Sâmbătă dimineața, cinci mașini în curte și un telefon care sună
Într-o spălătorie auto, dezordinea nu vine din muncă, ci din evidență. Sâmbătă la ora zece ai cinci mașini în curte: două de la clienți cu abonament, una de la o firmă care achită lunar cu factură, iar telefonul sună a treia oară cu aceeași întrebare — cât mai durează. Băiatul de la aspirator nu știe dacă mașina argintie a plătit sau nu, iar seara, când faci casa, lipsesc două spălări despre care nimeni nu-și mai amintește nimic.
ProTakip este o aplicație de gestiune pentru firmele care primesc lucrări, le duc printr-un flux și le predau înapoi clientului. O spălătorie auto se încadrează exact aici: fiecare mașină intrată devine o comandă cu număr de înmatriculare, servicii bifate, preț și stare. Nimic nu mai depinde de memoria cuiva sau de un caiet cu colțurile îndoite.
Fiecare mașină devine o comandă, nu un bilețel pus pe bord
Când mașina intră în curte o adaugi în câteva secunde: numărul de înmatriculare, clientul, serviciile alese — spălare exterioară, interior complet, curățare tapițerie, ceruire, polish. Comanda trece apoi prin stările pe care le are oricum treaba: de preluat, în lucru, gata, de predat. Oricine din echipă deschide telefonul și vede ce mașină se află la ce etapă, fără să mai strige peste boxă.
Dacă lucrezi cu tichete, tipărești o etichetă cu cod de bare direct de la o imprimantă termică Bluetooth, fără cablu și fără calculator în cabină. Eticheta rămâne la cheie sau pe bonul clientului, iar la predare o scanezi și ai instantaneu comanda, serviciile și suma de încasat.
Aplicația funcționează și offline. În boxa de spălare semnalul e slab aproape peste tot; comenzile se salvează în telefon și se sincronizează singure când revine conexiunea.
Numărul de înmatriculare aduce tot istoricul mașinii
Un client care vine o dată la două săptămâni nu vrea să explice de fiecare dată că are scaune din piele și că nu dorește odorizant. Fișa clientului păstrează adresa, telefonul, notele tale și toate lucrările anterioare, iar mașinile se regăsesc după număr. Vezi când a fost ultima curățare de tapițerie, ce a costat atunci și ce s-a mai făcut între timp.
Pentru mașinile de flotă, istoricul are altă valoare. La sfârșitul lunii, când firma cere o situație ca să emiteți factura, ai deja lista spălărilor pe fiecare număr, cu date și sume. Nu mai reconstitui luna din bonuri și din amintiri.
Abonamente, clienți pe flotă și banii care se uită
Cele mai mari pierderi dintr-o spălătorie nu sunt spălările neîncasate, ci cele încasate pe jumătate. Un client de flotă cu douăzeci de mașini care rămâne în urmă două luni lasă un gol serios în casă. În ProTakip fiecare comandă are suma ei și încasarea ei, iar soldul restant pe client se vede permanent: cine a rămas dator, de când și cât, fără să deschizi vreun fișier.
Modul în care ții evidența plăților parțiale contează la fel de mult ca prețul afișat pe panou. Abordarea e detaliată în ghidul despre încasarea plăților și urmărirea soldurilor restante, iar logica este aceeași fie că vorbim de covoare, fie de mașini.
Tarife pe tip de mașină și servicii suplimentare
Prețul la spălătorie nu e un singur număr. Diferă la berlină față de SUV sau microbuz, diferă dacă se adaugă motor, portbagaj, tratament pentru piele sau curățare cu injecție și extracție. Definești o dată lista de servicii cu tarifele pe categorie, plus serviciile suplimentare, iar la comandă doar bifezi. Aplicația calculează totalul, așa că nu mai apar prețuri diferite de la un angajat la altul.
