เริ่มจากวันทำงานจริงของคุณ ไม่ใช่รายการฟีเจอร์
บทเปรียบเทียบโปรแกรมสำหรับร้านซักพรมส่วนใหญ่เขียนโดยคนที่ไม่เคยยกพรมขึ้นรถเลยสักครั้ง พวกเขาจัดอันดับสินค้าจากจำนวนช่องที่ติ๊กถูก แต่วันทำงานของคุณมีรูปแบบชัดเจน คือ รับโทรศัพท์ตอนเช้า ไปรับงานก่อนเที่ยง ซักและตากตอนบ่าย ส่งงานและเก็บเงินตอนท้ายวัน หากโปรแกรมทำให้ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่งยากขึ้น ฟีเจอร์ที่เหลือก็เป็นแค่ของตกแต่ง
ต่อไปนี้คือเก้าหลักเกณฑ์ที่มาจากรูปแบบการทำงานประจำวันโดยตรง ลองทดสอบทีละข้อระหว่างช่วงทดลองใช้ฟรีด้วยงานจริง ไม่ใช่ข้อมูลตัวอย่าง แล้วจดคำตอบของคุณไว้ การตัดสินใจมักจะชัดเจนขึ้นเอง
1. ขั้นตอนตั้งแต่รับงานถึงส่งมอบ
พรมหรือเฟอร์นิเจอร์ทุกชิ้นต้องผ่านขั้นตอนเดียวกัน คือ นัดรับ กำลังซัก พร้อมส่ง กำลังจัดส่ง และส่งมอบแล้ว โปรแกรมควรแสดงขั้นตอนเหล่านี้ในแบบที่คุณคิดถึงมัน ไม่ใช่ซ่อนอยู่ใต้เมนูออกใบแจ้งหนี้ ลองถามตัวเองว่า
- คุณเห็นงานที่ต้องไปรับวันนี้ทั้งหมดในหน้าจอเดียว จัดกลุ่มตามพื้นที่ได้หรือไม่
- การเปลี่ยนสถานะออเดอร์จากกำลังซักเป็นพร้อมส่งต้องแตะกี่ครั้ง
- รายการจัดส่งเปิดในมือถือของคนขับ พร้อมที่อยู่และปุ่มโทรออกหรือไม่
- ย้อนกลับสถานะที่เปลี่ยนผิดพลาดได้หรือไม่
โปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับคอมพิวเตอร์มักจะตอบคำถามที่สองและสามไม่ได้ ส่วนโปรแกรมที่ออกแบบมาสำหรับมือถือจะมีปุ่มขนาดใหญ่ที่ยังใช้งานได้แม้มือเปียกอยู่ในรถ
2. การแจ้งเตือนลูกค้าอัตโนมัติ
คำถามที่คุณต้องตอบบ่อยที่สุดคือคำถามในทำนอง พรมของฉันอยู่ไหน โปรแกรมที่ดีจะช่วยตอบคำถามนี้แทนคุณด้วยข้อความ WhatsApp และลิงก์ติดตามงานในแต่ละขั้นตอน ตรวจสอบว่า
- ข้อความส่งออกอัตโนมัติเมื่อรับงาน พร้อมส่ง และส่งมอบแล้ว
- คุณแก้ไขข้อความให้ฟังดูเป็นร้านของคุณเอง ไม่ใช่หุ่นยนต์ได้หรือไม่
- ข้อความมีลิงก์ให้ลูกค้าดูสถานะออเดอร์ด้วยตัวเองได้หรือไม่
- ชื่อร้านของคุณแสดงเป็นผู้ส่งหรือไม่
ProTakip มาพร้อมเทมเพลตข้อความสำหรับทุกขั้นตอน คุณเพียงแค่เลือกว่าขั้นตอนใดควรส่งข้อความ
3. เบอร์โทรเข้าที่รู้จักลูกค้าของคุณ
เมื่อโทรศัพท์ดัง และสิ่งที่คุณเห็นมีแค่ตัวเลข คุณก็ต้องถามชื่อและที่อยู่ลูกค้าคนเดิมเป็นครั้งที่ห้า โปรแกรมที่มีระบบแสดงเบอร์โทรเข้าในตัวจะแสดงชื่อ ที่อยู่ และออเดอร์ล่าสุดของผู้โทรตั้งแต่โทรศัพท์ยังดังอยู่ ทำให้คุณทักทายลูกค้าด้วยชื่อและยืนยันข้อมูลแทนที่จะต้องเก็บข้อมูลใหม่
