Seorang pelanggan datang tanpa resit dan berkata dia menghantar tiga helai baju kurung minggu lepas. Pekerja anda tahu baju itu ada di suatu tempat dalam kedai, tetapi mencarinya di antara ratusan pakaian yang sudah digantung mengambil masa sepuluh minit, dan dua pelanggan lain menunggu di kaunter. Situasi ini berulang setiap minggu di kebanyakan kedai dobi, dan menjadi lebih teruk menjelang musim perayaan. ProTakip menggantikan buku catatan dan resit yang hilang dengan satu rekod digital untuk setiap kerja, lengkap dengan label yang boleh diimbas.
Setiap kerja ada nombornya, setiap helai ada labelnya
Semasa menerima pakaian di kaunter, anda buka rekod kerja atas nama pelanggan dan senaraikan barang yang diterima, contohnya baju kurung, jubah, seluar slack, kot, langsir atau selimut tebal. Label bar kod dicetak terus dari telefon menerusi pencetak terma Bluetooth dan dilekatkan pada setiap helai atau pada satu bungkusan.
Selepas itu, pencarian tidak lagi bergantung kepada ingatan. Imbas label untuk melihat pemilik, tarikh terima, arahan khas dan tarikh janji. Kerja bergerak melalui peringkat diterima, sedang dikerjakan, siap dan sudah diambil, jadi pekaunter boleh menjawab pertanyaan pelanggan dengan segera walaupun dia baru mula bekerja minggu itu.
Keadaan pakaian semasa diterima juga boleh dicatat, contohnya kesan lama, butang yang tanggal, jahitan yang terbuka atau warna yang sudah pudar. Catatan ringkas ini menyelamatkan banyak perbualan sukar semasa penyerahan.
Musim perayaan dan kerja yang datang serentak
Beberapa minggu sebelum hari raya, jumlah kerja boleh berganda dan janji tarikh menjadi perkara paling sensitif. Pelanggan boleh memaafkan harga, tetapi jarang memaafkan baju yang tidak siap pada hari yang dijanjikan.
Dengan senarai kerja yang tersusun mengikut tarikh janji, anda nampak beban sebenar setiap hari sebelum menerima tempahan tambahan. Kerja segera boleh ditandakan supaya ia tidak hilang di dalam timbunan. Anda juga boleh melihat kerja yang sudah siap tetapi belum diambil, iaitu masalah ruang yang paling kerap dihadapi kedai dobi kecil.
Pekerja sambilan yang diambil khas untuk musim sibuk pun boleh mula bekerja dengan lebih cepat. Kerana setiap kerja mempunyai nombor, label dan status yang jelas, mereka tidak perlu menghafal susunan rak atau bergantung kepada penjelasan pekerja lama yang sendiri sedang sibuk di kaunter.
Beritahu pelanggan melalui WhatsApp apabila pakaian siap
Di Malaysia, WhatsApp ialah cara paling semula jadi untuk memberitahu pelanggan. ProTakip menghantar mesej automatik apabila status kerja bertukar, contohnya apabila pakaian sudah siap dan boleh diambil, atau sebagai peringatan lembut untuk kerja yang sudah lama menunggu di rak.
Templat mesej disediakan sekali sahaja dan digunakan berulang kali, dengan nama pelanggan dan nombor kerja diisi secara automatik. Bagi kedai yang menyediakan perkhidmatan ambil dan hantar, mesej boleh dihantar juga apabila penghantar dalam perjalanan. Contoh susunan ayat ada dalam panduan notifikasi pelanggan melalui WhatsApp.
Harga mengikut jenis, kilo atau helai
Kedai dobi biasanya mempunyai beberapa kaedah pengiraan pada masa yang sama, iaitu mengikut kilo untuk cucian biasa, mengikut helai untuk dry clean, dan harga khas untuk barang besar seperti langsir, permaidani kecil dan selimut tebal.
Semua ini ditakrifkan sekali sahaja dalam senarai harga, berserta perkhidmatan tambahan seperti menggosok, membaiki jahitan ringkas atau perkhidmatan segera. Selepas itu, harga tidak lagi bergantung kepada siapa yang berada di kaunter. Panduan membina senarai harga perkhidmatan menerangkan cara menyusunnya supaya mudah dijelaskan kepada pelanggan.
Pelanggan tetap, pelanggan korporat dan baki terbuka
Kad pelanggan menyimpan sejarah kerja, keutamaan seperti tidak mahu pelembut kain, alamat penghantaran dan baki yang masih terbuka. Untuk pelanggan korporat seperti hotel bajet, salun, restoran dan asrama, ini penting kerana pembayaran selalunya dibuat mengikut kitaran bulanan.
