自己被派到的案場跟工作內容，看不到報價、毛利、其他班組的金額。要開放到什麼程度由你決定，也可以隨時調整。