Ein Umzugsunternehmen verkauft keine Stunden, es verkauft einen Tag, der funktionieren muss. An diesem Tag müssen die richtige Kolonne, der richtige Wagen, das bestellte Packmaterial, der Möbellift und die genehmigte Halteverbotszone gleichzeitig an derselben Adresse sein. Fällt ein einziges Element aus, steht das Team im Treppenhaus und der Auftrag rutscht ins Minus. Genau deshalb ist eine Umzugssoftware in dieser Branche kein Bürokomfort, sondern Kalkulationsschutz. ProTakip ist eine mobile Auftrags- und Terminverwaltung für Umzugs-, Transport- und Logistikbetriebe: Besichtigung, Auftrag, Tourenplanung, Kundenakte und Zahlungsübersicht — auf Android und iOS, auch im Treppenhaus ohne Empfang nutzbar.
Von der Anfrage zur Besichtigung: der Trichter, in dem Aufträge verloren gehen
Anfragen kommen über Telefon, Portale, Formulare und Empfehlungen — und ein Teil davon verschwindet, weil niemand nachfasst. In ProTakip wird jede Anfrage sofort zum Kundeneintrag mit Notiz, Adresse und geplantem Termin. Die Besichtigung wird als Termin geführt, der Auftrag danach mit den vereinbarten Leistungen aufgebaut.
Beim Aufmaß vor Ort hält der Kollege im Auftrag fest, was zählt: Umfang in Kubikmetern, Etage, Aufzug vorhanden oder nicht, Traglast, Zufahrt, Klavier, Sicherheitsschrank, Kellerabteil, Einlagerung. Fotos aus der Wohnung hängen an der Kundenakte. Wer diese Aufnahme sauber macht, kalkuliert später keinen Umzug mit zwei Mann, für den vier nötig sind — der Fehler, der in dieser Branche die Marge frisst.
Weil die App offline weiterläuft, ist die Besichtigung im Altbaukeller oder im Neubau ohne Netz kein Problem. Erfasste Daten werden abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht.
Der Umzugstag: Kolonne, Fahrzeug, Reihenfolge
Der Auftrag durchläuft klare Stufen — angefragt beziehungsweise geplant, in Ausführung, fertig, abgerechnet. Jeder Auftrag ist einem Team und einem Fahrzeug zugeordnet, und im Kalender ist sichtbar, wie viele Kolonnen an einem Tag tatsächlich verfügbar sind. Das verhindert die klassische Überbuchung am Monatsende, wenn alle Mietverträge gleichzeitig auslaufen.
Über Karte und Gebietsfunktion lassen sich Beladestelle, Entladestelle und weitere Stationen eines Tages ordnen. Bei Fernumzügen und Mehrtagesfahrten hilft die Zuordnung von Fahrzeug und Fahrer, den Überblick zu behalten. Für die Abstimmung während der Ausführung gibt es interne Teamnachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet — zwischen Wohnung, Treppenhaus und LKW schneller als jeder Anruf.
Preise: Kubikmeter, Stunden, Packmaterial, Zuschläge
Umzüge werden gemischt kalkuliert: pauschal nach Umfang, nach Stunden und Mann, Packmaterial nach Stück, Einlagerung nach Fläche und Zeit, dazu Zuschläge für Etagen ohne Aufzug, Halteverbotszone, Möbellift, Entsorgung, Montage und Demontage. ProTakip bildet Stück-, Zeit-, Flächen- und Paketpreise ab; alle Leistungen und Zuschläge werden einmal hinterlegt und stehen dann jedem Mitarbeiter zur Verfügung.
Der Effekt ist unmittelbar messbar: Zusatzleistungen, die am Umzugstag erbracht, aber nie berechnet werden, sind der häufigste unbemerkte Verlust in dieser Branche. Wenn Zuschläge in der Preisliste stehen, landen sie auf dem Auftrag. Wie man eine solche Preisstruktur methodisch aufbaut, beschreibt der Beitrag zum Aufbau einer belastbaren Preisliste.
Der Kunde am Umzugstag: Kommunikation schlägt Rückrufe
Ein Umzug ist für den Kunden ein Ausnahmezustand, und Unsicherheit erzeugt Anrufe. Terminbestätigung, Erinnerung am Vortag und Rückmeldungen zum Ablauf laufen in ProTakip automatisch über WhatsApp — den Kanal, über den Privatkunden ohnehin schreiben. Das reduziert Rückfragen und senkt die Zahl der Termine, die kurzfristig platzen, weil der Kunde etwas anders verstanden hatte.
Wie diese Nachrichten formuliert und getaktet werden, ohne aufdringlich zu wirken, zeigt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp. Für Firmen- und Behördenumzüge gilt dasselbe Prinzip, nur mit einem Ansprechpartner mehr in der Kette.
Anruferkennung: bei der Anfrage sofort im Bilde
Im Umzugsgeschäft klingelt das Telefon, während man eine Waschmaschine trägt. Die Anruferkennung von ProTakip zeigt auf dem Android-Gerät beim Klingeln an, wer anruft: Name, letzte Aufträge, geplanter Termin, offener Betrag. Sie erkennen sofort, ob es sich um einen Interessenten, einen Kunden mit Termin nächste Woche oder eine Nachfrage zu einem laufenden Auftrag handelt.