Anda boleh melihat dalam satu skrin siapa yang masih berhutang dan sejak bila, dan kutipan direkodkan sebaik sahaja diterima. Modul kaunter tunai merekod pendapatan dan perbelanjaan mengikut tempoh dan mengikut pekerja, supaya kos bahan pencuci dan bil utiliti kelihatan berbanding pendapatan sebenar. Panduan kutipan bayaran dan susulan baki boleh dijadikan rujukan.
Panggilan masuk dan pelanggan yang anda kenal
Pada telefon Android, nama pelanggan, kerja terakhirnya dan baki yang belum dijelaskan dipaparkan pada skrin sebelum anda mengangkat. Semasa kaunter sibuk, ini menjimatkan setengah minit setiap panggilan, dan setengah minit itu bertambah dengan cepat.
Ciri ini berfungsi tanpa internet kerana senarai pelanggan disimpan dalam telefon. Penerangan lanjut ada dalam panduan pengenalan pemanggil untuk perniagaan perkhidmatan.
Pasukan, cawangan dan laporan
Pekerja ditambah menerusi kod jemputan dan diberi kebenaran mengikut tugas. Pekaunter melihat kerja kaunter, penghantar melihat kerja penghantaran, dan pemilik melihat keseluruhan. Pasukan boleh berhubung dalam aplikasi, termasuk fungsi tekan dan cakap yang memudahkan komunikasi antara kaunter dan bahagian belakang.
Laporan menunjukkan jumlah kerja, perkhidmatan yang paling laris, jumlah kutipan dan waktu paling sibuk dalam seminggu. Aplikasi berfungsi pada Android dan iOS dan boleh digunakan ketika talian terputus. Sebelum memilih sistem, ada baiknya membaca kriteria memilih sistem, dan jika anda sudah mempunyai data pelanggan, panduan pemindahan data menerangkan cara memindahkannya. Kedai yang turut menerima cucian karpet dan sofa boleh melihat halaman sistem untuk perniagaan cucian karpet, manakala yang mempunyai bahagian pembersihan rumah boleh rujuk halaman sistem untuk syarikat pembersihan.
Perkhidmatan ambil dan hantar ke rumah pelanggan
Semakin ramai kedai dobi menawarkan perkhidmatan ambil dan hantar, terutamanya di kawasan kondominium dan taman perumahan yang penghuninya bekerja sepanjang hari. Perkhidmatan ini menambah pendapatan, tetapi ia juga menambah satu lapisan penyelarasan yang tidak wujud sebelum ini, iaitu siapa yang mengambil, bila, dan di alamat mana.
Dalam ProTakip, kerja pengambilan dan penghantaran mempunyai alamat dan waktunya sendiri, dan alamat itu dipaparkan pada peta. Kerja boleh dikumpulkan mengikut kawasan supaya satu pusingan motosikal atau van menampung beberapa hentian, dan bukan berulang alik ke taman yang sama dua kali sehari.
Catatan akses seperti nombor unit, nama pengawal dan waktu yang sesuai untuk mengetuk pintu disimpan pada kad pelanggan, jadi penghantar baharu tidak perlu bertanya semula. Apabila penghantar dalam perjalanan, pelanggan boleh dimaklumkan melalui WhatsApp supaya mereka bersedia menerima. Bagi kedai kecil, susunan yang kemas seperti ini membolehkan seorang penghantar melakukan kerja yang sebelum ini memerlukan dua orang, dan itu memberi kesan langsung kepada keuntungan setiap bulan.
Soalan lazim
Bagaimana jika pelanggan datang tanpa resit?
Anda cari mengikut nama atau nombor telefon dan semua kerjanya akan terpapar, termasuk yang siap tetapi belum diambil. Label bar kod pada setiap helai memudahkan pekerja mencari barang di rak dengan cepat.
Bolehkah saya mengira harga mengikut kilo dan mengikut helai serentak?
Boleh. Beberapa kaedah pengiraan boleh digunakan pada masa yang sama, iaitu mengikut kilo, mengikut helai, mengikut masa atau dalam bentuk pakej, mengikut jenis perkhidmatan yang anda tawarkan.
Bolehkah sistem mengingatkan pelanggan yang lama tidak mengambil barang?
Boleh. Kerja yang sudah siap tetapi belum diambil kelihatan dalam satu senarai, dan anda boleh menghantar peringatan yang sopan melalui WhatsApp terus dari aplikasi.
Perlukah komputer di kaunter?
Tidak perlu. Semuanya boleh dilakukan dari telefon, termasuk mencetak label dan resit menerusi pencetak terma Bluetooth. Jika anda mahu, sistem juga boleh digunakan pada tablet.
Berapakah kos permulaan?
Tiga bulan pertama percuma sepenuhnya tanpa had ciri, jadi anda boleh mencubanya sepanjang satu musim sibuk sebelum membuat keputusan.