Sona el telèfon amb les mans dins d'una catifa
Són les onze del matí, tens la màquina en marxa i el telèfon vibra sobre el banc. Un número que no reconeixes. Despenges, i a l'altra banda una veu diu «bon dia, sóc jo, que et truco per la catifa». Comença llavors el ball incòmode: qui és, què va deixar, quan, quant es va acordar. Mentre ho preguntes, el client sent que no ets el negoci ordenat que t'agradaria semblar.
El mateix client, si la pantalla t'hagués dit «Montserrat Roca, Carrer del Carme, Vic, comanda 1043 a punt des d'ahir», hauria rebut una altra resposta: «Bon dia, senyora Roca, justament la seva comanda ja està a punt, li podem portar demà al matí». Han passat quatre segons i la conversa ha canviat de lloc.
Aquesta és tota la idea de l'identificador de trucades. No és una funció espectacular; és de les poques que noten els clients cada dia sense saber per què.
Què apareix a la pantalla
Quan entra una trucada d'un número que és a la teva base de clients, ProTakip mostra una finestra a sobre de la pantalla del telèfon amb el nom, la població o el barri, l'adreça i un resum de l'activitat: última comanda, estat actual i si hi ha algun import pendent.
Aquest darrer detall val molt. Saber abans de despenjar que aquell client té una comanda tancada i no cobrada et permet portar la conversa cap allà amb naturalitat, en comptes de trucar-lo tu una setmana després per reclamar. La rutina de seguiment del deute és al manual de cobraments i saldo pendent.
Si el número no és a la base de dades, també ho saps, i això ja és informació: és una trucada nova, potser una feina que entra, i la pots donar d'alta al moment.
Hi ha un tercer cas que passa més del que sembla: el client que et truca des d'un número diferent del que tens fitxat, per exemple el mòbil de la seva filla. La finestra no el reconeixerà, però un cop identifiques qui és pots afegir aquell número a la seva fitxa i el problema no torna. Amb tres o quatre mesos d'ús, la base de telèfons queda pràcticament completa sense que hi hagis dedicat una tarda.
Per què funciona sense connexió
Aquest punt sembla tècnic i és el més important de tots. Molts telèfons de feina porten dues targetes i, en el moment exacte en què entra una trucada, la connexió de dades pot caure. Si la fitxa del client s'hagués de baixar d'Internet just aleshores, la finestra arribaria tard o no arribaria.
Per això la llista de clients es guarda dins del telèfon i es va sincronitzant en segon pla. Quan sona una trucada, la consulta és local: no depèn de la cobertura de la nau, ni del poble, ni del soterrani on siguis en aquell moment.
La conseqüència pràctica és que funciona sempre, també si estàs treballant en una casa de camp del Lluçanès sense senyal de dades.
Aquesta decisió de disseny explica per què una funció que sembla senzilla no la té tothom. Mostrar una fitxa quan hi ha bona cobertura és fàcil; mostrar-la en el pitjor moment possible, amb la línia caiguda i el telèfon ocupat per la trucada, demana que les dades ja siguin al dispositiu. És exactament el moment en què més ho necessites.
Android, permisos i telèfons de dues targetes
La funció està disponible a Android, perquè és el sistema que permet a una aplicació mostrar informació a sobre de la pantalla de trucada. Per activar-la cal donar dos permisos: el d'accés a l'estat del telèfon i el de mostrar contingut sobre altres aplicacions.
Val la pena revisar també la configuració d'estalvi de bateria del fabricant, perquè alguns models aturen les aplicacions en segon pla de manera agressiva i això fa que la finestra no aparegui. Amb dues targetes no hi ha problema: la finestra surt igualment, vingui la trucada per la línia que vingui.
Val la pena fer una prova senzilla el primer dia: demana a algú de l'equip que et truqui des del seu número, comprova que la finestra apareix i deixa-la configurada abans de confiar-hi. Si no surt, gairebé sempre és un d'aquests dos motius —un permís que ha quedat sense donar o l'estalvi de bateria— i es resol en un minut.
Qui de l'equip l'hauria de tenir activat
La resposta curta és: qui despenja telèfons. A la pràctica són dues o tres persones, la que atén el número principal i qui condueix la furgoneta, perquè els clients truquen directament al conductor quan tenen el seu número.
Com que cada persona de l'equip entra amb el seu accés i amb els seus permisos, pots decidir què veu cadascú. Un conductor pot veure el nom i l'adreça sense veure la informació econòmica del client. Al manual per triar programa hi ha la resta de criteris de permisos que convé pensar abans de començar.
El que et dona: temps, imatge i cobrament
El primer benefici és de temps. Cada trucada identificada estalvia entre trenta segons i dos minuts de preguntes inicials. Multiplicat per les trucades d'un dia, són hores cada mes.
El segon és d'imatge, i és el que fa tornar la gent. Que et diguin pel nom i que sàpiguen de què parles fa que una empresa de tres persones sembli una empresa seriosa i gran. En un sector on gairebé tot el negoci arriba per recomanació, això té valor directe.
El tercer és de diners: veure el saldo pendent abans de despenjar converteix una trucada qualsevol en una oportunitat de cobrar sense haver de fer la trucada incòmoda. Aquesta pràctica, aplicada amb constància, és de les que més redueixen el deute obert.
Com preparar la base de clients perquè serveixi
La funció només és tan bona com les teves dades. Si tens els telèfons repartits entre l'agenda d'un mòbil, un full de càlcul i una llibreta, la finestra no reconeixerà la meitat de les trucades.
Val la pena dedicar-hi una tarda: unificar els contactes, importar-los des d'Excel i deixar cada client amb el seu telèfon, la seva adreça i el seu historial. El manual de migració de dades explica com fer aquest trasllat sense perdre res. A partir d'aquí, cada comanda nova alimenta la fitxa sola i la qualitat de la base millora sense esforç.
Si el que et porta més volum de trucades és un sector concret, mira com queda aplicat al programa de neteja de catifes, al programa per a electricistes i lampistes o al programa de climatització i calefacció, i completa-ho amb el manual d'avisos al client per reduir encara més les trucades que et pregunten si la feina ja està.
Preguntes freqüents
Funciona si en aquell moment no tinc dades?
Sí. La llista de clients es guarda dins del telèfon i es va sincronitzant en segon pla, de manera que la consulta durant la trucada és local i no depèn de la cobertura.
Està disponible a iOS?
La finestra sobre la pantalla de trucada és una funció d'Android, perquè és el sistema que ho permet. A iOS pots fer servir la resta de l'aplicació amb normalitat.
Què he d'activar al telèfon perquè aparegui?
Dos permisos: accés a l'estat del telèfon i permís per mostrar contingut sobre altres aplicacions. Convé revisar també l'estalvi de bateria del fabricant, que en alguns models atura les aplicacions en segon pla.
Funciona en telèfons amb dues targetes?
Sí. La finestra apareix independentment de la línia per la qual entri la trucada, que és precisament el cas on més falla la connexió de dades.
Els meus treballadors veuran els imports pendents dels clients?
Només si els hi dones permís. Cada persona entra amb el seu accés i pots limitar-la a veure el nom i l'adreça sense la informació econòmica.