Cuaca panas seminggu, dan telefon tidak berhenti berdering. Satu panggilan mahu servis biasa, satu lagi mengadu unit tidak sejuk langsung, dan sebuah pejabat kecil mahu empat unit dicuci sebelum hari Jumaat. Sementara itu, senarai pelanggan yang sepatutnya diservis tiga bulan sekali masih tersimpan dalam buku nota di dalam van. Bagi perniagaan servis penghawa dingin, pendapatan yang paling stabil datang daripada pelanggan berulang, dan pelanggan berulang itulah yang paling mudah terlepas apabila tiada sistem. ProTakip menyusun panggilan, tempahan dan peringatan servis dalam satu tempat.
Servis, cuci kimia dan pemasangan dalam satu senarai kerja
Setiap panggilan menjadi satu rekod kerja dengan alamat, jenis kerja, unit yang terlibat dan juruteknik yang ditugaskan. Kerja bergerak melalui peringkat belum dimulakan, sedang dikerjakan, siap dan sudah diserahkan, jadi anda tahu kedudukan hari ini tanpa perlu menelefon setiap juruteknik.
Rekod itu turut menyimpan butiran teknikal yang biasanya hilang, contohnya jenama dan model unit, kapasiti dalam kuasa kuda, kedudukan unit luar, jenis gas dan kerja terakhir yang dibuat. Apabila pelanggan yang sama menelefon enam bulan kemudian, juruteknik yang berlainan pun boleh terus faham keadaan tanpa memulakan semula dari kosong.
Kerja pemasangan unit baharu selalunya memakan masa lebih panjang dan melibatkan bahan. Anda boleh mencatat bahan yang digunakan pada rekod kerja supaya kos sebenar setiap pemasangan menjadi jelas pada hujung bulan.
Tempahan dan peringatan servis berkala
Pelanggan jarang ingat bila kali terakhir unit mereka dicuci. Jika anda tidak mengingatkan mereka, kerja tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang lain. Dalam ProTakip, setiap pelanggan boleh mempunyai kitaran servis yang tersendiri, contohnya setiap tiga bulan untuk rumah kediaman atau setiap dua bulan untuk kedai makan yang unitnya bekerja keras.
Sistem mengingatkan anda apabila tempoh hampir tiba, dan anda boleh menghubungi pelanggan melalui WhatsApp untuk menetapkan tarikh. Tempahan direkodkan dalam kalendar bersama supaya dua juruteknik tidak dijanjikan pada slot yang sama. Cara menyusun mesej peringatan yang tidak menyakitkan hati diterangkan dalam panduan notifikasi pelanggan melalui WhatsApp.
Alamat kondominium, akses dan laluan harian
Di kawasan bandar, sebahagian besar masa juruteknik habis di jalan raya dan di lobi bangunan. Kad pelanggan boleh menyimpan catatan akses seperti nombor blok, nama pengawal, waktu lif barang dibenarkan dan tempat letak kereta yang sesuai untuk van.
Alamat dipaparkan pada peta dan kerja boleh dikumpulkan mengikut kawasan supaya seorang juruteknik menyelesaikan beberapa hentian dalam satu pusingan. Untuk syarikat yang mempunyai lebih daripada satu van, kedudukan kenderaan boleh dipantau supaya panggilan mendesak diberikan kepada pasukan yang paling hampir.
Sebut harga dan harga yang sama untuk semua juruteknik
Harga cuci biasa, cuci kimia, tambah gas, penukaran bahagian dan pemasangan sepatutnya sama tidak kira siapa yang menjawab telefon. Apabila setiap orang menyebut angka mengikut ingatan, pelanggan akan membandingkan dan anda akan kehilangan kepercayaan.
Perkhidmatan ditakrifkan sekali sahaja, sama ada mengikut unit, mengikut kuasa kuda, mengikut jam atau dalam bentuk pakej penyelenggaraan, berserta perkhidmatan tambahan yang berasingan. Sebut harga untuk pejabat atau rumah dengan banyak unit boleh disiapkan semasa masih di tapak. Panduan membina senarai harga perkhidmatan menunjukkan cara menyusun struktur harga yang mudah difahami pelanggan.
Kenal pemanggil sebelum mengangkat
Pada telefon Android, ProTakip memaparkan nama pelanggan, unit yang pernah diservis dan baki yang masih terbuka sebelum anda menjawab panggilan. Anda terus tahu sama ada ini pelanggan penyelenggaraan lama atau panggilan baharu.
Ciri ini tidak memerlukan internet kerana senarai pelanggan disimpan dalam telefon, jadi ia tetap berfungsi di bilik loji, di ruang bawah tanah dan di kawasan yang liputannya lemah. Butirannya diterangkan dalam panduan pengenalan pemanggil untuk perniagaan perkhidmatan.
