雨で止まった外壁、翌週に押し出される三人の職人
火曜の朝六時半。前の晩からの雨で、その日に予定していた外壁の下地は中止と決めました。段取りしていた職人は三人、うち一人は一人親方で、来週は別の工務店の現場が入っています。中止の連絡を入れ、材料屋に配達日をずらしてもらい、施主様には振り替えのお願いをする。ここまでで、まだ七時前です。手帳には赤い線が一本引かれ、その線の下に、押し出された予定が積み上がっていきます。
リフォームの現場は、一件が一日で終わりません。解体があり、下地があり、設備の入れ替えがあり、仕上げがあります。そのそれぞれに違う職人が入り、間に材料の納品が挟まります。どこか一箇所が動けば、後ろが全部ずれます。ずれたことを知らないまま朝に現場へ来てしまった職人には、その日の手当が出るか出ないかという話が残り、次から予定を押さえにくくなります。段取りの精度は、そのまま協力業者との関係の強さになります。
ProTakip は、この段取りを頭の中から画面の上に移すための管理システムです。現場ごとに案件を作り、いま解体中なのか、下地待ちなのか、仕上げに入っているのかを、経営者の端末にも職人の端末にも同じ形で表示します。事務所のホワイトボードを写真に撮って送り合う必要はありません。パソコンがなくても、今お使いのスマートフォンがそのまま端末になります。社長が自分も現場に出ている会社ほど、効き方の早い道具です。
リフォームの管理システムで、解体・下地・仕上げを一本の流れに
ProTakip の中心にあるのは、案件の状態です。受付、着工前、作業中、仕上がり、完了。どの現場も必ずこのどれかにいて、宙に浮いた一件は存在しません。朝、職人は自分に割り当てられた現場だけを見ればよく、事務の方は今日動いている現場の全体を一覧で見ます。電話で「今どこの現場ですか」と聞き直す時間が消えます。工程の名前は会社ごとに違いますので、自社の呼び方に合わせて使っていただければ十分です。
状態を動かすのは現場です。解体が終わった時点で担当者が自分の端末で状態を変えると、その瞬間に事務所の画面も変わります。誰がいつ動かしたかも記録に残るので、「聞いていない」「言ったはずだ」というやり取りが自然に減っていきます。次の工程に入る職人にも、下地が終わったことがその日のうちに伝わります。翌朝に電話を三本かけて確認するより、前の晩に画面を一度見るほうが早く、間違いも起きません。工事が長引いた現場では、この記録が後になって効いてきます。
この形は、扱う仕事が変わっても同じように使えます。原状回復の清掃まで請け負う会社はハウスクリーニング業の管理システムを、電気や水回りの工事を自社で持つ会社は電気工事・設備工事の管理システムのページも併せてご覧ください。受付の項目と単価だけを、それぞれの仕事に合わせて変えていきます。
職人と協力業者の割り当て、権限、出面の記録
スタッフの追加は招待コードで行います。社員も、常時入ってもらっている協力業者の職人も、同じように追加できます。権限を分ければ、外部の職人には会社全体の入出金を見せず、担当する現場と、その現場でやるべきことだけを表示できます。見せる範囲を絞れることは、外の人に入ってもらう仕事では前提条件です。逆に、担当する現場については必要なことを全部見せてよいはずです。何をどこまで見せるかを最初に決めておくと、後の説明が要らなくなります。
誰がどの現場に何日入ったかは、実績として残ります。月末に手帳と領収書をめくって出面を数え直す代わりに、期間で絞って画面を見ます。日当の支払いは出金として記録できるので、その現場に人がどれだけ入り、いくら出ていったのかを、後から思い出す作業がなくなります。人を増やすかどうかの判断も、感覚ではなく記録に基づきます。
社内の連絡は、アプリの中のメッセージとプッシュ・トゥ・トークで足ります。運転中は押して話すだけ、脚立の上でも短い音声なら受け取れます。写真を一枚送って「この納まりで進めていいですか」と聞ければ、それだけで一往復の移動が消えます。現場が離れている日ほど、この差は大きくなります。文字で残しておきたい指示はメッセージに、急ぐ確認は音声に、と使い分けている会社が多いようです。
