In der Gebäudereinigung liegt das Problem selten in der Reinigung selbst. Es liegt darin, dass vierzig Objekte, zwanzig Teilzeitkräfte und ein Dutzend Rahmenverträge gleichzeitig verwaltet werden müssen — mit Reinigungsintervallen, die von täglich bis vierteljährlich reichen, mit Springern, die einspringen, wenn jemand krank wird, und mit Hausverwaltungen, die anrufen und wissen wollen, warum das Treppenhaus am Freitag nicht gemacht wurde. Wer das mit Wandkalender, Excel-Liste und Telefonaten organisiert, verwaltet nicht, sondern reagiert. ProTakip ist eine mobile Auftrags- und Objektverwaltung für die Gebäudereinigung, Unterhaltsreinigung und Hausreinigung — für Android und iOS, auch im Keller ohne Empfang nutzbar.
Objekte statt Kunden: die Struktur, die Gebäudereinigung braucht
Ein Reinigungsbetrieb denkt nicht in einzelnen Aufträgen, sondern in Objekten: dieses Bürogebäude, dieses Treppenhaus, diese Praxis, diese Filiale. In ProTakip liegt jedes Objekt als Kunde mit Adresse, Ansprechpartner, Zugangsinformationen und Notizen vor — Schlüsselnummer, Alarmcode-Hinweis, Besonderheiten wie der Aufzug, der ab 20 Uhr abgeschaltet wird.
Diese Angaben sind der eigentliche Wert. Wenn eine Springerin ein Objekt zum ersten Mal übernimmt, entscheidet sich an der Zugangsinformation, ob sie in zehn Minuten anfängt oder eine halbe Stunde telefoniert. Alles, was sonst im Kopf des Objektleiters steckt, wird damit übertragbar — und der Betrieb hängt nicht mehr an einer Person.
Notizen und Fotos aus vorangegangenen Einsätzen bleiben am Objekt. Bei einer Reklamation ist damit nachvollziehbar, wer wann dort war und was dokumentiert wurde.
Reinigungsplan digital: wiederkehrende Einsätze im Kalender
Ein Reinigungsplan ist im Kern nichts anderes als eine Liste wiederkehrender Termine je Objekt: Unterhaltsreinigung dreimal wöchentlich, Treppenhaus einmal, Glasreinigung quartalsweise, Grundreinigung einmal im Jahr. In ProTakip werden diese Einsätze als Termine mit Dauer, Objekt und zuständiger Kraft geführt. Im Kalender ist sichtbar, welche Einsätze heute anstehen, welche erledigt sind und welche offen geblieben sind.
Fällt jemand aus, wird der Einsatz umgeplant statt vergessen. Genau hier entstehen sonst die Reklamationen, die einen Rahmenvertrag gefährden: nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch einen Termin, den niemand nachgetragen hat. Wer zusätzlich turnusmäßige Sonderleistungen führt — Grundreinigung, Bauschlussreinigung, Teppichpflege im Objekt —, sieht deren Fälligkeit im selben Kalender.
Der Nachweis: Wer war wann in welchem Objekt?
Die häufigste Frage einer Hausverwaltung lautet nicht, wie gründlich gereinigt wurde, sondern ob überhaupt gereinigt wurde. In ProTakip wechselt die Reinigungskraft den Status ihres Einsatzes von offen auf in Bearbeitung und erledigt, direkt auf dem Telefon, mit Zeitstempel. Notizen und Fotos können ergänzt werden — etwa der vollgestellte Kellergang, der die Arbeit behindert hat.
Damit haben Sie im Reklamationsfall eine datierte Aufzeichnung statt einer Erinnerung. Für Auftraggeber ist genau diese Nachweisfähigkeit ein Vergabekriterium, und für den Betrieb ist sie das Argument, das eine Preisdiskussion beendet, bevor sie beginnt. Weil die App offline weiterläuft, funktioniert die Erfassung auch in Tiefgaragen und Kellergeschossen; die Daten werden abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht.
Personal: Einladungscode, Rechte, Zuständigkeit
Reinigungskräfte, Objektleiter und Springer kommen über einen Einladungscode in den Betrieb; die Rechte werden je Rolle vergeben. Eine Reinigungskraft sieht ihre Einsätze und Objekte, aber keine Umsatzzahlen. Der Objektleiter sieht sein Gebiet. Die Betriebsleitung sieht alles.
Bei hoher Fluktuation und vielen Teilzeitkräften ist diese saubere Trennung wichtiger als jede Zusatzfunktion. Für die tägliche Abstimmung gibt es interne Teamnachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet — kurz gedrückt, gesprochen, fertig. Das ist für Kräfte, die zwischen zwei Objekten unterwegs sind, praktikabler als Telefonketten, und es hält betriebliche Absprachen aus privaten Chatgruppen heraus.
Preise und Leistungen: nach Fläche, Stunde oder Pauschale
Unterhaltsreinigung wird meist pauschal pro Monat abgerechnet, Sonderleistungen nach Stunde oder Quadratmeter, Verbrauchsmaterial nach Stück. ProTakip bildet Stück-, Zeit-, Flächen- und Paketpreise ab; Leistungen und Zusatzleistungen werden einmal hinterlegt und stehen danach allen zur Verfügung.
