Qué pasa hoy cuando suena el teléfono
En la mayoría de los negocios de limpieza de alfombras, el teléfono es la puerta de entrada. Quien llama dice quién es, describe dónde vive, y alguien lo apunta en una libreta o en el reverso de un recibo. La tercera vez que llama el mismo cliente, la conversación se repite desde cero. Los errores ocurren justo ahí: una calle mal entendida, un número de piso que se pierde, dos clientes con el mismo apellido que se confunden.
La identificación de llamadas da la vuelta a la conversación. Mientras el teléfono sigue sonando, el nombre, la dirección y los pedidos recientes del cliente aparecen en pantalla. Sabe quién llama antes de contestar, y confirma los datos en lugar de recopilarlos.
Qué aparece exactamente en pantalla
Cuando entra una llamada, una pequeña tarjeta se coloca sobre la pantalla de llamada normal del teléfono. Muestra:
- El nombre del cliente
- Su dirección y cualquier indicación guardada con ella
- Sus últimos pedidos: cuántas piezas, cuándo y por cuánto
- La etapa de cualquier pedido todavía abierto
Si el número no está en sus registros, la tarjeta lo dice, lo cual ya es útil de por sí: sabe que habla con un cliente nuevo y puede orientar la llamada, tomando la dirección desde el principio y preguntando en qué zona está.
Qué puede hacer con un toque
Ver es solo la mitad. Antes de que termine la llamada, a veces durante ella, puede:
- Abrir el pedido en curso del cliente y decirle exactamente en qué punto está.
- Iniciar un pedido nuevo con el nombre, el teléfono y la dirección ya rellenados, de modo que solo teclea el número de piezas y el día de recogida.
- Crear una ficha de cliente en el momento si el número es nuevo.
Al colgar, hay un pedido en el sistema en lugar de una nota en una libreta esperando a ser tecleada más tarde, o a ser olvidada. El ritual de pasar la libreta al ordenador por la noche desaparece.
La misma llamada, antes y después
Antes: suena el teléfono y muestra un número desconocido. ¿Me dice su nombre, cuál era la dirección, ya había trabajado con nosotros, cuántas piezas fueron la última vez? Cuatro preguntas, dos minutos, una nota a mano.
Después: suena el teléfono y la tarjeta dice María García, calle del Olmo, último pedido hace tres semanas, cuatro piezas. Hola María, ¿misma dirección en la calle del Olmo? Una pregunta, treinta segundos, un pedido ya en el sistema.
La diferencia no es solo de velocidad. Un cliente al que saludan por su nombre se siente reconocido, y esa es la carta más fuerte que una pequeña empresa local tiene frente a las grandes cadenas.
Menos errores al tomar notas
El hueco entre la nota a mano y el registro en el sistema es de donde salen la mayoría de las alfombras perdidas y las direcciones equivocadas. Un pedido abierto desde la ficha de quien llama cierra ese hueco:
- El número de teléfono no puede teclearse mal, porque viene de la propia llamada.
- La dirección no se dicta otra vez; la de la última vez está en pantalla y solo se corrige si ha cambiado.
- El mismo cliente no acaba con dos fichas escritas de forma ligeramente distinta.
- Quién llamó y qué quería lo responde el pedido, no la memoria.
La realidad de la doble SIM y el trabajo sin conexión
Aquí está la parte que la mayoría del software pasa por alto. Muchos propietarios usan un teléfono con doble SIM, una línea para el negocio y otra personal. En muchos de estos teléfonos, cuando entra una llamada por una línea, los datos móviles de la otra se caen. Una aplicación que intenta traer los datos del cliente desde un servidor en ese preciso momento muestra una tarjeta vacía justo cuando la necesita.
El diseño correcto guarda la lista de clientes en el propio teléfono. La tarjeta se abre desde el almacenamiento local haya señal o no, y la lista se actualiza en silencio cuando vuelve la conexión. ProTakip construye su identificación de llamadas así, completamente sin conexión, de modo que la tarjeta aparece en un sótano, en un aparcamiento subterráneo o en un camino rural igual que en la oficina.
Hay una ventaja añadida: como la tarjeta no espera a ningún servidor, aparece en el instante en que entra la llamada, a menudo un momento antes del tono. Nadie se queda esperando mientras usted busca algo.
En qué teléfonos funciona
Mostrar una tarjeta sobre la pantalla de llamada entrante es algo que Android permite y iPhone no; iOS no deja que las aplicaciones dibujen sobre su pantalla de llamada. Por eso el teléfono que recibe los pedidos debería ser un dispositivo Android. La configuración consiste en conceder unos pocos permisos, sobre todo leer el estado de la llamada y mostrarse sobre otras aplicaciones. Después no hay nada que mantener.
Algo que conviene saber: algunas marcas de Android cierran las aplicaciones en segundo plano de forma agresiva para ahorrar batería. Si un día la tarjeta deja de aparecer, el primer sitio donde mirar es la configuración de batería del teléfono, donde la aplicación puede haber quedado restringida. Excluirla de la optimización de batería lo soluciona.
Privacidad: quién ve esta información
Todo lo que aparece en la tarjeta es su propia ficha de cliente; quien llama no ve nada en su lado. Los datos se quedan en su teléfono y se eliminan al desinstalar la aplicación. La tarjeta solo aparece en los teléfonos con sesión iniciada en su empresa, así que cuando un empleado se va y usted le desactiva el acceso, la tarjeta desaparece de su teléfono con él.
Cómo cambia el día
Mañana: tomar pedidos
Las llamadas se concentran por la mañana. Cada una abre una tarjeta. Con un cliente habitual, confirmar la dirección lleva una frase; con uno nuevo, la ficha se crea mientras habla. La lista de recogidas para la furgoneta está completa antes del mediodía, sin nada escrito a mano.
Mediodía: las llamadas de dónde está mi alfombra
El pedido abierto y su etapa están en la tarjeta. No deja al cliente en espera para comprobarlo; la respuesta va en su primera frase. Si sus avisos de estado salen correctamente, estas llamadas se reducen rápido de todos modos.
Tarde: planificar las entregas
Cuando un cliente llama para cambiar la hora de entrega, abre el pedido desde la tarjeta y añade la nota. El conductor ve la nota actualizada en la lista de entregas a la mañana siguiente, en lugar de un papel olvidado en la furgoneta.
Unas reglas para el equipo
- Todos los que atienden llamadas de pedidos tienen la aplicación instalada y los permisos concedidos.
- Si un cliente llama desde un número nuevo, añádalo a su ficha existente como segundo número; no cree un cliente nuevo.
- Si la dirección ha cambiado, abra la ficha desde la tarjeta y corríjala de inmediato. Las correcciones que se dejan para luego se olvidan.
- Si la tarjeta no aparece, revise primero la configuración de batería y después los permisos.
Lista de comprobación
- ¿El teléfono de pedidos es un dispositivo Android?
- ¿Están concedidos los permisos de estado de llamada y de mostrar sobre otras aplicaciones?
- ¿La aplicación está excluida de la optimización de batería?
- ¿Apagó los datos móviles y llamó desde un número guardado para confirmar que la tarjeta aparece?
- ¿Inició un pedido nuevo desde la tarjeta y vio los datos ya rellenados?
- ¿El equipo conoce la regla de añadir segundos números a las fichas existentes?