Середа, за чверть десята вечора: тече стояк
Телефонує жінка з будинку, де ви були торік. Тече в санвузлі, сусіди знизу вже стукають. Ви не пам'ятаєте ані адреси, ані що саме там міняли, ані чи були розрахунки закриті. Поки з'ясовуєте це по телефону, минає десять хвилин, за які вода не зупинилася.
В аварійному сервісі виграє не той, хто краще працює, а той, хто швидше орієнтується. Одна людина в бригаді фізично не тримає в голові чотириста адрес, на яких вона була за три роки.
ProTakip тримає це за неї. Номер, що дзвонить, підтягує картку: ім'я, адреса, що робили минулого разу, що залишилося недоробленим і чи є борг.
Аварійні виклики й планові роботи в одному списку
Виклик «тече зараз» і робота «замінити щиток у четвер» — це два різні типи замовлень, але вони конкурують за одну й ту саму людину. У ProTakip обидва живуть у спільному календарі: планові стоять на дати, аварійні падають у сьогоднішній день і видно, кого можна зняти.
Кожен майстер бачить у застосунку тільки свої виклики — адресу, телефон, опис проблеми й примітку. Диспетчер бачить, хто де зайнятий і о котрій звільниться. Це та сама модель, за якою працює й сервіс кондиціонерів і котлів.
Наряд: що зроблено, які матеріали, скільки годин
Замовлення проходить стани від прийнято до закрито, а всередині фіксується головне: що саме зробили, які матеріали використали, скільки часу зайняло. Матеріали додаються до замовлення позиціями з ціною, робота — за годину, за штуку або пакетом.
Через це підсумкова сума не залежить від настрою на порозі. Клієнт бачить рядки, а не одну цифру, і суперечок стає помітно менше. Зверніть увагу: ProTakip веде внутрішній облік робіт і оплат, він не є бухгалтерською програмою і не формує офіційних податкових документів.
Історія адреси: що тут стоїть і що вже міняли
Найцінніше в цьому бізнесі — пам'ять про об'єкт. Який котел стоїть у цій квартирі, якого року, що з ним робили торік, які труби в стояку, де перекривається вода. Усе це зберігається в картці клієнта разом із фото.
Коли через два роки та сама адреса телефонує знову, ви їдете туди підготовленим і берете з собою правильну деталь. Це різниця між одним виїздом і трьома.
Оплата на місці і хто ще не розрахувався
Приватні виклики оплачуються одразу, ЖЕКи й компанії — за актом. Майстер фіксує отриману суму в застосунку прямо в під'їзді, тому вечірня звірка не перетворюється на допит.
По клієнтах, які платять пізніше, ведеться відкритий баланс із датами, а нагадування розсилаються за списком. Практичну рутину описано в матеріалі про оплати та відкриті борги.
Повідомлення клієнту: коли будемо і що зробили
Повідомлення у WhatsApp про час прибуття майстра знімає половину нервових дзвінків, особливо коли людина відпросилася з роботи, щоб відчинити двері. Після закриття наряду клієнт отримує коротке підсумкове повідомлення.
Для планового обслуговування працює нагадування на сезон: перевірка щитка, промивка системи, огляд перед опалювальним сезоном. Як побудувати такі повідомлення, описано в матеріалі про сповіщення клієнтів.
Дзвінок, який упізнається до відповіді
Коли ви на драбині або під ванною, розкіш «хвилинку, я подивлюся» недоступна. Визначник номера показує ім'я, адресу й останні роботи ще до того, як ви візьмете слухавку, і працює на Android без інтернету.
Для однієї людини з телефоном у кишені це, мабуть, найпомітніша зміна: розмова починається одразу по суті, а не з відновлення контексту.
Бригада, права доступу і початок роботи
Майстри додаються за кодом запрошення. Кожен бачить свої наряди й контакти по них, але не касу компанії й не повну базу клієнтів. Усередині є чат і рація, щоб швидко порадитися з об'єкта.
Застосунок працює офлайн — у підвалі й технічному поверсі це не теоретична вимога. Компанії, які поруч із сервісом ведуть ремонтні роботи, тримають усе в одній базі. Перед стартом корисно пройтися по критеріях вибору програми, а наявних клієнтів перенести з Excel або старої системи.
Генератори, стабілізатори і виклики, яких раніше не було
За останні роки в роботі електрика з'явився цілий новий пласт: підключення генератора з автоматичним вводом резерву, стабілізатори, зарядні станції, перенесення критичних ліній на окрему групу. Це вже не аварійка й не планова заміна проводки — це третій тип роботи, зі своїми термінами й своєю ціною.
У ProTakip такі роботи ведуться як звичайні замовлення зі своїми етапами: виїзд на огляд, узгодження, монтаж, запуск. По кожній адресі зберігається, що саме встановлено, якої потужності й коли, тому наступний виїзд починається не з нуля.
Коли через рік клієнт телефонує з питанням про той самий генератор, ви відкриваєте картку адреси й бачите модель, дату монтажу та всі попередні виїзди. Ціни на такі роботи зручно тримати окремими позиціями — як зібрати такий перелік, описано в посібнику з прайс-листа.
ОСББ і керуючі компанії: договір замість випадкових викликів
Один договір на обслуговування будинку дає стабільний потік роботи на весь рік: обхід, дрібні заявки від мешканців, планові роботи в підвалі. Проблема в тому, що заявки надходять хаотично — у чат будинку, голові ОСББ, на особистий телефон майстра.
Коли всі ці заявки заводяться в одну систему, наприкінці місяця у вас є перелік виконаного по цьому будинку. Це і документ для розмови про оплату, і аргумент тоді, коли договір переглядають на наступний рік.
Історія по кожній адресі накопичується сама: що міняли в цьому під'їзді, коли востаннє чистили стояк, яка арматура стоїть. Бригади, які поруч беруть на себе прибирання під'їздів і прибудинкової території, ведуть цей напрямок у тій самій базі — деталі на сторінці про програму для клінінгової компанії.
Три виклики на день і дорога між ними
Реальний день майстра — це не три години роботи, а три години роботи плюс дві години дороги. Коли диспетчер ставить виклики в тому порядку, у якому вони надійшли, майстер перетинає місто двічі й на третю адресу приїжджає ввечері.
Адреси лягають на карту, а замовлення групуються за районами, тому день збирається за географією, а не за чергою дзвінків. Термінову аварію можна вставити в цей план, побачивши, хто зараз найближче до адреси.
Клієнту при цьому не треба телефонувати й питати, коли ж буде майстер: він отримує повідомлення у WhatsApp із днем і орієнтовним інтервалом, а після роботи — коротке підтвердження, що заявку закрито.
Часті запитання
Чи підходить програма майстру, який працює сам?
Так. Одна людина веде виклики, історію адрес, оплати й борги з телефона, а команду можна додати пізніше без переналаштування.
Чи можна фіксувати матеріали в наряді?
Так, матеріали додаються позиціями з ціною до конкретного замовлення. Окремого складського модуля з залишками в програмі немає.
Як розділити аварійні виклики й планові роботи?
Обидва типи ведуться в спільному календарі, але планові стоять на конкретні дати, а термінові додаються в поточний день і одразу видно, кого можна перекинути.
Чи зберігається історія по кожній адресі?
Так. У картці клієнта накопичуються всі виїзди, роботи, фото та примітки про обладнання, яке там установлено.
Чи працює застосунок у підвалі, де немає зв'язку?
Так. Замовлення, статуси й оплати фіксуються офлайн і синхронізуються, щойно з'явиться мережа.