W skrócie: Program dla firmy sprzątającej trzyma dwa rodzaje pracy w jednym miejscu. Zlecenie, które zabierasz do pracowni, idzie etapami: do odbioru, w realizacji, gotowe, do dostarczenia. Sprzątanie u klienta żyje w grafiku jako wizyta: zaplanowana, rozpoczęta ze stoperem, zakończona. Wokół tego kartoteka klienta, trasa dnia, zdjęcia z pracy i rozliczenie pieniędzy.
Co program dla firmy sprzątającej musi umieć?
Zapytaj właściciela kilkuosobowej firmy, gdzie ma dziś swoje zlecenia, a usłyszysz zawsze to samo: część w zeszycie, część w wiadomościach na telefonie, część w głowie kierowcy. Przy pięciu zleceniach dziennie to działa. Przy piętnastu zaczyna się sypać: dywan przyjęty bez wymiarów, ekipa pod blokiem bez kodu do domofonu, klient dzwoni z pytaniem o swoją kanapę i nikt nie potrafi odpowiedzieć od ręki.
Nieważne, czy nazwiesz to CRM-em, systemem, czy po prostu programem do zarządzania firmą sprzątającą — potrzebne są cztery rzeczy. Widzieć każde zlecenie na jego etapie. Wiedzieć, kto i dokąd dziś jedzie. Udowodnić, że praca została wykonana. Wiedzieć, ile pieniędzy już wpłynęło, a ile wciąż wisi. Cała reszta to nadbudowa nad tymi czterema. Jeśli dopiero się rozglądasz, zacznij od ogólnego przeglądu: program dla firmy sprzątającej, a tutaj wróć po szczegóły organizacji dnia.
Pobierz aplikację
Zapewnij klientom profesjonalną obsługę z ProTakip. Pobierz teraz i zacznij w kilka minut.
Czym różni się zlecenie w pracowni od sprzątania u klienta?
To dwa różne światy i mieszanie ich kosztuje. Rzecz, którą zabierasz do siebie — dywan, wykładzina, fotel — idzie etapami: do odbioru → w realizacji → gotowe → do dostarczenia. Leży fizycznie u ciebie i całe pytanie brzmi: na jakim jest etapie i kiedy wraca do właściciela.
Sprzątanie mieszkania, pranie tapicerki czy czyszczenie dywanu na miejscu to spotkanie. Ma datę, godzinę i adres: zaplanowane → rozpoczęte → zakończone. Kiedy brygadzista na miejscu naciska start, rusza stoper, a na koniec widzisz nie „jakieś dwie godziny”, tylko realny czas pracy. Po miesiącu z tych stoperów układa się uczciwy obraz: które usługi wyceniasz za nisko, bo zawsze trwają dłużej, niż pamiętasz.
W większości firm oba scenariusze i tak się przeplatają: rano odbiór trzech dywanów, po południu pranie kanapy u klienta, wieczorem rozwózka gotowych rzeczy. Dlatego wygodniej trzymać je w jednym programie niż na dwóch osobnych listach.
| Co się dzieje | Zlecenie w pracowni | Wizyta u klienta |
|---|---|---|
| Start | Etap „do odbioru”: adres trafia na listę odbiorów | Wpis w grafiku na konkretny dzień i godzinę |
| W trakcie | Etap „w realizacji”: pranie, suszenie, wykończenie | Ekipa naciska start, leci stoper |
| Gotowość | Etap „gotowe”: rzecz czeka na dostawę | Etap „zakończone” ze zdjęciami i kwotą |
| Zamknięcie | Etap „do dostarczenia”: adres idzie na listę dostaw | Płatność na miejscu: gotówka, karta lub przelew |
| Co widzi klient | Stronę śledzenia swojego zlecenia | Wiadomość na WhatsAppie o wizycie |
Jak wygląda grafik sprzątania na dany dzień?
Dzień zaczyna się nie od odprawy, tylko od telefonu w ręce. Pracownik widzi na ekranie wyłącznie swoją pracę: adresy do odbioru, adresy do dostawy i przypisane wizyty z godzinami. Nic ponad to — uprawnienia ustawia się osobno dla każdej osoby, więc kierowca nie ogląda tego, co widzi właściciel.
Ludzie dołączają do firmy kodem zaproszenia: wysyłasz kod, człowiek instaluje aplikację i jest w twojej firmie. Dalej kontakt nie idzie przez prywatne czaty — jest czat wewnętrzny i funkcja naciśnij i mów: przytrzymujesz, mówisz, puszczasz, cała ekipa słyszy. Przy mokrych rękach i włączonym odkurzaczu piorącym to wygodniejsze niż dzwonienie.
