Четвер, пів на четверту: одна працівниця не вийде в п'ятницю
Дзвінок: завтра з ранку людина не вийде. На п'ятницю в графіку три квартири і один офіс, один із них — постійний договір із виїздом рівно о восьмій. Далі починається те, що з'їдає вечір: хто де вільний, у кого ключі від тієї квартири на Липках, чи знає нова дівчина, що там код на під'їзді змінили.
Уся ця інформація існує — але вона розкидана між чотирма чатами, зошитом координатора і головою власника. Коли її треба зібрати за півгодини, вона збирається погано, і в п'ятницю о восьмій хтось стоїть перед зачиненими дверима.
ProTakip тримає графік, адреси, доступи й людей в одному місці. Перекинути замовлення на іншу бригаду — це дві дії в телефоні, а не двадцять повідомлень.
Графік бригад на тиждень уперед
Замовлення ставиться в календар з датою, часом і тривалістю, до нього призначається бригада або конкретна людина. Кожен працівник бачить у своєму застосунку тільки власні виїзди на завтра — з адресою, під'їздом і приміткою, а не весь графік компанії.
Коли клієнт просить перенести прибирання на іншу дату, замовлення пересувається в календарі, і людина на об'єкті бачить зміну одразу. Нагадування приходить і бригаді, і клієнту, тому «а ми думали, що ви завтра» стає рідкістю.
Адреса, ключі, домофон і те, що не можна забути
У картці клієнта зберігається все, що зазвичай передається усно: код домофона, поверх, де паркуватися, чи є вдома собака, чи не можна мити ламінат агресивною хімією, у кого ключі. Нова людина в бригаді читає це перед виїздом і не телефонує координатору з під'їзду.
Там же лежить історія: коли прибирали минулого разу, скільки годин, хто працював і що клієнт просив виправити. Через півроку, коли той самий офіс телефонує знову, ви говорите з ним як із постійним, а не як із новим.
Разове прибирання і постійний договір — це різні гроші
Генеральне прибирання після ремонту, щотижневе обслуговування офісу, миття вікон, хімчистка м'яких меблів — усе це різні одиниці розрахунку: за м², за годину, за штуку або пакетом. Прайс заводиться один раз, і бригадир на об'єкті бачить готову суму, а не рахує в голові.
Додаткові послуги додаються до замовлення окремими рядками, тому клієнт бачить, за що саме заплатив. Логіку побудови такого прайсу, включно з мінімальним замовленням, яке справді покриває виїзд, описано в посібнику з прайс-листа.
Години, зміни й реальна вартість виїзду
У клінінгу собівартість — це години людей плюс дорога. Поки цього ніхто не рахує, здається, що великий об'єкт вигідний, хоча дві людини їздили туди чотири дні. У ProTakip виїзд фіксується з часом, а каса розкладає доходи й витрати за періодами та за працівниками.
Через місяць ви бачите не «загалом непогано», а конкретні цифри: скільки принесли постійні договори, скільки разові замовлення, скільки з'їли зарплата, хімія й пальне. На цих цифрах уже можна вирішувати, від яких об'єктів час відмовитися.
Підтвердження візиту у WhatsApp
Напередодні виїзду клієнт отримує повідомлення у WhatsApp: дата, орієнтовний час і що саме буде зроблено. Після завершення — коротке повідомлення про закриття замовлення. Це знімає більшу частину дзвінків «ви точно приїдете?».
Шаблони пишете ви, з іменем клієнта й адресою, і вони надсилаються від імені вашої компанії. Що писати на кожному етапі й чого краще не писати взагалі — у матеріалі про сповіщення клієнтів.
Оплата на місці, безготівка й баланс офісів
Приватні клієнти зазвичай платять одразу, офіси — раз на місяць за актом. Це дві різні історії, і плутати їх дорого. У ProTakip оплата фіксується в момент отримання, а по кожному клієнту видно відкритий баланс: скільки зроблено, скільки закрито, скільки висить.
Готівку, яку бригадир зібрав за день, видно в касі окремим рядком, тому вечірня звірка займає хвилини. Як побудувати щотижневу рутину нагадувань боржникам, описано в матеріалі про облік оплат і боргів.
Люди, права доступу і робота без мережі
Працівники додаються за кодом запрошення — людина встановлює застосунок, вводить код і одразу бачить свої завдання. Права видаються точково: бригадир бачить графік і клієнтів своєї ділянки, але не касу компанії й не прайс.