ลองทดสอบให้ถูกวิธี สร้างข้อมูลลูกค้าขึ้นมาก่อน แล้วโทรเข้าเบอร์สำนักงานจากเบอร์นั้น หากการ์ดข้อมูลแสดงชื่อ ที่อยู่ และประวัติออเดอร์ขึ้นมา และแตะเพียงครั้งเดียวก็เปิดออเดอร์ใหม่พร้อมข้อมูลเหล่านั้นได้ แสดงว่าผ่านหลักเกณฑ์นี้
4. พิมพ์ใบเสร็จหน้าบ้านลูกค้า
ใบเสร็จที่พิมพ์ให้ตอนรับงาน ระบุจำนวนชิ้น ขนาด ราคา และเงินมัดจำ (ถ้ามี) ช่วยลดข้อโต้แย้งตอนส่งมอบได้มาก ตรวจสอบว่าโปรแกรมพิมพ์กับเครื่องพิมพ์ความร้อนบลูทูธขนาดเล็กที่เก็บไว้ในรถได้หรือไม่ จะยิ่งดีถ้าสามารถส่งใบเสร็จเดียวกันผ่าน WhatsApp ได้เมื่อลูกค้าอยากเก็บไว้ในมือถือแทน กระดาษหายได้ แต่ข้อความยังอยู่
5. การตั้งราคาตามตารางเมตรและตามชิ้น
พรมคิดราคาตามพื้นที่ พรมทางเดินคิดตามความยาว ส่วนโซฟาและหมอนคิดตามชิ้น รายการราคาของคุณต้องรองรับทั้งสามแบบในออเดอร์เดียวกันได้ โดยคำนวณพื้นที่จากความยาวและความกว้างให้อัตโนมัติ ไม่ต้องหยิบเครื่องคิดเลข รายการเสริมอย่างการขจัดคราบ ทำความสะอาดชายพรม หรือเคลือบกันเปื้อน ควรเป็นรายการที่เพิ่มได้ด้วยการแตะเดียว ไม่ใช่จดโน้ตไว้ที่ขอบกระดาษ หากขาดสิ่งเหล่านี้ ทีมงานของคุณก็จะยังคงตีราคาจากความจำ และราคาจากความจำก็มักจะคลาดเคลื่อนไปเรื่อยๆ
6. ทำงานแบบออฟไลน์ในพื้นที่หน้างาน
ห้องใต้ดิน ถนนชนบท และมือถือสองซิมที่อินเทอร์เน็ตหลุดทันทีที่มีสายเข้า ล้วนเป็นเรื่องปกติที่พบได้ทั่วไป คำถามคือแอปจะทำอย่างไรเมื่อสัญญาณหายไป จุดที่บอบบางที่สุดคือระบบแสดงเบอร์โทรเข้า เพราะมือถือสองซิมหลายรุ่นจะตัดการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของอีกซิมพอดีตอนที่มีสายเข้า รายชื่อลูกค้าจึงต้องถูกเก็บไว้ในตัวเครื่องเอง ไม่ใช่บนเซิร์ฟเวอร์ที่แอปต้องดึงข้อมูลในจังหวะนั้น ด้วยเหตุนี้ ProTakip จึงออกแบบระบบแสดงเบอร์โทรเข้าให้ทำงานแบบออฟไลน์เต็มรูปแบบ และซิงค์รายชื่อเงียบๆ เมื่อมีสัญญาณอินเทอร์เน็ต
7. นำเข้าข้อมูลจากโปรแกรมเดิม
ข้อมูลลูกค้าที่สะสมมาหลายปีคือต้นทุนที่แท้จริงของการเปลี่ยนโปรแกรม และการต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดคือเหตุผลที่คนส่วนใหญ่ยังคงใช้โปรแกรมที่ไม่ชอบต่อไป ให้ถามคำถามเดียวว่า อัปโหลดไฟล์ Excel ที่ส่งออกจากโปรแกรมเดิมแล้วใช้งานต่อได้เลยหรือไม่ หากรายชื่อลูกค้า เบอร์โทร ที่อยู่ และประวัติออเดอร์สามารถโอนย้ายจากไฟล์นั้นได้ การเปลี่ยนโปรแกรมก็ใช้เวลาแค่บ่ายเดียว ไม่ใช่เป็นเดือน สำหรับ ProTakip การนำเข้าข้อมูลใช้เวลาประมาณสิบนาที และคุณไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่แม้แต่รายการเดียว