Kutipan, baki dan gambaran kewangan yang jujur
Pelanggan rumah selalunya membayar terus, tetapi kontrak pejabat dan pengurusan bangunan membayar mengikut kitaran mereka. Baki terbuka dipaparkan mengikut pelanggan dan mengikut tempoh, jadi susulan tidak lagi bergantung kepada ingatan.
Kutipan direkodkan sebaik sahaja diterima, termasuk bayaran berperingkat untuk kerja pemasangan yang besar. Modul kaunter tunai merekod pendapatan dan perbelanjaan mengikut tempoh dan mengikut pekerja, supaya kos gas, bahagian ganti dan minyak van kelihatan jelas. Kaedah susulan yang sopan diterangkan dalam panduan kutipan bayaran dan susulan baki.
Pasukan, laporan dan permulaan
Juruteknik ditambah menerusi kod jemputan dan diberi kebenaran mengikut peranan. Mereka melihat kerja sendiri, manakala pemilik melihat keseluruhan. Pasukan boleh berhubung dalam aplikasi, termasuk fungsi tekan dan cakap semasa memandu antara tapak.
Laporan menunjukkan bilangan kerja, jenis kerja yang paling menguntungkan, jumlah kutipan dan prestasi setiap juruteknik. Aplikasi berfungsi pada Android dan iOS serta boleh digunakan ketika talian terputus. Jika anda sedang membandingkan pilihan, mulakan dengan kriteria memilih sistem, dan jika data anda kini dalam Excel atau sistem lain, rujuk panduan pemindahan data. Syarikat yang turut menerima kerja elektrik dan paip boleh melihat halaman sistem untuk kontraktor elektrik dan paip, manakala yang membuat kerja pengubahsuaian boleh rujuk halaman sistem untuk syarikat pengubahsuaian.
Kontrak penyelenggaraan untuk pejabat, kedai dan restoran
Pendapatan yang paling stabil dalam perniagaan penyaman udara datang daripada kontrak penyelenggaraan, bukan daripada panggilan kecemasan. Pejabat, kedai runcit, restoran dan pusat tuisyen mempunyai banyak unit yang bekerja berjam jam setiap hari, dan mereka lebih suka membayar mengikut jadual tetap daripada menunggu sehingga unit rosak.
Untuk menguruskan kontrak seperti ini, anda perlu tahu dengan tepat berapa banyak unit di setiap premis, di mana kedudukannya, bila kali terakhir setiap satu diservis dan siapa juruteknik yang biasa ke sana. Semua maklumat itu tersimpan pada kad pelanggan dan rekod kerja, jadi mana mana juruteknik boleh mengambil alih tanpa premis itu terasa seperti tempat baharu.
Apabila tempoh servis hampir tiba, sistem mengingatkan anda dan anda boleh menetapkan tarikh dengan pihak pengurusan lebih awal, biasanya di luar waktu puncak perniagaan mereka. Kerja jenis ini juga memudahkan perancangan pasukan, kerana ia boleh dijadualkan pada hari yang lebih sunyi, sekali gus mengimbangi hari hari panas ketika panggilan kecemasan datang bertalu talu dan semua orang terpaksa bekerja lebih masa.
Soalan lazim
Bolehkah sistem mengingatkan pelanggan servis tiga bulan sekali?
Boleh. Anda menetapkan kitaran servis untuk setiap pelanggan dan sistem akan mengingatkan anda apabila tempohnya hampir tiba, supaya anda boleh menghubungi mereka melalui WhatsApp untuk menetapkan tarikh.
Bolehkah saya menyimpan model dan butiran unit setiap pelanggan?
Boleh. Jenama, model, kapasiti, kedudukan unit luar dan kerja terakhir boleh dicatat pada kad pelanggan dan rekod kerja, jadi juruteknik yang berlainan pun terus faham keadaan di lokasi.
Adakah ia sesuai untuk syarikat dengan satu van sahaja?
Sangat sesuai. Perniagaan kecil paling mudah kehilangan pelanggan berulang kerana tiada peringatan. Anda boleh mula dengan rekod kerja dan kad pelanggan sahaja, kemudian tambah ciri lain bila perlu.
Berapa lama masa diperlukan untuk mula?
Anda boleh mula pada hari yang sama. Muat turun aplikasi, daftarkan syarikat anda, dan senarai pelanggan sedia ada boleh dipindahkan daripada Excel supaya anda tidak bermula dari kosong.
Adakah ada kos pada permulaan?
Tiga bulan pertama percuma sepenuhnya tanpa had ciri. Anda boleh menguji sistem sepanjang satu musim yang sibuk sebelum membuat keputusan.