Teama care ține oamenii la un software care nu le place
Majoritatea curățătorilor de covoare care iau în calcul schimbarea software-ului rămân blocați la aceeași grijă: lista de clienți construită de-a lungul anilor, cu numere de telefon, adrese, note și istoric de comenzi. Reintroducerea ei manuală durează zile întregi. Schimbarea fără ea înseamnă să o iei de la zero de fiecare dată când sună un client obișnuit.
Făcută în ordinea corectă, mutarea durează o după-amiază. Exporți un fișier Excel din vechiul program, acesta este importat în cel nou, iar clienții, telefoanele, adresele și comenzile trecute ajung acolo unde le este locul. Firmele care vin de la programe de birou mai vechi exportă un singur fișier, iar importul durează aproximativ zece minute. Același lucru este valabil și pentru un tabel pe care l-ai ținut manual.
Ce se transferă
Tot ce se află în export poate fi preluat. Un import tipic aduce:
- Numele clientului, numerele de telefon (toate, dacă sunt mai multe), adresa și indicațiile
- Notele clientului și zona sau ruta
- Comenzi trecute: dată, număr de piese, sumă, status de livrare
- Solduri rămase de plată, acolo unde exportul le include
- Produsele și lista de prețuri
Este util să știi și ce nu se transferă: evidențele de salarii și avansuri ale personalului, setările vechiului program și șabloanele de mesaje se configurează din nou în sistemul nou. Fiecare durează câteva minute și nu merită migrat.
Pregătirea exportului
Calitatea importului depinde de calitatea fișierului. Înainte de a părăsi vechiul program:
- Exportă lista de clienți și lista de comenzi în Excel sau CSV. În majoritatea programelor, această opțiune se află la rapoarte sau setări; dacă nu o găsești, cere fișierul furnizorului vechi. Sunt datele tale, iar un furnizor rezonabil ți le va oferi.
- Uită-te la coloana de telefon. Spațiile, parantezele și zerourile inițiale lipsă sunt normalizate în timpul importului, dar numerele cu adevărat greșite trebuie să le elimini tu.
- Șterge înregistrările de test și duplicatele evidente. Combinarea a două fișe pentru același client este mai ușoară în fișier, înainte de import, decât în aplicație, după.
- Notează-ți ultimul număr de bon sau factură, astfel încât numerotarea să continue de acolo. Clienții încă mai au bonuri vechi, iar numerele care se suprapun creează confuzie timp de luni de zile.
- Continuă să lucrezi în vechiul program până în ziua în care trimiți fișierul, ca să nu existe niciun gol.
Firmele care trec la ProTakip trimit fișierul echipei de suport; clienții și comenzile sunt încărcate în contul firmei, iar tu doar verifici rezultatul.
Prima verificare după import
Când importul este gata, alocă zece minute pentru trei verificări:
- Caută-ți cei mai activi cinci clienți și confirmă că adresa și numărul de telefon au trecut corect.
- Deschide lista de prețuri și verifică dacă covoarele sunt taxate pe metru pătrat, iar canapelele și pernele pe bucată. Programele mai vechi păstrează adesea unitățile de măsură inconsecvent, iar aceasta este cea mai frecventă corecție de făcut.
- Verifică comenzile deschise. Înregistrările pe care vechiul program le arăta ca gata, dar nelivrate, sunt foarte adesea comenzi livrate pe credit și niciodată închise, nu covoare încă pe raft. Închide-le ca livrate și treci soldul în contul clientului.
Alegerea săptămânii potrivite
Nu programa schimbarea în plin sezon, în perioada dinaintea unei sărbători sau în avalanșa curățeniei de primăvară. O săptămână liniștită funcționează cel mai bine: import luni dimineața, verificare vineri seara. Importul în sine durează aproximativ zece minute, așa că nu trebuie să blochezi o zi întreagă; important este să termini verificările de după import chiar în aceeași zi.
O săptămână cu ambele programe active
Nu opri vechiul program până nu ai încredere în cel nou; folosește-le pe amândouă timp de o săptămână. Dar nu încerca să introduci totul de două ori, pentru că asta epuizează echipa și nu dovedește nimic. Un tipar care funcționează:
- Din ziua importului încolo, introdu comenzile noi doar în programul nou.
- Păstrează vechiul program deschis doar pentru consultări: un bon vechi, o sumă veche, o reclamație despre o comandă trecută.
- În fiecare seară, alocă două minute pentru a trece în revistă ziua: au plecat mesajele, s-au tipărit bonurile, se echilibrează casa?
- La finalul săptămânii, întreabă echipa dacă cineva vrea să revină la vechiul program, și de ce. Răspunsurile indică de obicei o setare lipsă, nu software-ul.
- Când săptămâna s-a încheiat, elimină vechiul program de pe telefoane și de pe calculatorul din birou. Două programe deschise în paralel hrănesc timp de luni de zile confuzia despre în ce sistem se află ceva.
Pentru că ProTakip este gratuit în primele trei luni, săptămâna în paralel nu costă nimic în plus, iar dacă un sezon aglomerat te face precaut, o poți întinde la două săptămâni.
Pregătirea echipei și a clienților
Ceea ce se schimbă sunt obiceiurile, nu doar software-ul. Trei lucruri reduc rezistența: fiecare instalează aplicația pe propriul telefon, primele trei comenzi se introduc împreună, iar întrebările din prima săptămână primesc răspuns chiar în aceeași zi. Dacă noul program are videoclipuri de instruire, trimite-le cu o seară înainte; jumătate dintre întrebările de dimineață dispar.
Clienții nu au nevoie de niciun anunț. Atâta timp cât primul mesaj din noul sistem pleacă sub numele firmei tale, pentru ei nimic nu se schimbă, în afară de faptul că încep să primească actualizări mai ordonate.
Întrebări frecvente
Ce fac dacă am nevoie de datele vechi mai târziu?
Păstrează exportul Excel. Chiar și după dezinstalarea vechiului program, acel fișier este arhiva ta, și orice înregistrare veche poate fi găsită în el.
Numerele de bon continuă de unde au rămas?
Dacă furnizezi ultimul tău număr de bon la momentul importului, bonurile noi continuă de la numărul următor. Bonurile vechi pe care le mai au clienții tăi nu se vor suprapune cu cele noi.
Pot să schimb doar cu lista de clienți, fără istoric de comenzi?
Da. Unele firme mută doar lista de clienți și încep comenzile de la zero. Dar istoricul comenzilor este ceea ce îți permite să vezi ce a curățat un client ultima dată când sună; dacă se află în fișier, nu există niciun motiv să îl lași în urmă.
Listă de verificare pentru lansare
- Export de clienți și comenzi preluat din vechiul program.
- Înregistrări de test și duplicate eliminate; ultimul număr de bon notat.
- Fișier importat; cinci clienți, lista de prețuri și comenzile deschise verificate.
- Numele firmei, semnătura mesajelor și antetul bonului configurate în programul nou.
- Imprimantă Bluetooth asociată cu noua aplicație și bon de test tipărit.
- Personal adăugat cu codul de invitație și permisiunile stabilite.
- Prima comandă reală introdusă și notificarea către client confirmată ca trimisă.
- Vechiul program eliminat de pe telefoane și calculator după săptămâna în paralel.