Der wirtschaftliche Punkt liegt bei den Sonderleistungen. Die Grundreinigung, die zusätzlich beauftragt wurde, die Fenster, die außer der Reihe gemacht wurden, das Material, das gestellt wurde — das sind die Positionen, die im Alltag am häufigsten unberechnet bleiben. Wenn sie in der Preisliste stehen, landen sie im Auftrag. Wie eine solche Struktur methodisch aufgebaut wird, beschreibt der Beitrag zum Aufbau einer belastbaren Preisliste.
Rahmenverträge, Zahlungen und offene Posten
Die Gebäudereinigung ist ein Geschäft mit monatlicher Abrechnung und langen Zahlungszielen. In ProTakip werden Zahlungen und offene Salden je Kunde geführt, Teilzahlungen erfasst und die erbrachten Leistungen eines Zeitraums exportierbar bereitgestellt — die Grundlage für die monatliche Rechnungsstellung.
ProTakip ist dabei ausdrücklich kein Buchhaltungsprogramm. e-Rechnung im B2B-Bereich, GoBD und die Übergabe an DATEV gehören nicht zum Funktionsumfang, und wir versprechen dazu bewusst nichts. Was der Betrieb gewinnt, ist eine vollständige, prüfbare Leistungsübersicht statt einer Rekonstruktion aus Kalenderkritzeleien. Wie man offene Forderungen systematisch nachhält, steht im Leitfaden zu Zahlungseingängen und Forderungen.
Anruferkennung und Kommunikation mit dem Auftraggeber
Wenn die Hausverwaltung anruft, zeigt die Anruferkennung auf dem Android-Gerät bereits beim Klingeln, um welchen Kunden es geht: Name, Objekte, letzte Einsätze, offener Saldo. Sie führen das Gespräch mit den Fakten auf dem Display statt aus dem Gedächtnis — und das ändert den Ton eines Beschwerdeanrufs erheblich.
Die Funktion arbeitet ohne Internetverbindung, weil der Kundenbestand lokal auf dem Gerät liegt; Einrichtung und Praxisfragen behandelt der Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb. Terminbestätigungen und Erinnerungen an Ansprechpartner laufen automatisch über WhatsApp, was besonders bei Sonderleistungen mit Zutrittsbedarf hilft — dazu der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp.
Einstieg: Software für die Gebäudereinigung ohne Vorabinvestition
Wer eine Software für die Gebäudereinigung sucht, vergleicht in der Regel Systeme mit Einrichtungsaufwand, Schulungsbedarf und Vertragsbindung. ProTakip wird über Google Play und den App Store installiert; bestehende Kunden-, Objekt- und Auftragsdaten lassen sich aus Excel oder aus einem bisherigen Programm übernehmen. Wie ein solcher Wechsel im laufenden Betrieb abläuft, steht im Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme.
Die ersten drei Monate sind kostenlos und ohne Funktionsbeschränkung nutzbar — genug Zeit, um einen vollständigen Abrechnungszyklus mit allen Objekten zu durchlaufen. Welche Fragen Sie einem Anbieter vorher stellen sollten, haben wir in neun Auswahlkriterien zusammengefasst. Betriebe, die zusätzlich Textil- oder Teppichpflege im Objekt anbieten, nutzen dieselbe Oberfläche für die Teppich- und Polsterreinigung, und wer Bauschlussreinigungen für Bauträger übernimmt, findet die passende Projektsicht unter Renovierung und Sanierung.
Häufige Fragen
Kann ich Reinigungspläne mit wiederkehrenden Intervallen abbilden?
Ja. Wiederkehrende Einsätze werden als Termine je Objekt mit Dauer und zuständiger Kraft geführt — von der täglichen Unterhaltsreinigung bis zur jährlichen Grundreinigung. Der Kalender zeigt, was ansteht, was erledigt ist und was offen blieb.
Wie weise ich einem Auftraggeber nach, dass gereinigt wurde?
Die Reinigungskraft setzt den Status ihres Einsatzes auf dem Telefon und kann Notizen sowie Fotos ergänzen. Es entsteht eine datierte Aufzeichnung je Objekt, die im Reklamationsfall nachvollziehbar ist.
Funktioniert die App auch ohne Empfang im Keller oder in der Tiefgarage?
Ja. Einsätze, Objektdaten und Statusänderungen sind offline verfügbar und werden automatisch abgeglichen, sobald wieder eine Verbindung besteht. Die Anruferkennung arbeitet ebenfalls ohne Internet.
Können Reinigungskräfte nur ihre eigenen Objekte sehen?
Ja. Mitarbeiter kommen über einen Einladungscode dazu und erhalten Rechte je Rolle. Reinigungskräfte sehen ihre Einsätze, Objektleiter ihr Gebiet, die Betriebsleitung Auswertungen und Preise.
Muss ich die Software kaufen oder gibt es eine Testphase?
Die ersten drei Monate sind kostenlos und ohne Funktionsbeschränkung nutzbar, danach läuft die Nutzung als laufendes Abonnement. So lässt sich ein vollständiger Monatszyklus mit allen Objekten im echten Betrieb prüfen, bevor eine Entscheidung fällt.