Chín giờ tối, một cuộc gọi vỡ ống nước
Chín giờ tối. Một số lạ gọi, giọng gấp gáp: ống nước dưới bồn rửa vỡ, nước đang tràn ra sàn. Bạn đang trên đường về nhà, trong đầu còn lịch hẹn bảo trì đã nhận cho sáng mai lúc tám giờ.
Câu hỏi thật sự không phải "có đi được không" mà là "ai đi và ai sẽ làm việc tám giờ sáng mai". Nếu lịch chỉ nằm trong đầu bạn thì mỗi cuộc gọi khẩn cấp đều đẩy một lịch hẹn khác xuống vực.
ProTakip đặt cả hai loại việc lên cùng một màn hình: việc gấp và việc đã hẹn, ai nhận việc nào, và địa chỉ nào đang chờ.
Việc gấp và việc theo lịch trong một danh sách
Mỗi cuộc gọi trở thành một đơn công việc: khách, địa chỉ, mô tả sự cố, mức độ gấp, người phụ trách. Việc đã hẹn thì có ngày giờ, việc gấp thì nằm ở đầu danh sách hôm nay.
Thợ mở điện thoại là thấy việc của mình theo thứ tự, kèm địa chỉ và số điện thoại khách. Không ai phải chờ bạn nhắn lại địa chỉ lần thứ hai.
Trạng thái chạy theo thực tế: đã nhận, đang làm, đã xong. Bạn nhìn danh sách cuối ngày là biết còn việc nào chưa đóng, và không có ai bị bỏ quên đến sáng hôm sau.
Đây cũng là cách bạn ngừng đánh mất những cuộc gọi nhỡ. Một khách gọi lúc bạn đang chui dưới gầm bồn rửa, bạn ghi lại thành một việc chưa phân công thay vì để lại trong nhật ký cuộc gọi rồi quên mất tới hôm sau.
Địa chỉ nhớ được lịch sử của chính nó
Một căn hộ từng thay toàn bộ đường dây năm ngoái, một quán ăn từng hai lần nghẹt cống ở cùng một vị trí, một văn phòng có tủ điện đặt sau kho. Đó là kiến thức đáng tiền, và nó không nên nằm trong đầu một người.
Hồ sơ khách và địa chỉ lưu toàn bộ lần làm trước, vật tư đã dùng và ghi chú kỹ thuật. Người đi lần này dù không phải người đi lần trước vẫn hiểu ngay hiện trạng.
Với những khách gọi lại đều đặn, hồ sơ này cũng là cơ sở để bạn đề xuất bảo trì định kỳ thay vì chỉ chờ họ gặp sự cố.
Ảnh chụp hiện trạng trước và sau khi làm cũng được lưu vào đơn. Trong nghề điện nước, phần lớn tranh cãi về sau đều xoay quanh câu hỏi chỗ đó hỏng từ trước hay hỏng vì thợ, và một tấm ảnh chụp lúc mới tới sẽ khép lại câu chuyện nhanh hơn mọi lời giải thích.
Bảng giá công và vật tư, thống nhất cho cả đội
Thay ổ cắm, đi lại một đường dây, thông tắc, thay vòi, kiểm tra rò rỉ: mỗi việc có mức riêng, tính theo món, theo mét hoặc theo giờ công. Bạn khai báo một lần trong bảng giá.
Nhờ đó, giá của bạn giống nhau dù khách gặp thợ nào. Chi phí vật tư ghi kèm đơn, nên tiền công và tiền vật tư không bị lẫn vào nhau khi tính lại cuối tháng.
Cách dựng bảng giá, đặt mức tối thiểu cho một lần đi và trả lời yêu cầu bớt giá được trình bày trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
Thu tiền ngay tại chỗ, ghi nhận ngay tại chỗ
Phần lớn tiền trong nghề này được trả ngay khi việc xong, bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản. Thợ ghi khoản thu vào đơn tại chỗ, và con số đó lên thẳng sổ thu chi.
Cuối ngày, bạn đối chiếu số tiền thợ nộp với danh sách đơn đã hoàn thành. Không cần hỏi ai, không cần nhớ ai đã thu bao nhiêu.
Với khách công ty, ban quản lý tòa nhà hay nhà thầu, tiền thường về sau vài tuần. Cách theo dõi phần còn nợ được mô tả trong hướng dẫn quản lý công nợ.
Số lạ gọi lúc bạn đang trong hộp kỹ thuật
Trong nghề này, khách mới thường là một số lạ gọi vào giờ oái oăm. Nhận diện người gọi trên Android cho bạn biết ngay đây là khách cũ hay người mới, và lần trước bạn đã làm gì cho họ.
Nó chạy cả khi điện thoại không có mạng, vì danh sách khách nằm trong máy. Chi tiết có trong hướng dẫn nhận diện người gọi.
Sau khi hoàn thành, một lời nhắn ngắn qua WhatsApp xác nhận công việc và nhắc thời hạn bảo hành sẽ giữ hình ảnh chuyên nghiệp. Cách viết mẫu nằm trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Đội hai người hôm nay, đội sáu người năm sau
Bạn thêm thợ bằng mã mời và phân quyền theo vai trò. Thợ mới thấy việc được giao; người điều phối thấy toàn bộ lịch; chủ thấy cả tiền.
Báo cáo cho biết mỗi thợ hoàn thành bao nhiêu việc, loại việc nào chiếm nhiều thời gian nhất và khu vực nào gọi nhiều nhất. Đó là cơ sở để tuyển thêm người hay mở rộng địa bàn.
Nếu bạn đang cân nhắc giữa vài lựa chọn, chín tiêu chí chọn phần mềm là danh sách nên đọc trước, và hướng dẫn chuyển dữ liệu nói về cách mang danh bạ khách cũ sang. Thợ điện nước thường làm chung công trình với đội cải tạo nhà và thợ điện lạnh.
Câu hỏi thường gặp
Tôi làm một mình, có dùng được không?
Được. Một người dùng sẽ thấy giá trị ở lịch hẹn không bị quên, lịch sử từng địa chỉ và sổ thu chi tự động thay cho cuốn sổ trong túi áo.
Thợ có tạo được đơn ngay tại nhà khách không?
Có. Thợ tạo đơn, chọn dịch vụ từ bảng giá, ghi vật tư và ghi khoản đã thu ngay trên điện thoại, kể cả khi không có mạng.
Có in được phiếu cho khách không?
Có, bằng máy in nhiệt Bluetooth cầm tay. Không cần máy tính hay máy in để bàn.
Phần mềm có phát hành hóa đơn điện tử không?
Không. ProTakip không phải phần mềm kế toán và không phát hành hóa đơn điện tử; phần mềm ghi lại thu chi và công nợ để bạn quản lý công việc.
Có nhắc lịch bảo trì định kỳ không?
Có. Bạn tạo lịch hẹn cho từng chu kỳ và hệ thống nhắc trước, nên khách bảo trì hằng năm không bị rơi khỏi danh sách.