เบอร์โทรเข้าขึ้นชื่อลูกค้า: คู่มือสำหรับร้านซักพรม

ตอนนี้เกิดอะไรขึ้นเมื่อโทรศัพท์ดัง

ในร้านซักพรมส่วนใหญ่ โทรศัพท์คือหน้าประตูของธุรกิจ ผู้โทรบอกชื่อ อธิบายที่อยู่ และมีคนจดลงในสมุดโน้ตหรือหลังใบเสร็จ พอลูกค้าคนเดิมโทรมาเป็นครั้งที่สาม บทสนทนาก็ต้องเริ่มต้นใหม่ทั้งหมด และตรงนี้เองที่ความผิดพลาดเกิดขึ้น เช่น ฟังชื่อถนนผิด ลืมเลขห้อง หรือสับสนระหว่างลูกค้าสองคนที่นามสกุลเดียวกัน

ระบบแสดงเบอร์โทรเข้าเปลี่ยนบทสนทนานี้ไปโดยสิ้นเชิง ในขณะที่โทรศัพท์ยังดังอยู่ ชื่อ ที่อยู่ และออเดอร์ล่าสุดของลูกค้าจะปรากฏบนหน้าจอ คุณรู้ว่าใครโทรเข้ามาก่อนรับสาย และยืนยันข้อมูลแทนที่จะต้องเก็บข้อมูลใหม่

อะไรบ้างที่ปรากฏบนหน้าจอ

เมื่อมีสายเข้า การ์ดข้อมูลขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นทับหน้าจอรับสายปกติของโทรศัพท์ โดยแสดง

• ชื่อลูกค้า
• ที่อยู่และคำแนะนำเส้นทางที่บันทึกไว้
• ออเดอร์ล่าสุด กี่ชิ้น เมื่อไหร่ และราคาเท่าไหร่
• สถานะของออเดอร์ที่ยังค้างอยู่ (ถ้ามี)

หากเบอร์นั้นไม่มีอยู่ในระบบ การ์ดจะแจ้งให้ทราบ ซึ่งมีประโยชน์ในตัวมันเอง เพราะคุณจะรู้ทันทีว่ากำลังคุยกับลูกค้าใหม่ และปรับวิธีคุยได้เหมาะสม เช่น ถามที่อยู่ตั้งแต่ต้นและถามว่าอยู่แถวไหน

สิ่งที่ทำได้ด้วยการแตะเพียงครั้งเดียว

การเห็นข้อมูลเป็นแค่ครึ่งเดียวของเรื่อง ก่อนวางสาย หรือบางครั้งระหว่างที่ยังคุยอยู่ คุณสามารถ

• เปิดออเดอร์ปัจจุบันของลูกค้าและบอกสถานะที่แน่ชัดได้ทันที
• เริ่มออเดอร์ใหม่โดยชื่อ เบอร์โทร และที่อยู่ถูกกรอกไว้ให้แล้ว คุณเพียงพิมพ์จำนวนชิ้นและวันนัดรับ
• สร้างข้อมูลลูกค้าใหม่ได้ทันทีหากเป็นเบอร์ที่ไม่เคยมีมาก่อน

เมื่อวางสาย ออเดอร์นั้นก็อยู่ในระบบเรียบร้อยแล้ว แทนที่จะเป็นแค่โน้ตในสมุดที่รอให้ใครมาพิมพ์ลงระบบทีหลัง หรือลืมไปเลย พิธีกรรมตอนเย็นที่ต้องคัดลอกสมุดโน้ตลงคอมพิวเตอร์ก็หายไป

สายเดียวกัน ก่อนและหลังใช้ระบบนี้

ก่อน: โทรศัพท์ดังและขึ้นเบอร์ที่ไม่รู้จัก ขอทราบชื่อได้ไหมคะ ที่อยู่คืออะไร เคยใช้บริการเรามาก่อนไหม ครั้งที่แล้วกี่ชิ้น สี่คำถาม สองนาที และโน้ตที่จดด้วยมือหนึ่งใบ

หลัง: โทรศัพท์ดังและการ์ดขึ้นว่า คุณสมศรี ถนนสุขุมวิท ออเดอร์ล่าสุดเมื่อสามสัปดาห์ก่อน สี่ชิ้น สวัสดีค่ะคุณสมศรี ที่อยู่เดิมที่ถนนสุขุมวิทใช่ไหมคะ หนึ่งคำถาม สามสิบวินาที และออเดอร์อยู่ในระบบเรียบร้อยแล้ว

