La primera onada de calor de juny t'arriba amb quaranta trucades en dos dies
Fins al maig les setmanes anaven tranquil·les. El primer cap de setmana de calor de debò, el telèfon no para: cases rurals que obren temporada, pisos de lloguer turístic a la Costa Brava que necessiten la màquina a punt demà mateix, clients de tota la vida que no han fet el manteniment i ara volen ser els primers.
El sector del clima té aquesta forma: mesos plans i tres setmanes on es decideix l'any. Qui hi arriba amb una llibreta perd feina simplement perquè no aconsegueix ordenar-la, i el que és pitjor, perd clients antics que se senten mal atesos.
ProTakip serveix per repartir la càrrega abans que arribi el pic i per aguantar el pic quan arriba: manteniments programats amb mesos d'antelació, visites amb estat i historial de cada aparell per adreça.
Manteniments periòdics programats amb antelació
La millor manera de sobreviure al juny és haver treballat al març i a l'abril. A ProTakip defineixes el manteniment com a treball periòdic per client, amb freqüència mensual o setmanal triant el dia, i el calendari s'omple sol amb les revisions que toquen.
Això et permet trucar tu abans que et truquin ells, que és una posició completament diferent: proposes la data que a tu et va bé, omples les setmanes fluixes i arribes a la temporada amb menys urgències acumulades. Els clients ho perceben com un servei, no com una venda.
Cada visita queda amb el seu estat i la persona assignada, de manera que a mig juny pots veure d'un cop d'ull què queda obert i què ja està tancat.
Hi ha un efecte econòmic evident. Una empresa que arriba al juny amb la meitat dels manteniments fets pot dedicar la temporada alta a instal·lacions noves, que és on hi ha el marge de veritat. La que hi arriba amb tot per fer es passa dos mesos apagant focs i acaba l'estiu esgotada i sense haver venut cap màquina.
Historial d'aparells per adreça
El valor real d'una empresa de clima és saber què hi ha instal·lat a cada casa. Model de màquina, any d'instal·lació, on és la unitat exterior, si el terrat és comunitari i qui té la clau, quina caldera hi ha i quan es va canviar la placa.
Tot va a la fitxa del client i de l'adreça, amb l'historial de visites i les fotos que hi pengeu. Quan hi tornes al cap d'un any, o quan hi va un tècnic diferent, ningú no ha de començar de zero ni fer una visita només per mirar què hi ha.
Tècnics, rutes i el mapa del dia
Amb dos o tres tècnics repartits entre Girona, Figueres i l'Empordà, l'ordre de les visites decideix quantes en caben en un dia. Les adreces es col·loquen al mapa, s'agrupen per zona i pots veure on són els vehicles.
Cada tècnic entra amb un codi d'invitació i veu les seves visites amb l'adreça i les notes, segons els permisos que li donis. El xat intern i la funció de parlar prement resolen les consultes de camp sense encadenar trucades, i els informes mostren les visites per persona i període.
Al juliol i a l'agost aquesta visió del dia és el que et permet encaixar una urgència sense desmuntar tota la jornada. Si veus que un tècnic ja és a la zona i li queda una visita curta, hi afegeixes l'avaria i avises el client amb una franja realista. L'alternativa habitual —prometre que hi aniràs a la tarda i no arribar-hi— és el que fa perdre clients justament el mes que més se'n necessiten.
Pressupostos d'instal·lació i preus del servei
Una instal·lació nova no es tanca per telèfon. Amb el mòdul de pressupostos crees les línies —màquina, material, hores, treballs de paleta, posada en marxa— amb IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa, i el document surt en PDF per compartir amb el client.
Té estat d'esborrany, enviat, acceptat, rebutjat o caducat, i quan el client accepta es crea la cita automàticament. Per al servei corrent, els preus surten del catàleg amb la unitat que et convingui: hora, unitat o paquet de manteniment. Al manual de la llista de preus expliquem com muntar aquesta llista sense oblidar els extres. Cal recordar que ProTakip no porta magatzem de material ni compres.
Avisos per WhatsApp i recordatoris de temporada
Dos missatges canvien la temporada sencera. El primer és el recordatori de manteniment enviat a la primavera, abans que arribi la calor. El segon és la confirmació de franja horària el matí de la visita, que evita el desplaçament perdut.
Tots dos surten per WhatsApp o com a notificació dins de l'aplicació, amb plantilles escrites una vegada. Al manual d'avisos al client hi ha els textos i el moment adequat, i al manual d'identificador de trucades el detall de com veure qui truca abans de despenjar quan el telèfon no para.
Cobraments, comptes oberts i caixa
Entre particulars el cobrament acostuma a ser al moment, però amb administradors de finques, hotels i empreses de lloguer turístic el normal és el compte obert. Cada client té el seu saldo acumulat, la data de venciment i el repartiment automàtic del cobrament entre les visites pendents.
La caixa registra ingressos i despeses per període i per treballador i els informes et diuen quins clients aporten de veritat. La rutina de seguiment és al manual de cobraments, i si vens d'un altre sistema el manual de migració de dades explica com traslladar clients, adreces i historial; per comparar opcions abans de decidir, el manual per triar programa.
Preguntes freqüents
Puc programar els manteniments amb mesos d'antelació?
Sí. El manteniment es defineix com a treball periòdic per client, amb freqüència mensual o setmanal, i el calendari es va omplint sol. Així pots ocupar les setmanes fluixes abans del pic de temporada.
On guardo el model de màquina i les dades de cada instal·lació?
A la fitxa del client i de l'adreça, amb l'historial de visites, les notes i les fotos. Un tècnic que no hi ha estat mai hi troba el model, la ubicació de la unitat exterior i els detalls d'accés.
Com organitzo dos o tres tècnics en zones diferents?
Les visites del dia es col·loquen al mapa i es poden agrupar per zona. Cada tècnic veu les seves feines al mòbil i pots consultar la posició dels vehicles per encaixar una urgència.
Puc enviar pressupostos d'instal·lació des de l'aplicació?
Sí. Es munten per línies, amb IVA inclòs o exclòs, bestreta i data de validesa, i es generen en PDF. Quan el client l'accepta, la cita d'instal·lació es crea automàticament.
Controla l'estoc de màquines i material?
No. ProTakip no té mòdul de magatzem ni de compres. El que registra són les feines, els preus, els cobraments i les despeses de caixa per període i per treballador.