追加工事の口約束を、その日のうちに記録に変える
現場でいちばん揉めるのは、追加分です。「ついでにここもお願いします」と言われ、その場で「いいですよ」と答える。悪いことではありません。ただ、その一言は誰の記録にも残らず、完工のご精算のときにだけ姿を現します。施主様の記憶では好意でやってくれた分、こちらの記憶では有償の追加工事です。どちらも嘘をついていないのに、後味だけが悪くなります。
ProTakip では、商品と追加サービスをあらかじめ登録しておき、現場で追加が決まったその場で案件に足せます。何を、いつ、誰の判断で足したのかが残るので、完工のときに一行ずつ見ながらご説明できます。金額を後から思い出す必要もありません。単価が登録されていれば、経営者が受けても、入って三日目の担当者が受けても、同じ金額になります。
なお、ProTakip には見積の機能があります。工事の項目を一行ずつ数量と単価で入力し、税込か税抜か、着手金、有効期限まで指定して PDF で送れます。先方が承諾したら見積を承諾済みにするだけで、その内容から予約が自動で作られます。決まった内容と追加分を記録し、入金と突き合わせる部分も同じ画面にあります。エアコンの入れ替えを一緒に請け負うことが多い会社は、空調設備工事の管理システムのページも参考になります。繁忙期の抱え方が近い仕事です。
着手金・中間金・完工金 — 現場ごとの入金と未収
リフォームのお金は、一度に入りません。着手金をいただき、中間金をいただき、完工でご精算いただきます。現場が三つ四つ同時に動くようになると、どの現場のどの回がまだなのかは、頭の中では管理しきれなくなります。ProTakip では入金をその場で記録でき、残りは未収として現場ごとに残ります。現場に伺ったついでに前の回の分をいただけることもありますので、誰の分がいくら残っているかが手元で見えるだけで、回収の機会が増えます。
入出金は日ごと、期間ごと、担当者ごとに集計できます。材料の立替や現場での細かな経費も出金として記録しておけば、その現場に今いくら出ていて、いくら入っているのかが見えます。完工の月にまとめて突き合わせようとすると、もう誰も細かい経緯を覚えていません。その日の終わりに合わせる習慣をつけると、金額のずれの相談はほとんど起きなくなります。
回収の順番や、いつどのようにご連絡を差し上げるかといった運用は集金と売掛金管理のガイドに、週に一度の締めの手順まで書いています。中間金の受け取りが遅れる現場は、たいてい連絡の型が決まっていない現場です。いつ、どの工程が終わったときにご請求するのかを先に決めておけば、催促という言葉を使わずに済みます。
予約とカレンダー、工事以外の予定こそ落ちない場所に
着工の一週間前に近隣へご挨拶に伺う、足場の解体日に立ち会う、施主様と仕上げ材を決める打ち合わせを入れる。工事そのものではない予定が、リフォームには数多くあります。ProTakip のカレンダーには、これらもまとめて入れられます。忘れて困るのは、たいてい工事以外の予定のほうです。ご挨拶を一軒飛ばしただけで、後から騒音の苦情が管理組合に上がり、工事そのものが止まることもあります。
予定にはリマインドを付けられます。前日に通知が届けば、朝の段取りの中で思い出せます。雨で工程がずれたときも、予定を動かして担当者を割り当て直せば、変更が全員の画面に同時に反映されます。電話を三本かける代わりに、一度の操作で済みます。梅雨と台風の時期に、この差は毎週効いてきます。
お客様からの着信も変えられます。Android の端末では、電話が鳴った時点でお名前、ご住所、これまでの工事の履歴が画面に出ます。三年前に浴室を直したお宅からのご相談だと分かってから出られると、会話の入り口が変わります。仕組みと設定は着信時の顧客表示のガイドをご覧ください。リフォームは一度きりで終わらない仕事です。水回りを直したお宅から、数年後に外壁のご相談をいただくことのほうが多いくらいです。
地図と地区、車両の動き