8. มีมากกว่าหนึ่งแบรนด์หรือสาขา
หากคุณทำธุรกิจภายใต้สองชื่อ เปิดสาขาที่สอง หรือทำการตลาดบริการซักโซฟาแยกเป็นอีกแบรนด์หนึ่ง คุณจะต้องการให้แต่ละแบรนด์ส่งข้อความและพิมพ์ใบเสร็จในชื่อของตัวเอง ในขณะที่ทุกออเดอร์ยังคงรวมอยู่ในระบบเดียวกัน การใช้สองโปรแกรมแยกกันหมายถึงบัญชีเงินสดสองชุด รายชื่อลูกค้าสองชุด และความผิดพลาดที่เพิ่มขึ้นเป็นสองเท่า
9. บทบาทและสิทธิ์การใช้งานของทีม
แม้แต่ในทีมเล็กๆ สามสี่คน ก็ไม่ควรให้ทุกคนเห็นทุกอย่าง คนขับต้องการแค่รายการจัดส่ง ส่วนเจ้าของร้านเก็บยอดเงินสด รายการราคา และสิทธิ์ในการลบข้อมูลไว้กับตัวเอง ตรวจสอบว่าคุณสามารถเพิ่มพนักงานด้วยรหัสเชิญง่ายๆ จำกัดสิ่งที่แต่ละคนเห็นได้ และปิดสิทธิ์การเข้าถึงของพนักงานที่ลาออกได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียวหรือไม่ ความสามารถสองอย่างนี้ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วไหลและการลบข้อมูลผิดพลาดที่อาจไม่รู้ตัวจนกว่าจะผ่านไปหลายเดือน
ค่าบริการ ระยะเวลาทดลองใช้ และการซัพพอร์ต
คุณควรจ่ายเงินเมื่อทีมของคุณเริ่มใช้งานโปรแกรมจริงจังแล้ว ไม่ใช่ตั้งแต่วันแรก นั่นหมายความว่าช่วงทดลองใช้ต้องยาวนานพอที่จะรันงานจริงผ่านระบบ รวมถึงสัปดาห์ที่งานยุ่งมากด้วย ลองถามด้วยว่าหากใบเสร็จพิมพ์ไม่ออกตอนหนึ่งทุ่ม คุณจะถามปัญหานี้ไปที่ไหน การซัพพอร์ตในแอปที่ตอบโดยคนที่เข้าใจธุรกิจนี้จริงๆ มีค่ามากกว่าศูนย์ช่วยเหลือที่หนาแน่นไปด้วยเอกสาร
ProTakip ให้ใช้ฟรีสามเดือนแรก จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นแบบสมัครสมาชิกรายเดือน ใช้งานได้ทั้งบน Android และ iPhone และรองรับ 26 ภาษา ซึ่งสำคัญกว่าที่คิดหากทีมของคุณไม่ได้พูดภาษาแม่เดียวกันทุกคน
เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ
- คุณเห็นงานรับและงานส่งวันนี้ทั้งหมดในหน้าจอเดียวหรือไม่
- ข้อความแจ้งรับงานและพร้อมส่งถึงลูกค้าทดสอบโดยอัตโนมัติหรือไม่
- เมื่อโทรเข้าเบอร์สำนักงาน ชื่อและที่อยู่ของผู้โทรปรากฏขึ้นหรือไม่
- คุณพิมพ์ใบเสร็จจากเครื่องพิมพ์บลูทูธในรถได้หรือไม่
- ออเดอร์หนึ่งรายการรวมราคาต่อตารางเมตรและราคาต่อชิ้นเข้าด้วยกันได้หรือไม่
- ระบบแสดงเบอร์โทรเข้ายังทำงานได้เมื่อปิดอินเทอร์เน็ตมือถือหรือไม่
- คุณนำเข้าไฟล์ Excel ที่ส่งออกจากโปรแกรมเดิมได้หรือไม่
- คุณเพิ่มพนักงานและจำกัดสิทธิ์การเห็นข้อมูลได้หรือไม่
- ทีมของคุณป้อนงานจริงอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ระหว่างช่วงทดลองใช้หรือไม่