Piątek, siedemnasta, kolejka do dwóch stanowisk
Piątkowe popołudnie, na placu stoi sześć aut, dwa stanowiska pracują. Kierowca srebrnego kombi mówi, że ma wykupiony karnet na dziesięć myjni i zostały mu jeszcze trzy wejścia. Karnet to kartonik z pieczątkami, który został w domu. Pracownik nie wie, czy to prawda, właściciela nie ma na miejscu, a za kombi czekają kolejni. Decyzja zapada na zaufanie i tak samo zapada dwa razy w tygodniu.
Myjnia to biznes o bardzo szybkiej rotacji i bardzo słabej pamięci. Klient nie przedstawia się z imienia, przyjeżdża numerem rejestracyjnym. Jeśli program nie potrafi rozpoznać auta, to nie potrafi rozpoznać klienta.
ProTakip traktuje numer rejestracyjny jako klucz do karty klienta. Wpisujesz rejestrację i masz historię myć, wykupione pakiety, uwagi o lakierze i saldo.
Karta klienta po numerze rejestracyjnym
Przy karcie widać model auta, kolor, dotychczasowe usługi i to, kto ostatnio je obsługiwał. Przy autach flotowych zapisujesz firmę jako klienta, a pod nią kilka rejestracji, więc rozliczenie idzie zbiorczo.
Uwagi mają tu realną wartość. Rysa na zderzaku zapisana przed myciem kończy późniejszą dyskusję, a informacja o powłoce ceramicznej pilnuje, żeby nikt nie użył niewłaściwego środka.
Karnety i abonamenty bez kartonika z pieczątkami
Pakiet dziesięciu myć, abonament miesięczny albo pakiet dla floty definiujesz jako produkt pakietowy. Po sprzedaży widać, ile wejść zostało i do kiedy pakiet jest ważny. Kiedy auto podjeżdża, pracownik wpisuje rejestrację i od razu wie, czy to wizyta z pakietu, czy płatna osobno.
Dzięki temu kończy się spór przy kasie i kończy się sytuacja, w której ten sam karnet działa dwa razy. Jak rozsądnie ułożyć pakiety i usługi dodatkowe, opisuje poradnik o budowaniu cennika.
Usługi dodatkowe, na przykład pranie tapicerki, woskowanie czy czyszczenie felg, dokładasz do wizyty jako osobne pozycje. Jeśli myjnia robi też pełne pranie tapicerki i dywaników, możesz prowadzić te zlecenia razem z obsługą prania dywanów i tapicerki, bo mają dłuższy cykl i własną kolejkę.
Kolejka stanowisk i czas obsługi
Wizyta trafia do kolejki i przechodzi przez stany od przyjęcia do wydania. Widać, ile aut czeka, które stanowisko jest wolne i jak długo trwa obsługa. Po tygodniu masz odpowiedź na pytanie, czy w piątek po piętnastej naprawdę potrzeba trzeciej osoby na placu.
Przy myjni na umówione godziny można prowadzić kalendarz rezerwacji, a klient dostaje przypomnienie przez WhatsApp dzień wcześniej. Sposób pisania takich wiadomości opisuje poradnik o powiadomieniach dla klientów.
Zmiany, prowizje i dzienny utarg
Każde mycie jest przypisane do osoby, która je wykonała. Na koniec zmiany widać liczbę aut i obrót z podziałem na pracowników, więc rozliczenie prowizji nie opiera się na kresce w zeszycie. Kasa prowadzi przychody i wydatki z podziałem na okres i osobę.
Klienci flotowi płacą zwykle raz w miesiącu. Otwarte saldo widać przy karcie firmy razem z listą myć, które się na nie składają. Cotygodniową rutynę pilnowania płatności opisuje poradnik o rozliczeniach i należnościach. ProTakip nie jest programem księgowym i nie wystawia dokumentów księgowych.
Telefon, praca offline i start
Gdy dzwoni stały klient, na ekranie pojawia się jego nazwisko i historia wizyt, także bez internetu, o czym mówi tekst o identyfikacji dzwoniącego. Na placu i w hali zasięg bywa słaby, więc aplikacja pracuje offline i synchronizuje się później.
