Điều thật sự giữ bạn ở lại chương trình cũ
Rất ít chủ tiệm ở lại với một chương trình vì họ hài lòng. Họ ở lại vì trong đó có vài nghìn khách hàng, và ý nghĩ phải gõ lại tất cả bằng tay là đủ để hoãn quyết định thêm một năm nữa.
Nỗi sợ đó hợp lý, nhưng nó lớn hơn thực tế. Việc chuyển dữ liệu thường mất một buổi chiều để chuẩn bị và một tuần để yên tâm, chứ không phải một tháng hỗn loạn.
Bài này mô tả trình tự đã được dùng nhiều lần: lấy dữ liệu ra, dọn dẹp, đưa vào, chạy song song, rồi chuyển hẳn.
Bước một: lấy dữ liệu ra khỏi hệ thống cũ
Hãy bắt đầu bằng câu hỏi gửi cho nhà cung cấp cũ: tôi xuất được danh sách khách hàng và lịch sử đơn ra tệp Excel chứ? Phần lớn chương trình đều có chức năng xuất dữ liệu.
Nếu họ từ chối hoặc kéo dài, hãy giữ thái độ bình tĩnh và tiếp tục yêu cầu. Dữ liệu khách hàng của tiệm bạn là tài sản của bạn. Trong trường hợp xấu nhất, một danh sách chỉ gồm tên, số điện thoại và địa chỉ cũng đã đủ để bắt đầu.
Nếu bạn đang dùng sổ tay chứ không dùng chương trình nào, hãy gõ vào Excel theo thứ tự ưu tiên: khách đã ghé trong mười hai tháng gần nhất trước, khách cũ hơn sau. Đừng cố nhập tất cả trước ngày bắt đầu.
Bước hai: dọn dẹp danh sách trước khi đưa vào
Đây là bước bị bỏ qua nhiều nhất và cũng là bước mang lại nhiều giá trị nhất. Danh sách cũ nào cũng có ba loại rác: khách trùng, số điện thoại sai định dạng, và địa chỉ chỉ có nghĩa với người đã viết ra nó.
Hãy dùng Excel để tìm số điện thoại trùng và gộp lại. Chuẩn hóa số điện thoại về cùng một dạng, vì nhận diện người gọi chỉ nhận ra khách khi số được lưu đúng.
Với địa chỉ, hãy bổ sung phường và quận cho những dòng chỉ ghi "nhà chị Lan cuối hẻm". Bạn hiểu, nhưng nhân viên mới thì không, và bản đồ cũng không.
Bước ba: quyết định mang theo bao nhiêu lịch sử
Không nhất thiết phải mang toàn bộ mười năm đơn hàng. Hãy hỏi thật lòng: bạn có bao giờ mở lại một đơn từ bốn năm trước không?
Với phần lớn tiệm, mười hai đến hai mươi bốn tháng lịch sử là đủ để biết ai là khách quen, họ hay dùng dịch vụ nào và giá lần trước là bao nhiêu. Đó là những thứ bạn thật sự dùng.
Một thứ tuyệt đối không được bỏ sót: các khoản khách còn nợ. Hãy lập một danh sách riêng số dư còn nợ trước ngày chuyển và đối chiếu lại sau khi nhập xong, theo cách mô tả trong hướng dẫn quản lý công nợ.
Bước bốn: dựng lại bảng giá, đừng chép lại
Việc đổi phần mềm là dịp tốt để xem lại giá, vì bạn đằng nào cũng phải nhập lại. Đừng chép nguyên bảng giá cũ nếu nó đã lỗi thời hoặc chứa những dịch vụ nhiều năm không ai mua.
Hãy giữ lại các nhóm thật sự có đơn, bỏ những mục chết, và kiểm tra lại mức tối thiểu cho một chuyến xe. Hướng dẫn chi tiết nằm trong bài về xây dựng bảng giá.
Cùng lúc đó, hãy khai báo luôn các dịch vụ cộng thêm và mẫu lời nhắn cho khách, để ngày đầu tiên chạy thật bạn không phải dừng lại làm những việc này.
Bước năm: một tuần chạy song song
Đây là phần quan trọng nhất của cả quy trình, và cũng là phần nhiều người bỏ qua vì nóng ruột. Trong một tuần, hãy ghi mọi đơn vào cả hệ thống cũ lẫn hệ thống mới.