ความแตกต่างไม่ได้อยู่แค่ความเร็ว ลูกค้าที่ถูกทักทายด้วยชื่อจะรู้สึกว่าได้รับการจดจำ และนั่นคือไพ่ใบสำคัญที่สุดที่ร้านเล็กๆ ในพื้นที่มีเหนือกว่าเชนใหญ่ระดับประเทศ

ลดข้อผิดพลาดจากการจดบันทึก

ช่องว่างระหว่างโน้ตที่จดด้วยมือกับการบันทึกลงระบบ คือจุดที่พรมสูญหายและที่อยู่ผิดพลาดเกิดขึ้นมากที่สุด การเปิดออเดอร์จากข้อมูลผู้โทรช่วยปิดช่องว่างนี้ได้

• เบอร์โทรจะไม่ถูกพิมพ์ผิด เพราะมาจากสายที่โทรเข้ามาโดยตรง
• ไม่ต้องบอกที่อยู่ซ้ำอีก เพราะที่อยู่ครั้งก่อนอยู่บนหน้าจอแล้ว และจะแก้ไขก็ต่อเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเท่านั้น
• ลูกค้าคนเดียวกันจะไม่มีข้อมูลซ้ำสองรายการที่สะกดต่างกันเล็กน้อย
• ใครโทรมาและต้องการอะไร คำตอบอยู่ในออเดอร์ ไม่ใช่ในความทรงจำ

ความจริงเรื่องมือถือสองซิมและการทำงานออฟไลน์

นี่คือส่วนที่โปรแกรมส่วนใหญ่มักมองข้าม เจ้าของร้านหลายคนใช้มือถือสองซิม เบอร์หนึ่งสำหรับธุรกิจ อีกเบอร์สำหรับส่วนตัว มือถือหลายรุ่นเมื่อมีสายเข้าซิมหนึ่ง อินเทอร์เน็ตของอีกซิมจะถูกตัดทันที แอปที่พยายามดึงข้อมูลลูกค้าจากเซิร์ฟเวอร์ในจังหวะนั้นพอดี จะแสดงการ์ดว่างเปล่าในตอนที่คุณต้องการมันมากที่สุด

การออกแบบที่ถูกต้องคือเก็บรายชื่อลูกค้าไว้ในตัวเครื่องเอง การ์ดจะเปิดจากข้อมูลที่เก็บในเครื่อง ไม่ว่าจะมีสัญญาณหรือไม่ก็ตาม และรายชื่อจะอัปเดตเงียบๆ เมื่อมีการเชื่อมต่ออีกครั้ง ProTakip ออกแบบระบบแสดงเบอร์โทรเข้าด้วยหลักการนี้ ให้ทำงานแบบออฟไลน์เต็มรูปแบบ การ์ดจึงปรากฏได้ทั้งในห้องใต้ดิน ที่จอดรถใต้ดิน หรือถนนชนบท เหมือนกับตอนอยู่ในสำนักงาน

ยังมีข้อดีเพิ่มเติมอีกด้วย เพราะการ์ดไม่ต้องรอเซิร์ฟเวอร์ จึงปรากฏขึ้นทันทีที่มีสายเข้า บางครั้งเร็วกว่าเสียงเรียกเข้าด้วยซ้ำ ไม่มีใครต้องรอในขณะที่คุณกำลังค้นหาข้อมูล

ใช้งานได้กับมือถือรุ่นไหนบ้าง

การแสดงการ์ดทับหน้าจอสายเรียกเข้าเป็นสิ่งที่ Android อนุญาตแต่ iPhone ไม่อนุญาต เพราะ iOS ไม่ให้แอปวาดข้อมูลทับหน้าจอสายเรียกเข้าของตัวเอง ดังนั้นมือถือที่ใช้รับงานควรเป็นเครื่อง Android การตั้งค่าต้องให้สิทธิ์บางอย่าง หลักๆ คือสิทธิ์อ่านสถานะสายโทรและแสดงผลทับแอปอื่น หลังจากนั้นก็ไม่ต้องดูแลอะไรเพิ่มเติม