Poți lucra pe bucată, pe metru pătrat, pe oră sau la pachet — util mai ales la detailing, unde munca se măsoară în ore. Dacă îți refaci acum grila, merită parcurs ghidul de stabilire a prețurilor pe servicii: e scris pentru curățătorii, dar calculul tarifului care acoperă timpul și consumabilele funcționează identic.
Vezi cine sună înainte să răspunzi
Pe Android, când sună un client salvat, pe ecran apar numele lui, ultima lucrare și soldul. Răspunzi cu „bună ziua, domnule Popescu, Loganul e gata la două” și clientul rămâne cu impresia unei firme care îl cunoaște. Identificarea apelantului merge și fără internet, fiindcă lista de clienți este salvată în telefon; cum funcționează, pas cu pas, e explicat în ghidul despre identificarea apelantului la firmele de servicii.
Când mașina e gata, clientul primește anunțul pe WhatsApp, cu șabloane pe care le scrii o singură dată. Scad telefoanele de tipul „mai durează?” și scade timpul în care mașinile stau nepredate, ocupând locuri în curte.
Echipa, turele și ce rămâne în casă la final de zi
Adaugi angajații cu un cod de invitație și le dai doar drepturile de care au nevoie: cine poate șterge o comandă, cine vede rapoartele, cine încasează. Casa arată intrările și ieșirile pe zi, pe perioadă și pe angajat, așa că discuția de seară despre bani durează două minute, nu o oră.
Pentru firmele cu mai multe puncte de lucru sau cu mașini care ridică și livrează există hartă, zone de lucru și urmărirea vehiculelor, plus mesageria internă și funcția apasă și vorbește, care ține locul stațiilor.
Cum treci de la caiet la aplicație
Nu începi de la zero. Clienții și mașinile existente se importă din Excel sau din alt software folosit până acum, iar pașii de mutare a datelor sunt descriși în ghidul despre schimbarea software-ului și migrarea datelor. Dacă ești încă în faza de comparație, criteriile de alegere a unei aplicații de gestiune te ajută să pui întrebările corecte oricărui furnizor.
ProTakip merge pe Android și iOS, iar primele trei luni sunt gratuite. Dacă firma ta acoperă și alte servicii, există pagini dedicate pentru curățătorii de haine, pentru spălătoriile de covoare și pentru firmele de curățenie.
Întrebări frecvente
Aplicația merge dacă în boxa de spălare nu am semnal?
Da. ProTakip lucrează offline: adaugi comenzi, bifezi servicii și marchezi mașina ca gata chiar fără conexiune, iar datele se sincronizează automat când telefonul prinde din nou internet. Lista de clienți fiind salvată local, și identificarea apelantului funcționează fără rețea.
Cum țin evidența clienților de flotă care achită lunar?
Fiecare spălare se salvează ca o comandă separată pe numărul de înmatriculare, cu serviciile și suma ei. La finalul lunii ai lista completă pe client, cu date și valori, plus soldul restant. Situația se folosește ca bază pentru factura pe care o emiți firmei prin aplicația ta de contabilitate.
Pot tipări etichete sau bonuri direct din curte?
Da, cu o imprimantă termică Bluetooth conectată la telefon. Tipărești eticheta cu cod de bare pentru cheie sau bonul de comandă pentru client, fără calculator și fără cablu. La predare scanezi codul și comanda se deschide instantaneu.
Pot avea tarife diferite pentru berlină, SUV și microbuz?
Da. Îți definești serviciile pe categorii de vehicule, cu tarif pe bucată, pe oră, pe metru pătrat sau la pachet, plus servicii suplimentare precum curățarea motorului sau tratamentul pentru piele. La deschiderea comenzii doar bifezi, iar totalul se calculează singur.
Ce se întâmplă cu clienții pe care îi am deja într-un fișier?
Se importă. Poți aduce clienții și istoricul dintr-un fișier Excel sau din alt software folosit până acum, ca să nu reintroduci nimic manual. Aplicația este disponibilă pe Android și iOS, iar primele trei luni sunt gratuite.