Vì sao phần lớn phần mềm bị bỏ sau ba tuần
Chuyện thường diễn ra thế này: chủ tiệm cài một chương trình, nhập được vài chục khách, thấy hay. Đến tuần thứ ba, thợ đi lấy hàng không dùng nữa vì ở nhà khách không có sóng, người trực tiệm quay lại cuốn sổ vì nhập trên điện thoại chậm hơn viết tay, và phần mềm chết lặng lẽ.
Nguyên nhân hiếm khi là phần mềm thiếu tính năng. Nguyên nhân là nó được thiết kế cho một cái bàn văn phòng, còn nghề của bạn diễn ra trên xe máy, trong sân phơi và trước cửa nhà khách.
Chín tiêu chí dưới đây là những câu hỏi nên hỏi trước khi bạn bỏ thời gian nhập dữ liệu, chứ không phải sau đó.
1. Chạy được khi không có mạng
Đây là tiêu chí quan trọng nhất và cũng bị xem nhẹ nhiều nhất. Thợ của bạn làm việc ở tầng hầm chung cư, trong hẻm sâu, ở khu công nghiệp sóng yếu, hoặc đơn giản là điện thoại hết dung lượng dữ liệu vào cuối tháng.
Nếu phần mềm chỉ chạy khi có kết nối, nó sẽ hỏng đúng vào lúc bạn cần nó nhất. Hãy hỏi thẳng: tạo đơn khi không có mạng được không, và dữ liệu có tự đồng bộ sau đó không.
Cách kiểm tra rất dễ: bật chế độ máy bay rồi thử tạo một đơn. Đừng tin lời quảng cáo, hãy tự thử trong năm phút.
2. Dùng bằng điện thoại, không phải bằng máy tính
Nghề này không có ai ngồi trước màn hình. Đơn được tạo ở nhà khách, trạng thái được đổi ở sân phơi, tiền được thu ở cửa nhà. Nếu mọi thao tác đều cần một chiếc máy tính, phần mềm sẽ chỉ được dùng vào cuối ngày, khi mọi thứ đã phải nhớ lại.
Hãy kiểm tra xem có ứng dụng thật cho Android và iOS hay chỉ là trang web thu nhỏ. Hai thứ đó khác nhau rất nhiều khi tay bạn còn ướt và bạn đang đứng ngoài nắng.
Cũng nên đếm số lần chạm để tạo một đơn. Nếu quá mười lần chạm, nhân viên sẽ bỏ dùng, dù bạn có yêu cầu thế nào đi nữa.
3. In được tem và phiếu ngay tại chỗ
Tem mã vạch dán lên tấm thảm là thứ ngăn chuyện giao nhầm hàng. Nhưng tem chỉ hữu ích nếu in được ngay lúc nhận hàng, tại nhà khách, không phải khi về tới tiệm.
Vì vậy hãy hỏi phần mềm có hỗ trợ máy in nhiệt Bluetooth cầm tay không, và có in được cả tem lẫn phiếu cho khách không.
Nếu phần mềm chỉ in được từ máy tính nối dây, tính năng đó gần như vô dụng với công việc ngoài đường. Cách tem hoạt động trong thực tế được mô tả trong trang phần mềm quản lý giặt thảm.
4. Theo dõi đơn theo trạng thái, không chỉ lưu danh sách
Nhiều chương trình chỉ là một cuốn sổ điện tử: bạn nhập khách, nhập tiền, hết. Cái bạn cần là biết tấm thảm đang ở bước nào.
Hãy tìm phần mềm có các trạng thái đi theo đúng dây chuyền của bạn: chờ lấy, đang giặt, đã xong, đã giao. Và quan trọng hơn: người ở mỗi khâu đổi được trạng thái từ điện thoại của họ.
Khi có điều đó, câu hỏi "thảm nhà chị xong chưa" có câu trả lời trong mười giây, bất kể ai đang nghe máy.
5. Phân quyền cho từng người
Tiệm ba người vẫn cần phân quyền. Thợ đi lấy hàng nên thấy đơn và địa chỉ của mình, nhưng không cần thấy doanh thu tháng. Người trực tiệm cần thấy toàn bộ danh sách, nhưng có thể không nên xóa đơn.
Hãy hỏi phần mềm có phân quyền theo vai trò không, và thêm nhân viên có dễ không. Thêm người bằng mã mời là cách nhanh nhất, vì bạn không phải tạo tài khoản thay cho họ.
