Sobota, kolejka przy ladzie i marynarka bez kwitu
Sobotnie przedpołudnie, przy ladzie stoi pięć osób. Pan w płaszczu twierdzi, że oddawał trzy sztuki: dwie koszule i marynarkę. Na wieszaku są koszule, marynarki nie ma. Kwit zgubił, w zeszycie widnieje tylko nazwisko i kwota. Kolejka rośnie, pracownica przegląda drążek metr po metrze, a marynarka leży w kącie z odprutą metką, bo ktoś zdjął ją do poprawki i nie zapisał tego nigdzie.
W pralni chemicznej nie zarządza się zleceniami, tylko pojedynczymi sztukami. Jedno przyjęcie może mieć osiem elementów, każdy o innej technologii i innym czasie. Zeszyt tego nie utrzyma, bo zeszyt zna tylko klienta, a nie zna rękawa, plamy i wieszaka.
ProTakip rozbija przyjęcie na pozycje. Każda sztuka dostaje własną linię, własną cenę i własny stan, a całość widać jako jedno zlecenie klienta.
Przyjęcie sztuka po sztuce, z opisem stanu
Przy ladzie wpisujesz rodzaj odzieży, kolor, liczbę sztuk i uwagi: przetarty kołnierz, brakujący guzik, plama po tłuszczu na prawym rękawie. Te uwagi ratują potem przed sporem, bo są zapisane przed czyszczeniem, a nie po nim.
Ceny bierze się z listy usług, więc ta sama koszula kosztuje tyle samo w poniedziałek i w sobotę, niezależnie od tego, kto stoi przy ladzie. Sposób układania takiej listy opisuje poradnik o budowaniu cennika.
Po zatwierdzeniu drukujesz kwit i etykiety na drukarce termicznej Bluetooth. Klient dostaje swój numer, a sztuki idą na proces z kodem kreskowym.
Kod kreskowy zamiast szukania po drążku
Etykieta przy sztuce jest tym, czego nie da się zastąpić pamięcią. Skanujesz przy przyjęciu na maszynę, skanujesz po prasowaniu, skanujesz przy wieszaniu na drążek rzeczy gotowych. Program wie, gdzie jest każda pozycja i ile czasu tam stoi.
Gdy klient przychodzi po odbiór, wpisujesz numer i widzisz wszystkie jego sztuki oraz to, czy komplet jest w całości. Jeśli jednej brakuje, wiadomo od razu, na którym etapie została, a nie po pół godzinie szukania.
Ten sam mechanizm działa przy praniu wodnym i przy praniu firan. Jeśli obok odzieży przyjmujesz dywany, prowadzi je moduł prania dywanów z tą samą logiką kolejki.
Gotowe do odbioru i wiadomość do klienta
Kiedy ostatnia sztuka z przyjęcia trafia na drążek rzeczy gotowych, zlecenie zmienia stan na gotowe do odbioru, a klient dostaje wiadomość WhatsApp z numerem kwitu. To jest ten jeden komunikat, który najmocniej zmniejsza liczbę telefonów do punktu.
Rzeczy stojące zbyt długo widać na osobnej liście. Po ustalonym czasie można wysłać uprzejme przypomnienie, żeby drążek nie zamienił się w magazyn depozytowy. Wzory takich wiadomości są w poradniku o powiadomieniach.
Jeśli punkt prowadzi też odbiory pod adresem, zlecenia z dowozem ustawiają się w kolejce dostaw z mapą i podziałem na dzielnice.
Kasa, zaliczki i rozliczenie zmiany
W pralni część klientów płaci przy przyjęciu, część przy odbiorze, a kontrahenci firmowi raz w miesiącu. ProTakip zapisuje wpłaty i wpłaty częściowe przy zleceniu, prowadzi kasę z podziałem na okresy i pracowników, a przy kliencie pokazuje otwarte saldo.
Na koniec zmiany widać utarg z podziałem na osoby, więc liczenie szuflady jest porównaniem dwóch liczb, a nie śledztwem. Rutynę pilnowania zaległości opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach. ProTakip nie prowadzi księgowości i nie wystawia dokumentów księgowych.
Punkt, telefon i zespół
Gdy dzwoni stały klient, na ekranie widać jego nazwisko i ostatnie kwity, także bez internetu. Opisuje to poradnik o identyfikacji dzwoniącego. Przy dwóch punktach i jednej pralni centralnej pracownicy rozmawiają na czacie wewnętrznym, a zlecenia widać wspólnie.
