현장이 세 곳으로 늘어나는 순간부터 관리가 무너집니다
한 현장만 볼 때는 머릿속으로도 충분합니다. 목공이 언제 들어오고 도배가 언제 끝나는지 다 압니다. 그런데 현장이 세 곳이 되면 이야기가 달라집니다. 어제 A 현장에서 자재를 추가로 샀는데 어느 건에 넣어야 하는지, B 현장 중도금이 들어왔는지, C 현장 손님이 요청한 변경 사항을 기사에게 전달했는지 확실하지 않아집니다.
인테리어와 리모델링을 하시는 소상공인의 손실은 대부분 여기서 발생합니다. 공사비를 못 받아서가 아니라, 추가로 들어간 자재와 인건비를 청구하지 못해서 남는 것이 줄어듭니다. 말로만 오간 변경 사항은 나중에 반드시 다른 기억으로 남습니다.
ProTakip은 여러 현장을 동시에 돌리는 업체를 위해 만든 관리 프로그램입니다. 고객관리와 작업지시서, 일정, 자재와 인건비를 포함한 매출관리, 중도금과 잔금 관리가 한 화면에서 이어집니다.
현장별로 진행 단계가 한눈에 보입니다
현장 하나를 접수로 등록하고 작업 중, 완료, 인도 대기 단계로 관리하시면 됩니다. 지금 몇 곳이 진행 중이고 몇 곳이 마무리 단계인지 목록으로 보입니다. 기사가 현장에서 단계를 넘기면 사장님 화면에도 즉시 반영됩니다.
공정별로 항목을 나눠 기록하시면 어디에서 일정이 밀리는지 보입니다. 철거가 늦어지면 뒤 공정이 전부 밀리는데, 그 사실을 며칠 지나서 아는 것과 당일에 아는 것은 대응이 다릅니다. 예약과 캘린더에서 방문과 검측 일정도 함께 관리하실 수 있습니다.
추가 공사와 변경 사항을 반드시 기록으로 남기십시오
공사 중에 손님이 이것도 해 달라고 하시는 일은 항상 생깁니다. 그 자리에서는 알겠다고 하지만 정산할 때 기억이 서로 다릅니다. ProTakip에서는 추가 항목을 작업지시서에 바로 넣으실 수 있고, 그 내역이 고객 카드에 이력으로 남습니다.
Bluetooth 휴대용 프린터를 연결하시면 현장에서 변경 내역과 금액을 바로 출력해 드릴 수 있습니다. 종이 한 장을 그 자리에서 드리는 것만으로 나중의 분쟁이 크게 줄어듭니다. 항목과 단가를 미리 정리해 두는 방법은 가격 책정 가이드에 예시와 함께 담겨 있습니다.
자재비와 인건비를 현장별로 붙여 두십시오
지출을 한 통에 모아 두면 어느 현장이 남았고 어느 현장이 밑졌는지 알 수 없습니다. ProTakip에서는 수입과 지출을 함께 기록하고 기간별로 정리해 보실 수 있습니다. 자재를 사면서 바로 입력해 두시면 영수증 봉투를 뒤질 일이 없습니다.
직원별로도 나눠 보실 수 있어 누가 어느 현장에 얼마나 투입되었는지 확인하실 수 있습니다. 이 숫자가 쌓이면 다음 견적이 훨씬 정확해집니다. 감으로 부르던 금액이 근거를 갖게 됩니다.
중도금과 잔금은 놓치는 순간부터 어려워집니다
계약금, 중도금, 잔금으로 나눠 받는 구조에서는 어느 단계까지 들어왔는지가 늘 헷갈립니다. ProTakip에서는 받은 금액과 남은 금액이 고객 카드에 그대로 쌓이므로 미수 잔액이 있는 현장을 목록으로 보실 수 있습니다. 공사가 끝난 뒤에 받는 돈이 가장 어렵다는 점을 생각하면, 이 목록을 매주 한 번 보는 습관이 큰 차이를 만듭니다.
수금 순서와 말씀드리는 방법은 수금과 미수금 관리 가이드에 실무 중심으로 정리해 두었습니다.