Cũng nên hỏi khi một nhân viên nghỉ việc thì gỡ quyền của họ thế nào. Đó là câu hỏi mà chủ tiệm chỉ nghĩ tới khi đã muộn.
6. Dữ liệu là của bạn và mang đi được
Danh sách khách hàng là tài sản lớn nhất của tiệm. Hãy hỏi thẳng: tôi xuất được dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào chứ? Nếu câu trả lời vòng vo, hãy dừng lại.
Ngược lại, cũng cần nhập được vào: danh sách trong sổ tay, trong danh bạ điện thoại, trong một chương trình cũ. Không ai muốn gõ lại vài nghìn khách bằng tay.
Quy trình mang dữ liệu sang, gồm cả tuần chạy song song, được mô tả trong hướng dẫn đổi phần mềm và chuyển dữ liệu.
7. Bảng giá linh hoạt theo cách bạn tính tiền
Nếu phần mềm chỉ cho nhập giá theo món, bạn sẽ khổ mỗi lần tính thảm theo mét vuông. Nếu chỉ có mét vuông, bạn sẽ khổ với ghế sofa và thảm chùi chân.
Hãy chọn phần mềm nhận được nhiều đơn vị tính cùng lúc: mét vuông, tấm, giờ và gói, cùng với các dịch vụ cộng thêm khai báo riêng.
Cách dựng một bảng giá dùng được trong thực tế nằm trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
8. Thu chi và công nợ nằm cùng chỗ với đơn hàng
Nếu tiền nằm ở một nơi và đơn hàng nằm ở nơi khác, bạn sẽ phải đối chiếu bằng tay, và cuối cùng sẽ bỏ.
Hãy tìm hệ thống nơi mỗi đơn ghi luôn khoản đã thu và khoản còn nợ, còn sổ thu chi tổng hợp tự động theo ngày, theo người và theo loại. Đó là điều kiện để cuối ca bạn đối chiếu được với tiền mặt trong ngăn kéo.
Cách xây dựng thói quen thu hồi công nợ nằm trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền.
9. Hỗ trợ bằng ngôn ngữ của bạn và thời gian dùng thử thật
Khi có việc gấp, bạn cần hỏi được và nhận câu trả lời hiểu được. Hãy thử gửi một câu hỏi trước khi đăng ký, và xem bao lâu thì có phản hồi.
Về thời gian dùng thử: vài ngày là không đủ, vì nghề này có nhịp theo tuần và theo mùa. ProTakip cho ba tháng đầu miễn phí, và cách dùng thử đúng là chạy song song với cuốn sổ trong một tuần bận thật sự.
Cuối cùng, hãy nhớ phần mềm quản lý tiệm không phải phần mềm kế toán. Nó không lập sổ sách chính thức và không phát hành hóa đơn điện tử. Nếu bạn cần cả hai, đó là hai công cụ khác nhau. Nếu bạn đang mở rộng sang mảng khác, cùng một hệ thống cũng dùng cho tiệm giặt là, dịch vụ vệ sinh, rửa xe và điện lạnh. Đừng bỏ qua nhận diện người gọi, thứ mà rất ít chương trình có.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm tôi mới mở, có nên dùng phần mềm ngay không?
Nên, vì lúc mới mở bạn chưa có thói quen cũ phải phá bỏ và số lượng khách còn ít nên nhập rất nhanh. Đợi tới khi bận rồi mới chuyển là lúc khó nhất.
Làm sao thử mà không làm gián đoạn công việc?
Chạy song song một tuần: vẫn ghi sổ như cũ, đồng thời nhập vào phần mềm. Cuối tuần so hai bên. Cách này tốn thêm chút công nhưng loại bỏ hoàn toàn rủi ro.
Nhân viên phản đối thì làm sao?
Thường vì họ sợ bị theo dõi hoặc sợ khó dùng. Hãy chỉ cho họ phần màn hình của riêng họ, giới hạn ở ba thao tác, và giải thích rằng nó thay cho việc gọi điện báo về tiệm.
Có cần máy tính hay máy chủ không?
Không. Toàn bộ công việc chạy trên điện thoại Android và iOS, dữ liệu lưu trên máy chủ của nhà cung cấp và đồng bộ khi có mạng.
Phần mềm quản lý có thay được kế toán không?
Không. Nó quản lý đơn hàng, khách hàng, thu chi và công nợ của tiệm. Sổ sách kế toán chính thức và hóa đơn điện tử là việc của công cụ khác.