У новобудовах і підземних паркінгах мережі часто немає. Застосунок працює офлайн і синхронізується пізніше. Компанії, які поруч із прибиранням займаються чищенням килимів і м'яких меблів або тримають окрему бригаду на ремонтні роботи, ведуть усі напрямки в одній базі. Якщо ви ще порівнюєте варіанти, орієнтиром будуть дев'ять критеріїв вибору програми.
Коли в місті немає світла, а графік має працювати
Ранок, у якому не працює ліфт, а комп'ютер в офісі не вмикається, у Києві, Харкові чи Дніпрі давно не рідкість. О восьмій треба сказати чотирьом людям, куди їм їхати, і саме в цю хвилину з'ясовується, що весь тижневий графік лежав у файлі на тому комп'ютері.
ProTakip працює на телефоні й без інтернету: графік, адреси, картки клієнтів і прайс зберігаються в самому застосунку. Бригадир бачить свої виїзди навіть у під'їзді без мережі, закриває замовлення на місці, а коли зв'язок з'являється — усе синхронізується автоматично. Зникає звичка «запишемо потім, коли дадуть світло», через яку половина дня втрачається назавжди.
Це знімає й залежність від однієї людини та одного пристрою. Якщо телефон координатора розрядився, власник відкриває той самий графік зі свого: дані належать компанії, а не ноутбуку, що стоїть на столі в офісі.
Райони, дорога і справжня ціна виїзду на інший кінець міста
Замовлення на Позняках і замовлення на Оболоні у прайсі виглядають однаково, але між ними — година дороги в один бік. Коли бригада бере обидва в один день, вечір закінчується о десятій, а на папері день був звичайний.
У ProTakip адреса клієнта лягає на карту, а замовлення групуються за районами. Складаючи завтрашній день, координатор бачить об'єкти на мапі й ставить поруч ті, що поруч, а не ті, що зателефонували першими. Для компаній із кількома машинами є маршрут і відмітка, де зараз бригада.
Через місяць у касі видно, які райони приносять гроші, а які з'їдають день дорогою. Саме на цих цифрах розмова про мінімальне замовлення для дальніх районів перестає бути суперечкою і стає рішенням.
Скарга через тиждень і чим ви її закриваєте
Клієнтка телефонує в четвер: після прибирання в понеділок на дивані лишилася пляма. Адміністратор пам'ятає замовлення приблизно, бригадир — по-своєму, і розмова швидко з'їжджає у з'ясування, хто що обіцяв.
У картці клієнта є все потрібне: коли приїжджали, хто працював, скільки годин тривала робота, які послуги входили в замовлення і що клієнт просив окремо. З цим можна спокійно сказати «диван у замовлення не входив, давайте зробимо його зараз» — і отримати ще одну роботу замість конфлікту. Якщо ви поруч розвиваєте напрямок хімчистки речей і текстилю, він ведеться в тій самій базі й підв'язується до того ж клієнта.
А коли ця людина зателефонує через півроку, визначник номера покаже ім'я, адресу й останнє замовлення ще до того, як ви піднімете слухавку. Розмова починається з «Добрий день, Олено Петрівно» — і саме за такі дрібниці клієнти залишаються з вами роками.
Часті запитання
Чи підходить програма компанії з трьох людей?
Так, і саме на такі команди вона розрахована. Немає обов'язкових ролей і складних налаштувань: власник, координатор і дві бригади починають працювати в перший же день.
Чи бачить працівник дані всіх клієнтів?
Ні. Кожному видається окремий набір прав. Працівник бачить лише свої виїзди на найближчі дні, а каса, прайс і повна база клієнтів залишаються у власника.
Як бути з постійними договорами на щотижневе прибирання?
Виїзди ставляться в календар наперед, кожен закривається окремо, а по клієнту накопичується історія й баланс. Наприкінці місяця видно всі виконані візити по цьому об'єкту.
Чи можна перенести базу клієнтів із таблиці?
Так. Найчастіше приносять файл Excel із іменами, телефонами й адресами — ми переносимо його разом з історією, якщо вона є.
Що входить у безкоштовний період?
Перші 3 місяці безкоштовні, з повним набором функцій і без обмеження на кількість замовлень. Обмежень «демо-режиму» немає.