El miedo que mantiene a la gente en un software que no le gusta
La mayoría de los limpiadores de alfombras que se plantean cambiar de software se atascan en la misma preocupación: la lista de clientes construida durante años, con teléfonos, direcciones, notas e historial de pedidos. Volver a teclearla lleva días. Cambiar sin ella significa empezar de cero cada vez que llama un cliente habitual.
Hecho en el orden correcto, el traslado lleva una tarde. Exporta un archivo de Excel del programa antiguo, se importa en el nuevo, y los clientes, teléfonos, direcciones y pedidos anteriores quedan donde deben. Las empresas que vienen de programas de escritorio antiguos exportan un solo archivo y la importación tarda unos diez minutos. Lo mismo vale para una hoja de cálculo que haya llevado a mano.
Qué se transfiere
Todo lo que esté en la exportación puede pasarse. Una importación típica trae:
- Nombre del cliente, teléfonos (todos, si hay varios), dirección e indicaciones
- Notas del cliente y zona o ruta
- Pedidos anteriores: fecha, número de piezas, importe, estado de entrega
- Saldos pendientes, si la exportación los incluye
- Productos y lista de precios
Conviene saber qué no se transfiere: los registros de sueldos y anticipos del personal, la configuración del programa antiguo y las plantillas de mensajes se configuran de nuevo en el sistema nuevo. Cada uno lleva unos minutos y no vale la pena migrarlo.
Preparar la exportación
La calidad de la importación depende de la calidad del archivo. Antes de dejar el programa antiguo:
- Exporte la lista de clientes y la lista de pedidos a Excel o CSV. En la mayoría de los programas está en informes o en configuración; si no lo encuentra, pida el archivo al proveedor anterior. Son sus datos, y un proveedor razonable se los entregará.
- Revise la columna de teléfonos. Los espacios, paréntesis y ceros iniciales que falten se normalizan durante la importación, pero los números realmente incorrectos tiene que depurarlos usted.
- Elimine las entradas de prueba y los duplicados evidentes. Fusionar dos fichas del mismo cliente es más fácil en el archivo antes de importar que en la aplicación después.
- Anote su último número de recibo o factura para que la numeración continúe desde ahí. Los clientes aún conservan recibos antiguos, y los números que se solapan causan confusión durante meses.
- Siga trabajando en el programa antiguo hasta el día en que envíe el archivo, para que no haya huecos.
Las empresas que pasan a ProTakip envían el archivo al equipo de soporte; los clientes y pedidos se cargan en la cuenta de la empresa y usted solo revisa el resultado.
La primera revisión tras la importación
Cuando la importación termine, dedique diez minutos a tres comprobaciones:
- Busque a sus cinco clientes más activos y confirme que la dirección y el teléfono han pasado correctamente.
- Abra la lista de precios y compruebe que las alfombras se cobran por metro cuadrado y los sofás y cojines por pieza. Los programas antiguos suelen guardar las unidades de forma inconsistente, y es lo que más se corrige.
- Revise los pedidos abiertos. Los registros que el programa antiguo mostraba como listos pero no entregados son muy a menudo trabajos entregados a cuenta y nunca cerrados, no alfombras todavía en la estantería. Ciérrelos como entregados y pase el saldo a la cuenta del cliente.
Elegir la semana adecuada
No programe el cambio en plena temporada alta, antes de una festividad ni en la avalancha de la limpieza de primavera. Una semana tranquila funciona mejor: importar el lunes por la mañana, revisar el viernes por la tarde. La importación en sí tarda unos diez minutos, así que no necesita reservar un día entero; lo importante es terminar las comprobaciones posteriores el mismo día.
Una semana con los dos programas
No apague el programa antiguo hasta que confíe en el nuevo; use ambos durante una semana. Pero no intente registrarlo todo dos veces, porque agota al equipo y no demuestra nada. Un esquema que funciona:
- Desde el día de la importación, registre los pedidos nuevos solo en el programa nuevo.
- Mantenga el antiguo abierto solo para consultas: un recibo viejo, un importe antiguo, una reclamación sobre un trabajo pasado.
- Cada tarde, dedique dos minutos a repasar el día: ¿salieron los mensajes, se imprimieron los recibos, cuadra la caja?
- Al final de la semana, pregunte al equipo si alguien quiere volver atrás, y por qué. Las respuestas suelen señalar una configuración que falta, no al software.
- Cuando termine la semana, quite el programa antiguo de los teléfonos y del ordenador de la oficina. Dos programas abiertos a la vez alimentan durante meses la confusión de en qué sistema está cada cosa.
Como ProTakip es gratuito los tres primeros meses, la semana en paralelo no cuesta nada extra, y puede alargarla a dos semanas si una temporada de mucho trabajo le hace ser prudente.
Preparar al equipo y a los clientes
Lo que cambia son los hábitos, no solo el software. Tres cosas reducen la resistencia: que cada uno instale la aplicación en su propio teléfono, que los tres primeros pedidos se registren juntos y que las dudas de la primera semana se respondan el mismo día. Si el programa nuevo tiene vídeos de formación, envíelos la tarde anterior; la mitad de las preguntas de la mañana desaparecen.
Los clientes no necesitan ningún anuncio. Mientras el primer mensaje del sistema nuevo salga con el nombre de su empresa, para ellos nada cambia, salvo que empiezan a recibir avisos más ordenados.
Preguntas frecuentes
¿Y si necesito los datos antiguos más adelante?
Conserve la exportación de Excel. Incluso después de desinstalar el programa antiguo, ese archivo es su archivo histórico, y cualquier registro antiguo puede encontrarse en él.
¿Los números de recibo continúan donde estaban?
Si indica su último número de recibo al importar, los recibos nuevos continúan desde el número siguiente. Los recibos antiguos que conservan sus clientes no chocarán con los nuevos.
¿Puedo cambiar solo con la lista de clientes, sin historial de pedidos?
Sí. Algunas empresas trasladan solo la lista de clientes y empiezan los pedidos desde cero. Pero el historial de pedidos es lo que le permite ver qué limpió un cliente la última vez cuando llama; si está en el archivo, no hay motivo para dejarlo atrás.
Lista de comprobación para el arranque
- Exportación de clientes y pedidos obtenida del programa antiguo.
- Registros de prueba y duplicados eliminados; último número de recibo anotado.
- Archivo importado; cinco clientes, lista de precios y pedidos abiertos revisados.
- Nombre de la empresa, firma de los mensajes y cabecera del recibo configurados en el programa nuevo.
- Impresora Bluetooth emparejada con la nueva aplicación y recibo de prueba impreso.
- Personal añadido con el código de invitación y permisos configurados.
- Primer pedido real registrado y aviso al cliente confirmado como enviado.
- Programa antiguo eliminado de teléfonos y ordenador tras la semana en paralelo.