สิ่งที่ควรรู้ไว้คือ มือถือ Android บางยี่ห้อจะปิดแอปที่ทำงานเบื้องหลังอย่างเข้มงวดเพื่อประหยัดแบตเตอรี่ หากวันหนึ่งการ์ดไม่ขึ้นมา จุดแรกที่ควรตรวจสอบคือการตั้งค่าแบตเตอรี่ของเครื่อง ซึ่งแอปอาจถูกจำกัดการทำงานอยู่ การยกเว้นแอปจากการประหยัดพลังงานจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้

ความเป็นส่วนตัว: ใครเห็นข้อมูลนี้บ้าง

ทุกอย่างในการ์ดคือข้อมูลลูกค้าของคุณเอง ผู้โทรไม่เห็นอะไรเลยในฝั่งของตัวเอง ข้อมูลจะอยู่ในมือถือของคุณเท่านั้นและจะถูกลบเมื่อถอดถอนแอปออก การ์ดจะปรากฏเฉพาะในมือถือที่ล็อกอินเข้าบัญชีธุรกิจของคุณเท่านั้น ดังนั้นเมื่อพนักงานลาออกและคุณปิดสิทธิ์การเข้าถึง การ์ดก็จะหายไปจากมือถือของพนักงานคนนั้นด้วย

วันทำงานเปลี่ยนไปอย่างไร

ช่วงเช้า: รับงานจอง

สายโทรเข้าจะมากที่สุดในช่วงเช้า แต่ละสายจะเปิดการ์ดขึ้นมา สำหรับลูกค้าเดิม การยืนยันที่อยู่ใช้แค่ประโยคเดียว ส่วนลูกค้าใหม่ ข้อมูลจะถูกสร้างขึ้นระหว่างที่คุณคุยอยู่ รายการรับงานของรถจะเสร็จสมบูรณ์ก่อนเที่ยงวัน โดยไม่มีอะไรที่ต้องจดด้วยมือเลย

ช่วงเที่ยง: สายถามว่าพรมอยู่ไหน

ออเดอร์ที่ยังค้างอยู่และสถานะของมันจะแสดงในการ์ด คุณไม่ต้องให้ลูกค้ารอสายเพื่อตรวจสอบ เพราะคำตอบอยู่ในประโยคแรกที่คุณพูดได้เลย และหากการแจ้งเตือนสถานะทำงานได้ดีอยู่แล้ว สายประเภทนี้ก็จะลดลงอย่างรวดเร็วอยู่แล้ว

ช่วงบ่ายแก่ๆ: วางแผนจัดส่ง

เมื่อลูกค้าโทรมาขอเปลี่ยนเวลาส่ง คุณเปิดออเดอร์จากการ์ดและเพิ่มโน้ตได้ทันที คนขับจะเห็นโน้ตที่อัปเดตแล้วในรายการจัดส่งเช้าวันถัดไป แทนที่จะเป็นกระดาษแผ่นเล็กๆ ที่ถูกทิ้งไว้ในรถ

กติกาเล็กๆ น้อยๆ สำหรับทีมงาน

• ทุกคนที่รับสายจองงานต้องติดตั้งแอปและได้รับสิทธิ์การใช้งานเรียบร้อยแล้ว
• หากลูกค้าโทรมาจากเบอร์ใหม่ ให้เพิ่มเบอร์นั้นเข้าไปในข้อมูลเดิมเป็นเบอร์ที่สอง อย่าสร้างลูกค้าใหม่
• หากที่อยู่เปลี่ยนไป ให้เปิดข้อมูลจากการ์ดและแก้ไขทันที การแก้ไขที่ผัดไว้ทีหลังมักถูกลืม
• หากการ์ดไม่ปรากฏ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าแบตเตอรี่ก่อน แล้วจึงตรวจสอบสิทธิ์การใช้งาน

เช็กลิสต์

1. มือถือที่ใช้รับงานเป็นเครื่อง Android หรือไม่
2. ให้สิทธิ์อ่านสถานะสายโทรและแสดงผลทับแอปอื่นแล้วหรือยัง
3. แอปถูกยกเว้นจากการประหยัดพลังงานแล้วหรือยัง
4. ลองปิดอินเทอร์เน็ตมือถือแล้วโทรจากเบอร์ที่บันทึกไว้เพื่อดูว่าการ์ดปรากฏขึ้นหรือไม่
5. ลองเปิดออเดอร์ใหม่จากการ์ดและตรวจดูว่าข้อมูลถูกกรอกไว้ล่วงหน้าหรือไม่
6. ทีมงานรู้กฎเรื่องการเพิ่มเบอร์ที่สองเข้าไปในข้อมูลเดิมหรือไม่