現場は地図の上に散らばっています。ProTakip では地区を登録し、その日の現場を地図の上で確認できます。材料を積んで二軒回るとき、順番が逆だと一時間余分にかかります。車両ごとの動きも記録できるので、「今どのあたりですか」と電話で聞き直さずに済みます。都市部の現場では、駐車の場所を決めておくかどうかで到着からの三十分が変わります。前に行った現場の停め方を記録に残しておくと、二度目からが楽になります。
地区ごとの実績が残っていくと、来年の同じ時期にどのあたりで何件動くのかが見えてきます。古い団地の多い地区と、新しい戸建ての多い地区では、来るご相談の中身がまったく違います。チラシを入れる場所も、営業の力の入れどころも、勘ではなく記録から決められるようになります。
大きな家具の搬出や、工事に合わせた一時的な荷物の移動を外注している会社は、引越し業者の管理システムのページで車両と作業員の割り当ての考え方をご覧いただけます。同じ日に二台を別方向に出す段取りは、どちらの業種でも同じ悩みです。
圏外の現場でも止まらない — 導入とデータ移行
建てたばかりの現場、地下の作業場、山あいのお宅の前。電波が弱い場所は、この仕事では珍しくありません。ProTakip は端末の中にもデータを持っているため、圏外でも案件の確認と状態の変更ができ、電波が戻った時点で同期します。現場で「あとで入力する」と言った内容は、たいてい入力されません。その場で終わることに意味があります。
Android と iOS の両方に対応しており、Google Play と App Store から入手できます。今お使いの Excel の顧客名簿や、他社の管理ソフトからのデータ移行にも対応しています。お客様のお名前、ご住所、過去の工事の記録は、そのまま持ち込めます。手順と落とし穴は乗り換えとデータ移行のガイドに、はじめて導入する会社が何を確認すべきかは管理システムの選び方にまとめています。
最初の3か月は無料でお使いいただけます。なお、ProTakip は会計ソフトではありません。決算書や申告の書類は作成できませんので、その部分は今お使いの仕組みや税理士の先生にお任せください。ProTakip が受け持つのは、日々の現場、職人の段取り、入金を回す部分です。導入するなら、現場が二つか三つに落ち着いている時期が向いています。抱えている現場が最も多い週に新しい仕組みを覚えるのは、誰にとっても無理があります。
よくあるご質問
職人が高齢で、スマートフォンの操作に慣れていません。
現場の職人が日常的に触るのは、担当する現場の一覧、状態を変えるボタン、入金の記録の三つだけです。単価や商品の登録は経営者と事務の方だけが行えるように権限で分けられます。屋外でも読めるように、一覧は大きめの表示になっています。
見積書は作成できますか。
できます。ProTakip には見積の機能があります。現場の住所や面積、部屋の情報を入れ、工事の項目を一行ずつ数量と単価で並べ、税込か税抜か、着手金、有効期限まで指定できます。PDF に出して送り、下書きから送付済み、承諾または不承諾まで状態を追えます。承諾済みにすると、その内容で予約が自動的に作られます。現場で足された追加分の記録と、着手金や中間金の入金との突き合わせも同じ場所です。
協力業者の職人にも使ってもらえますか。見せたくない情報があります。
招待コードで追加でき、権限で表示範囲を分けられます。会社全体の入出金や他の現場の金額は見せず、担当する現場と、その現場の作業内容だけを表示することができます。参加を止めたいときは、その方の権限を外せば表示されなくなります。
雨で工程がずれたとき、予定の作り直しが大変ではありませんか。
予定を動かして担当者を割り当て直せば、その変更は全員の端末に同時に反映されます。前日のリマインドも新しい日付に付きます。誰に連絡が届いていないかを気にしながら電話を回す必要がなくなります。
会計ソフトの代わりになりますか。
なりません。ProTakip は日々の現場、職人の段取り、入出金を回すための業務システムで、決算や税務の書類は作成しません。売上と経費の記録は期間や担当者ごとに集計して書き出せますので、会計の作業に渡す材料としてお使いください。