ProTakip działa na systemach Android i iOS, bazę klientów i rejestracji przenosimy z pliku Excel albo z poprzedniego programu, co opisuje poradnik o zmianie programu. Pierwsze trzy miesiące są bez opłat. Jeśli dopiero porównujesz rozwiązania, warto przejść przez listę pytań w tekście jak wybrać program.
Pogoda, sól i tygodnie, w których plac stoi pusty
Myjnia zarabia na pogodzie i na kalendarzu, nie na cenniku. Po pierwszym mrozie i posypaniu dróg solą kolejka nie znika przez dwa tygodnie. Po trzech dniach deszczu plac stoi pusty, choć obsada jest ta sama. W piątki i przed długim weekendem przez stanowiska przechodzi kilka razy więcej aut niż we wtorek rano.
Kiedy każda wizyta jest zapisana z godziną i osobą, po dwóch miesiącach masz własny rozkład tygodnia zamiast wrażeń. Widać, że sobota do południa to połowa weekendowego obrotu i że w czwartki po siedemnastej brakuje rąk. Grafik układa się wtedy pod dane, a nie pod przyzwyczajenie sprzed lat.
Pakiety i abonamenty wygładzają te wahania, bo część przychodu wpływa niezależnie od pogody. W raporcie widać, ilu klientów ma aktywny pakiet i ile wejść zostało im do wykorzystania w najbliższych tygodniach.
Detailing i usługi, które trwają dłużej niż kwadrans
Mycie to kwadrans, ale pranie tapicerki, polerowanie czy czyszczenie wnętrza po zwierzętach zajmują pół dnia i wymagają umówionej godziny. Takie usługi prowadzi się jako zlecenia z terminem, przypisanym stanowiskiem i statusem, a nie jako kolejną wizytę w kolejce na placu.
Klient zostawia auto rano i chce wiedzieć, kiedy je odbierze. Zmiana statusu na gotowe wysyła krótką wiadomość WhatsApp, więc nikt nie dzwoni co godzinę i nikt nie stoi pod bramą pół godziny za wcześnie.
W środku dnia liczy się też to, żeby dwie osoby nie zaczęły tego samego auta. Zlecenie ma przypisaną osobę wykonującą, a zespół dogaduje się na czacie wewnętrznym i przez mówienie jednym przyciskiem, co przy hałasie na hali sprawdza się lepiej niż wołanie przez plac.
Przy autach zostawianych na dłużej przydaje się jeszcze jedna rzecz: krótka notatka o stanie wnętrza spisana przy przyjęciu, razem ze zdjęciem deski rozdzielczej i bagażnika. Kiedy klient wraca po ośmiu godzinach i pyta o zarysowanie na progu, rozmowa opiera się na zapisie sprzed pracy, a nie na dobrej woli obu stron. Ten sam zapis pomaga wycenić kolejne zlecenie, bo widać, ile czasu naprawdę zajęło takie wnętrze.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę wyszukiwać klienta po numerze rejestracyjnym?
Tak i to jest podstawowy sposób pracy w myjni. Wpisujesz rejestrację, a program pokazuje kartę klienta, historię myć, wykupione pakiety i saldo. Do jednej firmy możesz przypisać wiele rejestracji.
Jak działają karnety na dziesięć myć?
Karnet sprzedajesz jako pakiet z określoną liczbą wejść. Przy każdej wizycie odejmuje się jedno wejście, a pracownik widzi na ekranie, ile zostało i do kiedy pakiet jest ważny. Kartonik z pieczątkami przestaje być potrzebny.
Czy zobaczę, ile aut umył konkretny pracownik?
Tak. Każda wizyta ma przypisaną osobę wykonującą, więc raport pokazuje liczbę aut i obrót w podziale na pracowników oraz na wybrany okres. Na tej podstawie rozliczasz zmiany i prowizje.
Czy program obsłuży klientów flotowych?
Tak. Firmę zapisujesz jako klienta, a pod nią kilka pojazdów. Mycia zbierają się na jednym saldzie, więc pod koniec miesiąca masz gotowe zestawienie do rozliczenia z kontrahentem.
Co, jeśli na placu nie ma zasięgu?
Aplikacja działa offline. Wizyty, wpłaty i zmiany statusów zapisują się w telefonie i synchronizują automatycznie, gdy połączenie wróci. Identyfikacja dzwoniącego działa bez internetu z założenia.