Die Erkennung arbeitet ohne Internetverbindung, weil der Kundenbestand lokal auf dem Gerät liegt — im Treppenhaus, im Aufzug, im LKW auf der Autobahn. Einrichtung und Praxisfragen behandelt der Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb.
Anzahlungen, Restzahlungen und offene Posten
Anzahlung bei Auftragserteilung, Rest am Umzugstag, bei Firmenkunden Zahlung auf Rechnung mit Zahlungsziel: In ProTakip werden Teilzahlungen erfasst und offene Salden je Kunde geführt. In der Kasse sehen Sie Einnahmen und Ausgaben nach Zeitraum und Mitarbeiter, also auch, welcher Kolonnenführer welche Beträge vor Ort kassiert hat.
Für gewerbliche Auftraggeber ist die exportierbare Aufstellung der erbrachten Leistungen die Grundlage der Rechnungsstellung. ProTakip ist dabei ausdrücklich kein Buchhaltungsprogramm: Themen wie e-Rechnung im B2B-Bereich, GoBD oder eine DATEV-Übergabe gehören nicht zum Funktionsumfang, und wir versprechen dazu bewusst nichts. Wie man offene Forderungen systematisch nachhält, steht im Leitfaden zu Zahlungseingängen und Forderungen.
Dokumentation: Fotos, Notizen und der Streitfall danach
Schäden werden selten am Umzugstag diskutiert, sondern zwei Wochen später am Telefon. Fotos und Notizen, die bei Besichtigung, Beladung oder Übergabe im Auftrag hinterlegt wurden, sind datiert und für alle Berechtigten im Betrieb einsehbar. Belege lassen sich vor Ort über einen Bluetooth-Thermodrucker ausgeben, sodass der Kunde am Ende des Tages etwas in der Hand hält.
Diese Dokumentation ersetzt keine versicherungsrechtliche Beurteilung, aber sie verändert das Gespräch: Statt Erinnerung gegen Erinnerung steht eine datierte Aufnahme im System. In einer Branche, in der einzelne Schadensfälle den Monatsgewinn kosten können, ist das ein handfester wirtschaftlicher Vorteil.
Team, Rechte und der Blick auf die Zahlen
Mitarbeiter und Aushilfen kommen über einen Einladungscode in den Betrieb; Rechte werden je Rolle vergeben. Ein Kolonnenführer sieht seine Aufträge und kassiert, die Betriebsleitung sieht Auswertungen und Preise. Gerade in einer Branche mit hoher Fluktuation und saisonalen Aushilfen ist diese Trennung wichtiger als jede Zusatzfunktion.
Die Berichte zeigen, was sich sonst nur schätzen lässt: Auftragsvolumen pro Monat, Anteil von Privat- und Firmenumzügen, Auslastung je Fahrzeug und Team, Umsatz je Gebiet. Kunden- und Auftragsdaten aus Excel oder aus einer bisherigen Software lassen sich übernehmen — wie das ohne Betriebsunterbrechung abläuft, steht im Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme. Die ersten drei Monate sind kostenlos, und welche Fragen Sie einem Anbieter vorher stellen sollten, haben wir in neun Auswahlkriterien gebündelt. Betriebe, die zusätzlich Entrümpelungen, Renovierungen oder Endreinigungen anbieten, führen diese Bereiche in derselben Oberfläche — siehe Renovierung und Reparatur und Gebäudereinigung.
Häufige Fragen
Kann ich Besichtigung, Aufmaß und Auftrag in einem System führen?
Ja. Die Besichtigung wird als Termin angelegt, Umfang, Etage, Zufahrt und Besonderheiten werden im Auftrag festgehalten, Fotos hängen an der Kundenakte. Daraus entsteht der Auftrag mit den vereinbarten Leistungen und Zuschlägen.
Wie werden Kolonnen und Fahrzeuge geplant?
Aufträge werden Team und Fahrzeug zugeordnet und im Kalender mit Dauer geführt, sodass die tatsächliche Tageskapazität sichtbar ist. Über Karte und Gebietsfunktion lassen sich die Stationen eines Tages ordnen.
Funktioniert die App ohne Netz im Treppenhaus oder Keller?
Ja. Aufträge, Kundendaten und Statusänderungen sind offline verfügbar und werden automatisch abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet ebenfalls ohne Internet, da die Kundendaten lokal auf dem Android-Gerät liegen.
Lassen sich Packmaterial und Zuschläge sauber abrechnen?
Ja. Packmaterial, Etagenzuschläge, Möbellift, Montageleistungen und Entsorgung werden als Produkte oder Zusatzleistungen mit eigenem Preis hinterlegt und am Auftrag erfasst — nach Stück, Stunde, Fläche oder als Paket.
Erstellt ProTakip Rechnungen für Firmenkunden?
ProTakip führt Aufträge, Zahlungen und offene Salden und stellt die erbrachten Leistungen eines Zeitraums exportierbar bereit. Es ist kein Buchhaltungsprogramm und übernimmt weder e-Rechnung noch eine DATEV-Anbindung.