Uprawnienia ustawiasz osobno: osoba przy ladzie przyjmuje i wydaje, właściciel widzi raporty i kasę. Program działa na systemach Android i iOS, także offline, a pierwsze trzy miesiące są bez opłat. Bazę klientów przenosimy z pliku Excel lub z poprzedniego systemu, co opisuje poradnik o zmianie programu. Kryteria porównania narzędzi zebrane są w tekście jak wybrać program.
Rok w pralni: od wrześniowych marynarek do firan przed świętami
Pralnia chemiczna żyje falami. Wrzesień to powrót garniturów i marynarek po wakacjach, październik i listopad to kurtki oraz płaszcze, grudzień to firany i obrusy przed świętami, a maj to sukienki komunijne i wesela. W tygodniu, w którym pierwszy raz naprawdę spadnie temperatura, przez ladę przechodzi kilka razy więcej sztuk niż zwykle.
Te fale da się zobaczyć wcześniej, jeśli masz zapisany poprzedni rok. Raport pokazuje liczbę przyjęć w kolejnych tygodniach, więc wiesz, kiedy dołożyć osobę do prasowania i kiedy nie planować urlopu. Decyzja o zatrudnieniu przestaje być przeczuciem, a staje się odczytaniem własnych danych.
W szczycie wydłuża się też realny termin odbioru. Zamiast obiecywać przy ladzie dwa dni i tłumaczyć się w czwartek, ustawiasz termin zgodny z kolejką, a klient dostaje wiadomość dopiero wtedy, gdy komplet naprawdę wisi na drążku rzeczy gotowych.
Hotele, restauracje i stali kontrahenci
Obok klientów z ulicy prawie każdy punkt obsługuje kilka firm: hotel z pościelą, restaurację z obrusami, salon z odzieżą roboczą. To zupełnie inny rytm pracy, bo odbiór jest cykliczny, ilości większe, a rozliczenie miesięczne.
Kontrahenta zapisujesz jako jednego klienta, a pod nim gromadzą się kolejne przyjęcia i sztuki. Pod koniec miesiąca masz zestawienie pozycji i kwot zamiast zbierania kwitów z szuflady. Podobnie prowadzi się stałe umowy w firmach sprzątających, gdzie też liczy się powtarzalny cykl.
Trzeba to powiedzieć wprost, bo pytanie wraca w każdej rozmowie: ProTakip nie jest programem księgowym. Nie wystawia faktur, nie prowadzi ewidencji i nie wysyła plików JPK. Faktura i rozliczenia z urzędem zostają w twoim programie księgowym albo w biurze rachunkowym, a z ProTakip bierzesz uporządkowaną listę wykonanych usług i wpłat.
Najczęściej zadawane pytania
Czy każda sztuka może mieć osobną cenę i status?
Tak. Przyjęcie składa się z pozycji, a każda pozycja ma swój rodzaj, cenę, uwagi o stanie i własny etap. Klient widzi jedno zlecenie, a pralnia pracuje na pojedynczych sztukach.
Co, jeśli klient zgubi kwit?
Wystarczy nazwisko albo numer telefonu. Program pokaże otwarte zlecenia tego klienta razem z listą sztuk i miejscem, w którym się znajdują, więc wydanie nie wymaga przeszukiwania drążka.
Czy da się oznaczyć uszkodzenie przed czyszczeniem?
Tak i warto to robić zawsze. Uwagi o przetarciach, brakujących guzikach czy trwałych plamach zapisujesz przy przyjęciu. Zapis ma datę i osobę, która go wprowadziła, więc późniejsza rozmowa opiera się na fakcie, a nie na pamięci.
Czy program przypomni o rzeczach nieodebranych?
Tak. Zlecenia czekające dłużej niż ustalony czas widać na osobnej liście, a do klienta można wysłać uprzejme przypomnienie przez WhatsApp z numerem kwitu.
Czy obsłużę dwa punkty na jednym koncie?
Tak. Pracowników dodajesz kodem zaproszenia i nadajesz im uprawnienia, a zlecenia są wspólne dla firmy. Dzięki temu punkt przyjmujący widzi, że rzecz jest już gotowa w pralni centralnej.