전화가 울릴 때 어느 현장인지 먼저 뜹니다
공사가 끝난 뒤에도 연락은 계속 옵니다. 하자 문의일 수도 있고 다른 집을 소개해 주시는 전화일 수도 있습니다. ProTakip의 발신자 정보 기능은 등록된 고객이면 저장되지 않은 번호라도 성함과 지난 공사 내역을 화면에 띄웁니다.
Android에서 동작하고 인터넷이 없어도 작동하므로 신축 현장이나 지하층에서도 문제가 없습니다. 설정 방법은 발신자 정보 실전 가이드에 단계별로 정리해 두었습니다. 고객 알림은 앱 안에서 확인하는 방식이 기본이며 WhatsApp도 지원되고, 활용 방법은 고객 알림 활용 가이드에 담겨 있습니다.
기사와 팀장이 흩어져 있어도 소통이 됩니다
직원은 초대 코드로 팀에 추가하시고 권한을 나누시면 됩니다. 각자 배정된 현장을 자기 휴대폰에서 확인하고 완료 처리를 합니다. 매출 전체를 볼 사람과 자기 현장만 볼 사람을 구분하실 수 있습니다.
급한 연락은 팀 채팅이나 무전 기능으로 바로 전달됩니다. 버튼을 누르고 말하면 상대 휴대폰에서 소리가 납니다. 지도와 구역 기능으로 현장 위치와 이동 동선도 정리하실 수 있습니다. 준공 후 입주 청소를 연계하신다면 청소 업체 관리 소프트웨어 화면도 함께 보시기 바랍니다.
지금 쓰시는 자료를 옮기고 3개월 무료로 판단하십시오
Excel로 정리해 두신 현장 목록이나 다른 프로그램의 자료를 그대로 가져오실 수 있습니다. 옮기는 절차는 데이터 이전 가이드에 정리되어 있습니다. 프로그램을 고르실 때 확인할 항목은 관리 프로그램 선택 기준 아홉 가지를 참고하시기 바랍니다.
ProTakip은 Android와 iOS를 모두 지원하고, 신호가 없는 현장에서 입력한 내용은 연결이 돌아오면 자동으로 맞춰집니다. 첫 3개월은 무료이니 현장 두세 곳을 실제로 돌려 보시고 판단하셔도 늦지 않습니다. 설비 공정을 직접 하시는 업체라면 전기 및 배관 업체용 서비스 관리 소프트웨어 쪽 구성도 함께 보시면 좋습니다.
자주 묻는 질문
현장 여러 곳을 동시에 관리할 수 있습니까
가능합니다. 현장별로 접수, 작업 중, 완료, 인도 대기 단계를 나눠 관리하시면 지금 몇 곳이 진행 중이고 어디가 마무리 단계인지 목록으로 보입니다. 기사가 현장에서 단계를 넘기면 사장님 화면에도 즉시 반영됩니다.
추가 공사 내역을 남길 수 있습니까
작업지시서에 추가 항목을 바로 넣으실 수 있고 그 내역이 고객 카드에 이력으로 남습니다. Bluetooth 휴대용 프린터를 연결하시면 현장에서 변경 내역과 금액을 바로 출력해 손님께 드릴 수 있습니다.
현장별로 자재비를 따로 볼 수 있습니까
수입과 지출을 함께 기록하시면 기간별, 직원별로 나눠 보실 수 있습니다. 자재를 구입하실 때 바로 입력해 두시면 어느 현장이 실제로 남았는지 숫자로 확인하실 수 있습니다.
중도금과 잔금 상태를 확인할 수 있습니까
받은 금액과 남은 금액이 고객 카드에 쌓이므로 미수 잔액이 있는 현장을 목록으로 보실 수 있습니다. 공사가 끝난 뒤에 남은 금액을 정리하실 때 기준이 됩니다.
기사에게 현장 정보를 어떻게 전달합니까
초대 코드로 팀에 추가하시면 각자 배정된 현장을 자기 휴대폰에서 확인합니다. 급한 사항은 팀 채팅과 무전 기능으로 바로 전달하실 수 있고, 권한을 나눠 볼 수 있는 정보 범위를 정하실 수 있습니다.