Lokalizacja pracowników pokazuje się okresowo na mapie. Nie chodzi o kontrolę dla samej kontroli: kiedy klient pyta, o której będzie ekipa, odpowiadasz w dwie sekundy, zamiast dzwonić do człowieka, który akurat prowadzi z dywanem na dachu.
Jak ułożyć trasę, żeby nie jeździć dwa razy przez całe miasto?
Listy odbiorów i dostaw otwierają się na mapie. Punkty można przeciągać palcem i ustawiać ręcznie — jeśli znasz dzielnicę lepiej niż jakikolwiek algorytm. Można też włączyć automatyczną optymalizację: program liczy po realnych odległościach drogowych, a nie w linii prostej, i przy trzech lub więcej punktach pokazuje, ile kilometrów i minut udało się zaoszczędzić.
Gotową trasę otwierasz w Mapach Google albo w nawigacji Yandex — czyli w tym, czego kierowca i tak używa codziennie. Nikt nie musi uczyć się nowej nawigacji tylko dlatego, że firma zmieniła program.
W praktyce wygląda to prosto: wieczorem biuro układa listę na jutro, rano brygadzista raz optymalizuje ją i rusza. Dwa dodatkowe przejazdy przez miasto to paliwo, stracona godzina i zwykle jedno przepalone zlecenie, bo ktoś nie doczekał.
Jak liczyć cenę: za metr, za sztukę czy za kilogram?
W tej branży nie ma jednej jednostki i program nie powinien jej narzucać. Cenę liczy się za metr kwadratowy, za sztukę, za kilogram albo za metr bieżący — tak, jak przyjęło się u ciebie. Dla dywanów jest wpis szerokości i długości: przyjmujący wbija 2,5 na 3,5, powierzchnia liczy się sama i nikt nie myli się w pamięci przy rozładunku.
Usługi dodatkowe definiuje się osobno: wywabianie plam, ozonowanie, zabezpieczenie antypoślizgowe, wniesienie na piętro bez windy. Dodajesz je do zlecenia i w kwocie końcowej widać, z czego się wzięła — to łatwiej wytłumaczyć klientowi niż okrągłą sumę wziętą z sufitu. Jak ułożyć same liczby, opisaliśmy w tekście o tym, jak ustalić cennik prania dywanów.
Kiedy wysłać wycenę i co ona daje?
Przy większych zleceniach rozmowa o cenie toczy się przed przyjazdem. Wycenę składasz z pozycji, wpisujesz zaliczkę i termin ważności, a do klienta idzie PDF — dokument, który bez wstydu można przesłać na czat albo pokazać księgowej zleceniodawcy.
Najważniejsze jest jednak co innego: kiedy klient wycenę zaakceptuje, z przyjętej wyceny automatycznie powstaje wizyta w grafiku. Nikt nie przepisuje adresu i zakresu prac po raz drugi, a zlecenie nie ginie w luce między „umówione” a „jedziemy”.
Termin ważności to nie formalność, tylko sposób na zamknięcie tematu. Jeśli wycena wisi trzeci tydzień, albo wystawiasz ją ponownie po nowych cenach, albo spokojnie ją zamykasz i przestajesz nosić w głowie.
Czym udowodnić wykonaną pracę?
Spór „to wy rozdarliście” albo „ta plama była wcześniej” rozstrzyga jedna rzecz: zdjęcie. Fotografie dopina się bezpośrednio do zlecenia i zostają w historii klienta — po pół roku otwierasz kartotekę i widzisz, w jakim stanie rzecz przyjechała i jaka wyjechała.
Potem papier. Paragony i etykiety drukujesz na drukarce termicznej przez Bluetooth, prosto z telefonu, bez laptopa w aucie. Na etykiecie jest numer sztuki (3 / 7) i kod QR, więc w pracowni od razu wiadomo, ile sztuk liczy zlecenie i którą masz właśnie w rękach. Sam klient śledzi swoje zlecenie na stronie śledzenia, a powiadomienia idą na WhatsAppa — o tym jest osobny tekst: powiadomienia dla klientów na WhatsAppie.
Jeśli w jednej firmie prowadzisz kilka marek — na przykład osobną nazwę na dywany i osobną na sprzątanie mieszkań — każda ma własną nazwę, telefon, numer WhatsAppa i własną różnicę w cenie. Na paragonie i na stronie śledzenia klient widzi dokładnie tę markę, do której zadzwonił, a ty prowadzisz to jedną ekipą.
Kto ile zainkasował i ile zostało do zapłaty?
Płatność zaznacza się tam, gdzie zamyka się pracę: gotówka, karta albo przelew. Jeśli klient zapłacił połowę, druga połowa zostaje otwartym saldem w jego kartotece i nie gubi się do następnego telefonu.
