Xe đến nơi, thang máy chưa được đăng ký
Bảy giờ sáng, xe tải nhỏ đỗ trước sảnh chung cư, bốn anh em đã xuống xe. Bảo vệ cho biết thang máy chở hàng chỉ dùng được từ chín giờ và phải đăng ký trước một ngày với ban quản lý.
Hai tiếng chờ đợi đó là tiền: tiền xăng, tiền công bốn người, và một chuyến buổi chiều phải dời. Không ai làm sai cả, chỉ là thông tin ấy nằm trong cuộc gọi ba ngày trước và không được ghi lại ở đâu.
ProTakip là nơi để những thông tin như thế không biến mất. Mỗi chuyến là một đơn có địa chỉ, giờ hẹn, đội, xe và những ghi chú quyết định chuyến đó thành hay bại.
Lịch chuyến theo ngày, xe theo chuyến
Bạn nhìn thấy cả tuần: chuyến nào ngày nào, xe nào đi, ai theo xe. Khi khách gọi hỏi thứ Bảy còn nhận không, bạn trả lời ngay thay vì hứa gọi lại rồi quên.
Mỗi chuyến ghi rõ điểm đi, điểm đến, giờ bắt đầu và số người đi kèm. Đội trưởng mở điện thoại là thấy chuyến của mình, không cần chờ ai đọc địa chỉ qua điện thoại.
Trạng thái chuyến chạy theo thực tế: đã hẹn, đang thực hiện, đã xong. Bạn ngồi ở nhà vẫn biết chuyến sáng đã xong chưa và có kịp cho chuyến chiều không.
Điều này quan trọng nhất vào cuối tuần và những ngày cuối tháng, khi ai cũng muốn chuyển nhà cùng một lúc. Thay vì nhận bừa rồi trễ hẹn cả hai bên, bạn nhìn lịch và biết chính xác mình còn nhận thêm được mấy chuyến.
Ghi chú địa chỉ là thứ cứu cả một buổi sáng
Hẻm chỉ vừa xe ba bánh, chung cư yêu cầu đăng ký thang máy trước, nhà tầng bốn không có thang máy, đường một chiều đến mười giờ, cầu thang hẹp phải tháo tủ. Mỗi chi tiết là một khoản tiền hoặc một giờ công.
Khi những ghi chú này nằm trong hồ sơ địa chỉ, người khảo sát báo giá đúng hơn và đội đi làm chuẩn bị đúng đồ nghề. Ảnh chụp lối vào cũng đính kèm được vào đơn.
Nhờ vậy, báo giá của bạn phản ánh công việc thật. Nguyên tắc dựng đơn giá theo khối lượng, theo tầng và theo quãng đường có trong hướng dẫn xây dựng bảng giá.
Đội trên đường, chủ ở nhà
Nhân viên được thêm bằng mã mời, mỗi người chỉ thấy chuyến của mình. Nhắn tin nội bộ và bộ đàm bấm để nói giúp đội báo về nhanh khi phát sinh, chẳng hạn khách có thêm một tủ lạnh ngoài dự kiến.
Bản đồ và tuyến đường giúp sắp thứ tự các điểm trong ngày, còn phần theo dõi xe cho biết đội đang đi đâu khi bạn cần điều thêm một chuyến gấp.
Ảnh chụp đồ đạc trước khi bốc và sau khi hạ được lưu vào đơn, và đó là bằng chứng bình tĩnh nhất khi có tranh cãi về một vết xước trên mặt tủ.
Với chuyến có thuê thêm người bốc xếp theo ngày, bạn thêm họ vào đơn để biết chuyến đó thực sự dùng bao nhiêu nhân công. Cuối tháng, con số này giúp bạn trả lời một câu hỏi rất thực tế: nên thuê thêm người cố định hay tiếp tục gọi người theo chuyến.
Tiền của từng chuyến, không phải tiền của cả tháng
Mỗi chuyến có doanh thu và chi phí riêng: xăng dầu, phí cầu đường, công nhật cho người làm thêm, tiền bốc xếp. Ghi ngay tại chỗ thì cuối tháng không phải đoán.
Phần thu chi cho bạn xem theo ngày, theo xe, theo người. Bạn phát hiện được những chuyến đường dài nghe thì to nhưng thực tế gần như không có lời sau khi trừ chi phí.
Khách văn phòng và khách công ty thường thanh toán sau, nên khoản còn nợ tích lại nhanh. Cách kiểm soát phần đó nằm trong hướng dẫn quản lý công nợ và thu tiền.
Khách lo lắng cần được cập nhật
Ngày chuyển nhà là một ngày căng thẳng với bất kỳ ai. Một lời nhắn xác nhận trước một ngày và một lời nhắn báo xe đang trên đường làm giảm hẳn số cuộc gọi hỏi thăm.
ProTakip gửi những lời nhắn này qua WhatsApp theo mẫu bạn viết sẵn, cùng thông báo trong ứng dụng. Bạn soạn một lần và dùng cho mọi chuyến.
Mốc nào nên nhắn và nội dung nên có gì được trình bày trong hướng dẫn thông báo cho khách hàng.
Khách cũ là nguồn việc rẻ nhất
Người từng chuyển nhà sẽ chuyển tiếp sau vài năm, và trong thời gian đó họ giới thiệu bạn cho đồng nghiệp và người thân. Hồ sơ khách giữ lại toàn bộ lịch sử để bạn nhận ra họ ngay lần sau.
Khi số lạ gọi tới giữa lúc bạn đang bốc hàng, nhận diện người gọi hiện tên và chuyến gần nhất của họ trên màn hình, kể cả khi máy không có mạng.
Nếu bạn đang so sánh các phần mềm, chín tiêu chí chọn phần mềm là danh sách câu hỏi nên mang theo, và hướng dẫn chuyển dữ liệu mô tả cách mang danh sách khách cũ sang mà không dừng việc. Nhiều đơn vị chuyển nhà nhận thêm mảng vệ sinh nhà trước khi bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chỉ có một xe và ba người, có cần phần mềm không?
Với một xe, thứ bạn cần nhất là lịch không bị chồng và ghi chú địa chỉ không bị mất. Đó chính là hai thứ phần mềm làm tốt nhất.
Có tính giá theo quãng đường tự động không?
Bạn khai báo đơn giá theo cách mình muốn: theo chuyến, theo giờ, theo khối lượng hoặc theo gói. Phần mềm áp dụng đơn giá bạn đã đặt chứ không tự tính cước theo bản đồ.
Có xem được xe đang ở đâu không?
Có phần bản đồ, tuyến đường và theo dõi xe theo các điểm công việc trong ngày, đủ để bạn điều phối chuyến kế tiếp.
Đội tôi hay mất sóng ở tầng hầm, dữ liệu có mất không?
Không. Ứng dụng làm việc khi không có mạng và đồng bộ lại khi có kết nối.
Có xuất được danh sách chuyến ra Excel không?
Có. Dữ liệu là của bạn và có thể xuất ra Excel bất cứ lúc nào.