Wtorek, ósma rano, osiem adresów i jedna kartka
Bus stoi pod magazynem, kierowca trzyma kartkę z ośmioma adresami. Trzy zapisała żona właściciela w niedzielę, dwa przyszły przez WhatsApp, jeden podał sąsiad z podwórka. Przy czwartym adresie okazuje się, że klientka prosiła o odbiór po piętnastej, tylko nikt tego nie zanotował. Bus wraca po południu drugi raz na tę samą ulicę, a to jest już spalone paliwo i dwie godziny pracy dwóch osób.
Firma prania dywanów rzadko upada z braku klientów. Upada dlatego, że informacja o zleceniu żyje jednocześnie w pięciu miejscach: w głowie właściciela, w zeszycie, w telefonie kierowcy, na taśmie malarskiej naklejonej na rulon i w pamięci pracownika przy praczce. Każde z tych miejsc mówi coś trochę innego, a klient dzwoni po tygodniu i pyta o swój perski dywan, którego nikt nie umie znaleźć.
ProTakip zakłada, że zlecenie ma jeden zapis i jeden status. Wszystko inne jest tylko widokiem tego samego zlecenia: lista odbiorów dla kierowcy, lista prania dla magazynu, lista gotowych do zwrotu dla osoby planującej trasę.
Od odbioru do zwrotu w jednym łańcuchu zleceń
Zlecenie zaczyna się w chwili, gdy ktoś odbierze telefon. Wpisujesz klienta, adres, liczbę sztuk i termin odbioru, a zlecenie ustawia się w kolejce do odbioru. Kierowca widzi tę samą pozycję w telefonie, zaznacza odbiór na miejscu, a rulony w tym momencie przechodzą do stanu w praniu. Nikt nie musi nikomu tego zgłaszać ustnie.
Po suszeniu i zawinięciu zlecenie trafia do stanu gotowe do zwrotu. To jest ta lista, którą rano otwiera osoba układająca trasę: widzi, ile paczek czeka, w jakich dzielnicach i które czekają najdłużej. Zamiast szukać po magazynie, planuje się z listy.
Każda zmiana etapu zostaje w historii z godziną i nazwiskiem pracownika. Kiedy klient twierdzi, że oddał cztery dywany, a wraca z trzema, nie ma sporu o pamięć. Jest wpis.
Etykieta z kodem kreskowym zamiast taśmy malarskiej
Rulon bez oznaczenia to rulon niczyj. Po tygodniu deszczu, gdy w magazynie stoi dwieście sztuk, kreda na frędzli i marker na taśmie przestają działać. ProTakip drukuje etykietę z kodem kreskowym na przenośnej drukarce termicznej Bluetooth, wprost z telefonu, jeszcze u klienta pod drzwiami.
Na etykiecie jest numer zlecenia, nazwisko, liczba sztuk i pozycja w kolejce. Skanujesz kod przy przyjęciu na pranie, skanujesz przy zwijaniu, skanujesz przy załadunku do busa. Trzy skany zamiast trzech rozmów telefonicznych i jednego nieporozumienia.
Etykieta pomaga też przy reklamacji. Jeśli plama nie zeszła i klient wraca po dwóch tygodniach, wystarczy odczytać kod, żeby zobaczyć, kto prał, kiedy i jakim programem.
Wycena za metr kwadratowy, sztukę i usługi dodatkowe
Dywan wełniany, chodnik syntetyczny, narożnik tapicerski i futro liczy się inaczej. W ProTakip definiujesz produkty z własnymi jednostkami: metr kwadratowy, sztuka, godzina albo pakiet. Do tego dokładasz usługi dodatkowe, na przykład impregnację, odgrzybianie albo odbiór z wysokiego piętra bez windy.
Wymiary wpisuje się raz, przy przyjęciu, a program sam mnoży metraż przez stawkę. Kończy się liczenie na kalkulatorze w bramie i kończy się sytuacja, w której dwóch pracowników podaje klientowi dwie różne kwoty za to samo. Jeśli dopiero ustawiasz stawki, praktyczny układ znajdziesz w tekście o tym, jak zbudować cennik prania dywanów.
Powiadomienia WhatsApp zamiast pytań o to, gdzie jest dywan
Większość telefonów przychodzących do pralni dywanów to jedno pytanie: kiedy dostanę swoje rzeczy z powrotem. Każdy taki telefon zabiera kilka minut i przerywa pracę przy maszynie. ProTakip wysyła wiadomość przez WhatsApp automatycznie w momencie zmiany etapu, według szablonu, który ustawiasz raz.