Wieczorem widać rzecz prostą: kto z ekipy ile przyjął i za które zlecenia. To zdejmuje połowę nieprzyjemnych rozmów na koniec miesiąca — zwykle nie dlatego, że ktoś kradnie, tylko dlatego, że człowiek uczciwie zapomniał. Temat należności rozwijamy w tekście o rozliczeniach i należnościach, a cała historia konkretnej osoby mieszka w bazie klientów firmy sprzątającej.
Jeśli czegoś potrzebujesz, a tego nie ma
Oto, co program robi dzisiaj: prowadzi zlecenia w pracowni etapami i wizyty u klienta w grafiku, liczy cenę za metr kwadratowy, sztukę, kilogram albo metr bieżący, składa wyceny z zaliczką i PDF-em, układa trasę dnia z automatyczną optymalizacją, trzyma zdjęcia z pracy, drukuje paragony i etykiety przez Bluetooth, zapisuje płatności i otwarte salda, pokazuje kartę dzwoniącego na Androidzie, prowadzi zespół przez kody zaproszeń i uprawnienia, wysyła powiadomienia na WhatsAppa i daje klientowi stronę śledzenia. Wszystko działa w panelu app.protakip.com bez instalacji oraz w aplikacjach na Androida i iOS.
Na przykład powtórna wizyta u stałego klienta powstaje dziś ręcznie: otwierasz kartotekę, patrzysz na poprzednie zlecenie, ustawiasz datę. Jeśli potrzebujesz, żeby program robił to sam — napisz do nas: takie prośby trafiają do planu rozwoju. Pierwsze trzy miesiące są bezpłatne i zwykle to wystarczy, żeby zobaczyć, czego brakuje właśnie twojej firmie, i powiedzieć to konkretnie, a nie na wyczucie.
Najczęstsze pytania
Mam naprawdę małą firmę: ja, żona przy telefonie i dwóch ludzi w aucie. Czy taki program nie będzie dla nas za ciężki?
Jest robiony właśnie na taką skalę. Biuro pracuje z przeglądarki na app.protakip.com, bez instalowania czegokolwiek, a ekipie wystarcza aplikacja w telefonie: własna lista na dziś, przycisk startu, zdjęcia i zaznaczenie płatności. Pierwsze trzy miesiące są bezpłatne, więc spokojnie sprawdzisz, czy program przyjmie się w codziennej robocie.
Odbieramy dywany do pracowni i jednocześnie jeździmy sprzątać mieszkania. Czy będziemy musieli prowadzić dwie osobne listy?
Oba rodzaje pracy mieszczą się w jednym programie, tylko rządzą się innymi zasadami. Zlecenie w pracowni idzie etapami do odbioru, w realizacji, gotowe, do dostarczenia, a sprzątanie na miejscu jest wizytą z datą, godziną i stoperem. Klient pozostaje jeden, kartoteka jedna, a w środku i dywany, i wizyty.
Klient na miejscu zrezygnował z części usług i kwota wyszła zupełnie inna. Jak to zapisać, żeby potem się nie kłócić?
Zakres zlecenia poprawia się na miejscu: usuwasz zbędne pozycje albo dopisujesz usługę, a kwota przelicza się sama. Jeśli klient zapłacił część, zaznaczasz przyjęte pieniądze jako gotówkę, kartę lub przelew, a reszta zostaje otwartym saldem w jego kartotece — zobaczysz je również za miesiąc, przy kolejnym telefonie.
Czy mogę sprawdzić, gdzie jest teraz ekipa, bez dzwonienia do kierowcy co pół godziny?
Lokalizacja pracowników pokazuje się okresowo na mapie, więc na pytanie klienta o godzinę przyjazdu odpowiadasz od razu. Gdy trzeba dogadać szczegóły, jest czat wewnętrzny i funkcja naciśnij i mów: przytrzymujesz, mówisz, puszczasz — człowiek za kierownicą słyszy wiadomość i odpowiada, nie biorąc telefonu do ręki.
Nie chcę, żeby nowy pracownik widział obroty i całą bazę klientów. Da się to ograniczyć?
Uprawnienia ustawia się osobno dla każdej osoby. Pracownik dołącza kodem zaproszenia, a ty decydujesz, co mu otworzyć: tylko adresy na dziś, pracę ze zleceniami albo więcej. Jeśli po miesiącu człowiek odchodzi, dostęp zamykasz, a cała historia jego zleceń i adresów zostaje w firmie.
Mamy wszystko w Excelu i w zeszycie. Ile potrwa przejście i kto będzie wklepywał te dane?
Eksportujesz to, co masz, do Excela i wysyłasz do wsparcia — import robimy my. W większości firm zajmuje to około dziesięciu minut, po czym klienci są już w programie razem z telefonami i adresami. Szczegóły opisaliśmy w tekście o zmianie programu i migracji danych.