Lunes a las siete y media de la mañana. Una limpiadora avisa de que está enferma, hay tres portales que atender antes de las diez, un piso turístico con salida a las once y entrada a las tres, y una oficina que cambió el horario la semana pasada y no te acuerdas de si el cambio se lo dijiste al equipo. El cuadrante está en una hoja de cálculo que solo entiende quien lo hizo y las horas reales de cada persona son un cálculo aproximado a final de mes. Una empresa de limpieza no se complica por la limpieza: se complica por la planificación.
ProTakip es un software de gestión para empresas de limpieza de viviendas, comunidades, oficinas y pisos turísticos. Todo se lleva desde el móvil —en Android y iOS—, tanto por la persona que coordina como por quien está en el portal, y sigue funcionando sin cobertura: en un garaje o en un sótano el servicio se cierra igual y se sincroniza al recuperar la señal.
Servicios recurrentes: el cuadrante que se mantiene solo
La diferencia entre una empresa de limpieza y un servicio suelto es la repetición. Comunidades tres veces por semana, oficinas de lunes a viernes, viviendas cada quince días. Cada servicio se programa en el calendario con su recordatorio y queda asignado a la persona que lo hace, de forma que el cuadrante del día se consulta en el móvil en lugar de reenviarse cada domingo por la noche.
Cuando alguien falta, el reajuste se hace desde el móvil y todo el mundo lo ve al momento: quien entra a cubrir tiene delante la dirección, la hora, las instrucciones concretas de ese portal y quién le abre. Sin llamadas en cadena y sin que nadie se presente en una dirección equivocada.
Si estás valorando herramientas, en la guía de criterios para elegir un software de gestión hay nueve preguntas que conviene hacer antes de contratar nada.
La ficha del cliente guarda lo que nadie recuerda
Cada inmueble tiene sus manías: dónde está la llave del cuarto de la basura, qué producto no se puede usar en ese suelo, que en el segundo hay un perro, que el ascensor no funciona los martes. Esa información suele vivir en la cabeza de una sola persona y desaparece cuando esa persona se va de vacaciones.
En la ficha del cliente están la dirección, el teléfono, las notas y el histórico completo de servicios prestados. La persona nueva llega sabiendo lo mismo que la veterana, y la calidad deja de depender de quién esté ese día. En limpieza de pisos turísticos, donde el margen entre salida y entrada es de horas, eso es directamente lo que evita una mala reseña.
Partes de trabajo y control de horas
El parte de trabajo se abre y se cierra en el propio servicio: hora de entrada, hora de salida, qué se ha hecho y qué ha quedado pendiente. Los estados —pendiente, en curso, terminado, entregado— dan la foto del día completa sin llamar a nadie para preguntar si ya han terminado en el portal de la calle Mayor.
De ahí salen dos cosas que en este sector valen dinero: las horas reales trabajadas por persona y por cliente, y la prueba de que el servicio se ha prestado cuando una comunidad afirma lo contrario. Si el cliente quiere justificante en mano, se imprime en el momento con una impresora térmica Bluetooth desde el móvil.
Presupuestos y precios: por hora, por metro o por servicio
En limpieza el precio se calcula de formas muy distintas según el trabajo: por hora en una vivienda, por metro cuadrado en una oficina, por servicio cerrado en una limpieza de fin de obra o en un piso turístico. La lista de precios admite las cuatro formas, más los servicios extra que siempre acaban apareciendo: cristales, abrillantado, tapicerías, limpieza de garaje, desinfección.
Tener la tarifa cargada permite montar el presupuesto en la propia visita, con los mismos importes que se van a facturar después. Para comunidades y oficinas, donde se compite a la baja y el margen es estrecho, la guía sobre cómo fijar precios sin comerte el margen ayuda a calcular qué contratos merecen la pena.
Equipo: altas, permisos y reparto por zonas
La rotación de personal es alta en este sector y cada alta suele costar días de explicaciones. Con un código de invitación la persona nueva entra en la aplicación desde su propio móvil y ve únicamente sus servicios, con los permisos que le des: una limpiadora no tiene por qué ver los precios ni la caja.
Los servicios se agrupan por zona sobre el mapa, de manera que las rutas del día tengan sentido y no se pierdan dos horas en desplazamientos entre barrios. Hay mensajería interna de equipo y función de pulsar para hablar, como una emisora, más cómoda que escribir cuando alguien tiene las manos ocupadas. Y los informes muestran cuántos servicios cierra cada persona y en cuánto tiempo.
Comunidades, oficinas y cobro a fin de mes
El cliente de contrato paga mensualmente y ahí es donde se pierde dinero sin darse cuenta: servicios extra que se hicieron y no se pasaron al cobro, meses con más visitas de las previstas, saldos que se arrastran. Cada cliente mantiene su saldo abierto y todos sus servicios del periodo con fecha e importe, así que al cerrar el mes no hay que reconstruir nada.
La caja recoge ingresos y gastos con filtro por periodo y por persona, y los informes dicen qué contratos rinden y cuáles solo ocupan agenda. En la guía sobre control de cobros y saldos pendientes está el procedimiento detallado.
Comunicación con el cliente y puesta en marcha
Con las plantillas de WhatsApp el cliente recibe la confirmación del servicio programado, el aviso de que el equipo va de camino y el de servicio finalizado, sin que nadie escriba mensajes uno a uno; hay ejemplos en la guía de avisos automáticos al cliente por WhatsApp. Y cuando llaman ellos, el identificador de llamadas muestra el nombre, la dirección y el histórico antes de descolgar, en Android y también sin conexión, como se explica en la guía del identificador de llamadas para empresas de servicios.
Empezar no obliga a perder el histórico: los clientes se importan desde Excel o desde tu programa actual siguiendo la guía de migración de datos, y los tres primeros meses son gratis. Si además ofreces limpieza de sofás y alfombras, la misma aplicación cubre ese servicio en la página de limpieza de alfombras y tapicerías.
Preguntas frecuentes
¿Puedo organizar servicios que se repiten cada semana?
Sí. Cada servicio se programa en el calendario con recordatorio y queda asignado a una persona, así que el cuadrante de comunidades y oficinas se consulta desde el móvil y se reajusta cuando alguien falta.
¿Puedo saber las horas reales de cada limpiadora?
Sí. El parte de trabajo se abre y se cierra en el servicio, con lo que quedan registradas las horas por persona y por cliente, disponibles después en los informes.
¿Sirve para limpieza de pisos turísticos?
Sí. Los servicios se programan con hora concreta, la ficha del inmueble guarda las instrucciones de acceso y el equipo recibe el aviso en el móvil, incluso sin cobertura en el edificio.
¿Puede el personal usar la aplicación sin ver precios?
Sí. Cada persona entra con un código de invitación y tiene sus propios permisos, de modo que puede ver sus servicios sin acceder a tarifas, márgenes ni caja.
¿Cómo llevo el cobro mensual de una comunidad?
Cada cliente acumula sus servicios del periodo con fecha e importe y mantiene su saldo abierto, así que al cerrar el mes tienes el detalle completo y lo pendiente de cobro actualizado.