Sổ đầy đơn, két thì vơi
Có một giai đoạn mà nhiều tiệm đi qua: công việc rất chạy, mỗi ngày mấy chục tấm thảm ra vào, nhưng đến kỳ trả lương và trả tiền hóa chất thì trong két không có đủ tiền. Sổ đầy đơn, két thì vơi.
Nguyên nhân gần như luôn giống nhau. Từng tấm thảm được giao mà chưa thu đủ tiền, mỗi lần chỉ vài chục nghìn còn thiếu, mỗi lần đều là "để lần sau em qua lấy". Cộng lại sau ba tháng thành một khoản lớn nằm rải rác trong hàng trăm nhà.
Bài này nói về cách không để chuyện đó xảy ra, và cách thu về phần đã lỡ để rơi mà không làm mất khách.
Thời điểm thu tốt nhất là lúc giao hàng
Khoảnh khắc bạn đặt tấm thảm sạch xuống sàn nhà khách là lúc họ hài lòng nhất và cũng sẵn lòng trả tiền nhất. Mỗi ngày trôi qua sau đó, việc thu tiền khó hơn một chút.
Vì vậy nguyên tắc số một rất đơn giản: mặc định là thu khi giao. Điều đó cần được nói trước, ngay lúc nhận hàng, chứ không phải nói lần đầu khi thợ đã đứng ở cửa nhà khách.
Hãy tập cho thợ một câu duy nhất, lịch sự và rõ ràng: "Dạ tổng đơn của chị là [số tiền], chị thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản ạ?" Câu này không có chỗ cho hiểu lầm, và cũng không có chỗ để né.
Đặt cọc cho đơn lớn và đơn có rủi ro
Với đơn nhiều tấm, thảm dệt tay giá trị cao hoặc khách hoàn toàn mới, một khoản đặt cọc lúc nhận hàng là hợp lý và hoàn toàn bình thường trong nghề.
Cọc không chỉ là tiền. Nó là tín hiệu cho biết khách nghiêm túc, và nó giảm hẳn khả năng thảm nằm lại trong tiệm nhiều tháng vì khách đổi ý.
Khoản cọc được ghi vào đơn ngay lúc nhận, nên khi giao hàng phần còn phải thu đã hiện sẵn trên màn hình. Không ai phải tính nhẩm trước mặt khách.
Trả từng phần: ghi ngay, đừng nhớ
Khách trả một phần là chuyện bình thường và không có gì sai. Cái sai là ghi khoản đó lên một mẩu giấy hoặc chỉ ghi trong đầu người đi giao.
Mỗi lần thu, dù nhỏ đến đâu, phải được ghi vào đơn ngay tại chỗ, kèm ngày và người thu. Sau đó phần còn nợ tự cập nhật và cả tiệm nhìn thấy cùng một con số.
Điều này còn bảo vệ chính nhân viên của bạn. Khi mọi khoản thu đều có dấu vết, không ai bị nghi ngờ, và cuối ca việc đối chiếu tiền mặt chỉ mất vài phút.
Khách công ty là một loại hoàn toàn khác
Văn phòng, khách sạn, phòng khám, nhà hàng và ban quản lý tòa nhà gần như luôn thanh toán theo tháng. Đó không phải vấn đề, miễn là bạn biết trước và quản lý được.
Hãy thống nhất từ đầu ba điều: chu kỳ thanh toán, người phụ trách thanh toán bên họ, và hình thức xác nhận công việc đã hoàn thành. Thiếu điều thứ hai là lý do phổ biến nhất khiến một khoản nằm im ba tháng, vì mỗi lần gọi lại gặp một người khác.
Trong hồ sơ khách, mỗi lần làm là một dòng và mỗi lần thu là một dòng. Đến kỳ, bạn mở ra và có ngay danh sách đầy đủ để đối chiếu với bên họ, thay vì phải lục lại từng phiếu.
Mười lăm phút mỗi tuần
Thu hồi công nợ không phải một chiến dịch, nó là một thói quen. Hãy chọn một khung giờ cố định mỗi tuần, chẳng hạn sáng thứ Ba, và mở danh sách khách còn nợ.
Chia làm ba nhóm: mới quá hạn vài ngày thì gửi một lời nhắn nhẹ nhàng; quá hạn vài tuần thì gọi một cuộc ngắn; quá hạn lâu thì quyết định dứt khoát là thương lượng lịch trả dần hay dừng nhận đơn mới cho đến khi thanh toán.