Vâng, nó tốn thêm công. Nhưng nó biến một quyết định đầy rủi ro thành một quyết định không rủi ro. Cuối tuần bạn so hai bên: số đơn có khớp không, tổng thu có khớp không, có gì bị rơi không.
Hãy chọn một tuần bận thật sự, không phải tuần vắng. Một phần mềm nào cũng chạy tốt trong tuần vắng; điều bạn cần biết là nó có chịu được ngày thứ Bảy đông khách hay không.
Nếu cuối tuần hai bên khớp nhau, bạn đã có đủ bằng chứng để chuyển hẳn. Nếu lệch, hãy tìm ra chỗ lệch trước khi đi tiếp, vì gần như lần nào nguyên nhân cũng là một thao tác chưa ai quen chứ không phải lỗi của dữ liệu.
Bước sáu: đưa cả đội lên hệ thống mới
Phần khó nhất của việc đổi phần mềm không phải dữ liệu mà là thói quen của con người. Thợ đã quen gọi điện báo về tiệm sẽ tiếp tục gọi, trừ khi có người chỉ cho họ cách khác nhanh hơn.
Hãy thêm nhân viên bằng mã mời, đặt quyền cho từng người, và ngồi cùng mỗi người mười phút. Chỉ dạy đúng những thao tác họ cần: nhận việc, đổi trạng thái, ghi khoản thu.
Đặt một quy tắc rõ ràng cho ngày chuyển hẳn: từ hôm đó, việc nào không có trong hệ thống là việc không tồn tại. Nếu bạn còn chấp nhận đơn ghi trên giấy, một nửa đội sẽ ở lại với giấy.
Danh sách kiểm tra trước ngày chuyển hẳn
Trước khi tắt hệ thống cũ, hãy đi qua danh sách này:
- Số khách trong hệ thống mới khớp với số khách trong tệp đã dọn dẹp.
- Số điện thoại hiển thị đúng và nhận diện người gọi nhận ra khách quen.
- Bảng giá đã nhập đủ, gồm cả dịch vụ cộng thêm.
- Số dư công nợ khớp với danh sách bạn lập ở bước ba.
- Tất cả nhân viên đã có tài khoản và đúng quyền.
- Mẫu lời nhắn cho khách đã soạn và đã thử gửi một tin thật.
- Bạn đã tải một bản sao dữ liệu ra Excel và lưu ở nơi an toàn.
Điểm cuối cùng đáng làm mỗi vài tháng, không chỉ trong lúc chuyển đổi. Dữ liệu là của bạn, và giữ một bản sao là thói quen tốt. Sau khi ổn định, hãy đọc lại chín tiêu chí chọn phần mềm để kiểm tra hệ thống mới có thật sự đáp ứng những gì bạn cần, rồi bắt đầu dùng đầy đủ phần mềm quản lý cho tiệm giặt thảm hoặc mảng tương ứng của bạn, chẳng hạn giặt là, rửa xe hay điện lạnh, và bật thông báo tự động cho khách.
Câu hỏi thường gặp
Chuyển dữ liệu mất bao lâu?
Việc chuẩn bị và nhập thường mất một buổi. Phần còn lại là một tuần chạy song song để yên tâm, và trong tuần đó tiệm vẫn hoạt động bình thường.
Nhà cung cấp cũ không cho xuất dữ liệu thì sao?
Hãy tiếp tục yêu cầu bằng văn bản. Trong lúc chờ, bạn có thể bắt đầu với danh sách khách của mười hai tháng gần nhất lấy từ sổ, hóa đơn và danh bạ điện thoại.
Có phải nhập lại toàn bộ lịch sử đơn không?
Không cần. Mười hai đến hai mươi bốn tháng thường là đủ. Nhưng số dư công nợ thì phải mang sang đầy đủ và đối chiếu kỹ.
Trong lúc chuyển đổi công việc có bị gián đoạn không?
Không, nếu bạn chạy song song. Hệ thống cũ vẫn dùng bình thường cho tới ngày bạn quyết định chuyển hẳn.
Sau này tôi muốn rời đi thì lấy dữ liệu ra được không?
Được. Bạn xuất dữ liệu ra Excel bất cứ lúc nào. Đây cũng là câu hỏi bạn nên đặt cho bất kỳ nhà cung cấp nào trước khi bắt đầu.