Klient dostaje potwierdzenie odbioru, informację o zakończeniu prania i zapowiedź dostawy w danym dniu. Praktyczne wzory treści i moment ich wysyłki opisuje osobny poradnik o powiadomieniach dla klientów.
Drugi kanał to sam telefon. Gdy dzwoni znany numer, na ekranie pojawia się nazwisko, adres i ostatnie zlecenia, także bez internetu. Jak to działa w praktyce, opisuje tekst o identyfikacji dzwoniącego.
Kasa, należności i koniec dnia bez zeszytu
Część klientów płaci przy zwrocie, część przelewem po tygodniu, a część zostawia zaliczkę przy odbiorze. Bez zapisu po miesiącu nikt nie wie, kto zalega. ProTakip prowadzi kasę z podziałem na przychody i wydatki, okresy oraz pracowników, a przy każdym kliencie pokazuje otwarte saldo.
Kierowca zaznacza wpłatę w telefonie zaraz po zwrocie, więc wieczorem gotówka w kopercie zgadza się z listą w programie albo od razu widać, gdzie się rozjechała. Cotygodniową rutynę ściągania zaległości opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach.
ProTakip nie jest programem księgowym i nie zastępuje biura rachunkowego. Pokazuje ruch pieniędzy w firmie, a nie prowadzi ksiąg ani deklaracji.
Zespół, trasa i praca bez zasięgu
Pracowników dodajesz kodem zaproszenia, a każdemu nadajesz zakres uprawnień. Kierowca widzi swoje odbiory i zwroty, ale nie widzi obrotu firmy. Osoba przy telefonie zakłada zlecenia i wysyła powiadomienia. Właściciel widzi wszystko, a dodatkowo raporty oraz wydajność poszczególnych osób.
Trasa dnia układa się na mapie z podziałem na dzielnice, a zespół rozmawia w komunikatorze wewnętrznym i przez funkcję mówienia jednym przyciskiem, więc kierowca nie musi trzymać telefonu przy uchu podczas jazdy. W piwnicy, w windzie i na obrzeżach miasta aplikacja działa offline, a dane synchronizują się, kiedy wróci zasięg.
ProTakip działa na systemach Android i iOS, dane z arkusza Excel albo z poprzedniego programu da się przenieść, a pierwsze trzy miesiące są bez opłat. Jeśli właśnie porównujesz rozwiązania, pomocna będzie lista kryteriów w tekście jak wybrać program do prania dywanów, a sam przebieg przenosin opisuje poradnik o zmianie programu i migracji danych.
Najczęściej zadawane pytania
Czy program liczy dywany po metrach kwadratowych?
Tak. Każdy produkt ma własną jednostkę, więc dywany możesz liczyć po metrze kwadratowym, chodniki po sztuce, a prace tapicerskie po godzinie albo w pakiecie. Wymiary wpisujesz przy przyjęciu, a kwota wylicza się sama i jest taka sama niezależnie od tego, kto obsługuje klienta.
Czy potrzebuję specjalnej drukarki etykiet?
Wystarczy przenośna drukarka termiczna łącząca się przez Bluetooth. Drukujesz z telefonu, także u klienta pod drzwiami, więc rulon jest oznaczony, zanim trafi do busa. Kod kreskowy skanujesz potem telefonem na każdym etapie.
Czy aplikacja działa bez internetu?
Tak. Zlecenia, dane klientów i identyfikacja dzwoniącego działają offline, bo w magazynie i w piwnicach zasięg bywa słaby. Zmiany zapisują się lokalnie i synchronizują automatycznie po powrocie połączenia.
Czy mogę przenieść bazę klientów z arkusza?
Tak. Listę klientów z pliku Excel albo eksport z poprzedniego programu przenosimy razem z numerami telefonów i adresami. Warto przy okazji uporządkować duplikaty, o czym mówi poradnik o zmianie programu.
Czy ProTakip zastępuje program księgowy?
Nie. ProTakip prowadzi operacje firmy: zlecenia, kasę, należności i komunikację z klientem. Księgowość, deklaracje i faktury w rozumieniu przepisów pozostają po stronie biura rachunkowego albo programu do fakturowania.