Điều quan trọng là làm đều đặn. Một tiệm rà soát mỗi tuần mười lăm phút hầu như không bao giờ tích được khoản khó đòi lớn; một tiệm chỉ nhớ ra khi cần tiền thì luôn có.
Nhắc nợ mà không mất khách
Lời nhắc tốt là lời nhắc trung tính, có số liệu, không có cảm xúc. Nêu số đơn, ngày giao, số tiền còn lại và cách thanh toán. Không trách móc, không nhắc lại nhiều lần trong một tin.
Một mẫu dùng được: "Tiệm [tên tiệm] xin gửi thông tin đơn ngày 12/6: tổng [số tiền], đã thanh toán [số tiền], còn lại [số tiền]. Anh/chị có thể chuyển khoản hoặc thanh toán khi tiệm ghé lần tới ạ."
ProTakip gửi những lời nhắc này qua WhatsApp theo mẫu bạn soạn, cùng thông báo trong ứng dụng. Cách chọn thời điểm và giọng văn được bàn thêm trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Đối chiếu két mỗi cuối ca
Cuối mỗi ngày, số tiền mặt trong két phải khớp với tổng các khoản thu đã ghi. Việc này mất vài phút và ngăn được loại thất thoát khó phát hiện nhất, thứ rò rỉ từng chút một qua nhiều tháng.
Phần thu chi ghi cả tiền vào và tiền ra: doanh thu từng đơn, chi phí hóa chất, xăng xe, tạm ứng nhân viên. Bạn xem theo ngày, theo người, theo loại, và biết ngay hôm nào lệch.
Lưu ý một điều: đây là công cụ quản lý tiệm, không phải phần mềm kế toán. ProTakip không lập sổ sách chính thức, không phát hành hóa đơn điện tử và không xử lý thanh toán trực tuyến; nó ghi lại những khoản bạn thực sự đã thu và đã chi.
Phòng bệnh tốt hơn chữa bệnh
Phần lớn công nợ khó đòi bắt đầu từ một hiểu lầm về giá, không phải từ ý định không trả. Khách nghĩ một con số, tiệm nghĩ một con số khác, và tới lúc giao hàng thì hai bên đều khó xử.
Vì thế, một bảng giá rõ ràng là công cụ thu tiền tốt nhất bạn có. Cách dựng bảng giá được trình bày trong hướng dẫn xây dựng bảng giá, và việc để nó nằm trong phần mềm quản lý của tiệm giúp mọi người báo cùng một giá.
Khi khách còn nợ gọi tới, nhận diện người gọi cho bạn thấy tình trạng của họ trước khi bắt máy, nên bạn chuẩn bị được câu nói. Nguyên tắc trong bài này áp dụng như nhau cho tiệm giặt là, dịch vụ vệ sinh và đội cải tạo nhà, nơi các đợt thanh toán còn lớn hơn nhiều. Nếu bạn đang chuyển từ chương trình khác, hãy mang cả số dư công nợ sang theo hướng dẫn chuyển dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
Có nên từ chối khách muốn trả sau không?
Không cần từ chối, nhưng nên có điều kiện: đặt cọc, hạn mức tối đa cho khoản chưa thanh toán, và ngày thanh toán được thống nhất từ đầu chứ không để mở.
Khách hứa rồi không trả thì làm sao?
Chuyển từ nhắn tin sang gọi điện, và đề nghị một lịch trả cụ thể thay vì hỏi bao giờ trả. Nếu vẫn không có kết quả, hãy dừng nhận đơn mới cho tới khi thanh toán xong.
Có ghi được nhiều lần thanh toán cho một đơn không?
Có. Mỗi lần thu được ghi kèm ngày và người thu, và phần còn nợ tự cập nhật để cả tiệm nhìn thấy cùng một con số.
Phần mềm có nhận thanh toán trực tuyến không?
Không. ProTakip ghi lại các khoản bạn đã thu bằng tiền mặt hay chuyển khoản, nhưng không xử lý thanh toán trực tuyến.
Bao lâu nên rà soát công nợ một lần?
Mỗi tuần một lần, vào một khung giờ cố định. Mười lăm phút đều đặn hiệu quả hơn nhiều so với một buổi ngồi đòi nợ cả ngày sau ba tháng.