Вівторок, десята ранку: плиточник приїхав, а стяжка ще сира
На об'єкті три бригади за графіком: електрики закінчують штроби, стяжку залили в п'ятницю, плиточник домовлявся на вівторок. Плиточник приїхав, стяжка не готова, він розвертається й забирає наступний тиждень під інший об'єкт. Замовник дзвонить увечері й питає, чому ключі досі не в липні.
Ремонт зривається не через погану роботу, а через послідовність. Коли графік живе в переписці, а аванси — у зошиті, ніхто не бачить об'єкт цілком: ані того, що етап не закритий, ані того, що бригаді вже видано більше, ніж вона зробила.
ProTakip робить об'єкт видимим. Кожен етап — окрема робота зі своїм виконавцем, датою й станом, а всі гроші по об'єкту зібрані в одному місці.
Об'єкт, етапи й стан кожної роботи
Демонтаж, електрика, сантехніка, стяжка, штукатурка, плитка, малярні роботи, монтаж дверей, прибирання — кожен етап заводиться окремо: що робимо, хто робить, коли починаємо, коли здаємо. Етап проходить ті самі стани, що й будь-яке замовлення: заплановано, у роботі, готово, прийнято.
Прораб бачить свій об'єкт із усіма етапами, бригадир — тільки свої роботи. Замість щоденного обдзвону всіх з питанням «як там у вас» на екрані видно, що зроблено вчора, а що знову не зрушило з місця.
Бригади, субпідряд і хто за що відповідає
На ремонті майже ніколи не працює одна команда. Частина людей у штаті, частина — субпідряд, який приходить на два тижні. Працівники додаються за кодом запрошення, і кожному видаються обмежені права: людина бачить свої роботи й адресу, але не бюджет об'єкта й не касу.
Усередині компанії є чат і функція рації, тому питання «яка там плитка в санвузлі» вирішується голосом за десять секунд, а не двома дзвінками. Якщо у вас окремо працює бригада електриків і сантехніків або є напрямок монтажу кондиціонерів, вони ведуться в тій самій базі.
Аванси, закриття робіт і розрахунок з бригадою
Найбільша діра в ремонті — це видані аванси, які ніхто не звів із виконаним. Через два місяці бригадир упевнений, що йому винні, а власник упевнений у зворотному, і обидва мають рацію по своїх записах.
У ProTakip кожна видача грошей фіксується як витрата по конкретному об'єкту й конкретній людині, а закриття етапу — як виконана робота. Різниця між ними видима щодня, а не наприкінці ремонту. По кожному працівнику є окремий баланс: скільки видано, скільки закрито, скільки лишилося.
Витрати по об'єкту: матеріал, доставка, оренда інструменту
Мішок клею, підйом на дев'ятий поверх, оренда штроборіза, вивезення сміття — дрібні витрати з'їдають маржу ремонту непомітно. Каса в ProTakip веде доходи й витрати за періодами й за працівниками, тому кожен чек можна прив'язати до об'єкта в момент, коли він з'явився.
Наприкінці ремонту у вас є реальна цифра, а не відчуття. Це єдиний спосіб наступного разу порахувати кошторис не «як минулого разу», а на основі того, що справді сталося. Зверніть увагу: ProTakip не є бухгалтерською програмою й не формує офіційну звітність.
Зв'язок із замовником: фотозвіт і повідомлення
Замовник ремонту нервує, коли не бачить прогресу, і саме через це з'являються щоденні дзвінки. Повідомлення у WhatsApp про закриття етапу знімає більшу частину цієї тривоги: «стяжку залито, сохне до вівторка, далі плитка».
Такий ритм листування коштує кілька хвилин на день і повністю змінює тон розмови на здачі. Як побудувати послідовність повідомлень, щоб вони інформували, а не набридали, описано в матеріалі про сповіщення клієнтів.
Гроші від замовника: транші, залишок і борг
Ремонт майже завжди оплачується частинами: аванс, після чорнових робіт, після чистових. Кожен транш фіксується як оплата по об'єкту, а відкритий баланс показує, скільки замовник ще винен на цю дату.
Коли розмова про гроші спирається на список закритих етапів і зафіксованих оплат, вона перестає бути суперечкою. Практичну рутину нагадувань зібрано в матеріалі про оплати та відкриті борги.
Робота без інтернету і початок
У новобудові без вікон і в підвалі мережі немає. Застосунок працює офлайн: фото, статуси й витрати зберігаються в телефоні й синхронізуються, коли з'явиться зв'язок. Працює на Android та iOS.
Дзвінки від замовників і постачальників упізнаються завдяки визначнику номера. Якщо ви вже ведете облік у таблицях, базу можна перенести з Excel або зі старої програми, а перед вибором варто пройтися по критеріях, на які справді варто дивитися.
Роботи, яких не було в кошторисі
На третьому тижні замовниця просить «заодно» перенести розетку, потім ще одну, а потім поміняти двері у ванній. Кожне таке прохання здається дрібницею, поки наприкінці не виявляється, що бригада працювала на чотири дні довше, а сума лишилася та сама.
У ProTakip кожна така робота додається до об'єкта окремим рядком з датою і ціною. Не переписується вся домовленість — просто з'являється видимий перелік того, що робилося понад початковий обсяг. Розмова наприкінці місяця будується на списку, а не на пам'яті двох людей.
Це рятує не тільки гроші, а й стосунки. Замовник бачить, за що саме доплачує, і сприймає це нормально — на відміну від ситуації, коли підсумкова сума виявляється більшою без жодного пояснення. Як побудувати такий перелік робіт і додаткових послуг, показано в посібнику з прайс-листа.
Два об'єкти одночасно — саме тут усе й розсипається
Поки об'єкт один, його тримає голова бригадира. Другий об'єкт додає не вдвічі більше роботи, а вчетверо: людей треба ділити, матеріал везти в два місця, і обидва замовники телефонують того самого дня.
Календар показує обидва об'єкти разом і людей, розставлених по них. Ви бачите, що на четвер плиточник стоїть на двох адресах одночасно, ще до того, як він поїде не туди. Кожен працівник при цьому бачить у своєму застосунку лише власні завдання на день.
Гроші рахуються окремо по кожному об'єкту: скільки взято, скільки витрачено на матеріал, скільки віддано бригаді. Спільний котел, у якому аванс з однієї квартири закриває матеріал для іншої, — найпоширеніша причина, чому наприкінці ремонту грошей раптом немає.
Здача об'єкта: дрібні недоліки, прибирання й останній платіж
Останній тиждень ремонту складається з дрібниць: підмалювати, підтягнути, доробити плінтус. Саме тут об'єкт зависає на два тижні, а разом із ним зависає й залишок оплати.
Перелік недоліків ведеться як список робіт зі статусами і закривається пункт за пунктом. Замовник бачить, що процес рухається, а бригадир не тримає десять дрібниць у голові. Коли останній пункт закрито, замовлення переходить у завершені, і залишок стає предметною розмовою, а не незручним натяком.
Багато бригад беруть на себе й фінальне прибирання після ремонту — це окрема робота з окремою ціною, і вести її зручно як окремий напрямок. Що для цього потрібно, описано на сторінці про програму для клінінгової компанії.
Часті запитання
Чи можна вести кілька об'єктів одночасно?
Так. Кожен об'єкт ведеться окремо зі своїми етапами, бригадами, оплатами й витратами, а власник бачить зведення по всіх одразу.
Чи є в програмі кошторис і комерційна пропозиція?
Модуль комерційних пропозицій є. Ви складаєте пропозицію по рядках — робота, кількість, ціна за одиницю, — вказуєте адресу об'єкта, площу, суму з ПДВ або без, аванс і термін дії, вивантажуєте PDF і надсилаєте клієнту. Пропозиція проходить шлях від чернетки до надісланої, прийнятої чи відхиленої, а після прийняття система сама створює запис у графіку. Далі ви заводите етапи й ціни робіт, ведете оплати й витрати — на цій основі видно фактичну вартість об'єкта.
Як фіксувати аванси бригадам?
Кожна видача проводиться як витрата по конкретному працівнику й об'єкту. По людині формується баланс: скільки видано і скільки робіт закрито.
Чи бачить субпідрядник фінанси об'єкта?
Ні. Права видаються точково: людина бачить свої роботи й адресу, але не касу, не бюджет і не дані інших бригад.
Чи працює застосунок на об'єкті без мережі?
Так. Статуси, фото й витрати зберігаються офлайн і синхронізуються автоматично, щойно з'явиться інтернет.