De angst die mensen bij software houdt die ze niet fijn vinden
De meeste tapijtreinigers die overwegen van software te wisselen, blijven steken bij dezelfde zorg: de klantenlijst die in jaren is opgebouwd, met telefoonnummers, adressen, notities en bestelgeschiedenis. Die opnieuw intypen kost dagen. Overstappen zonder die lijst betekent elke keer dat een vaste klant belt weer bij nul beginnen.
In de juiste volgorde gedaan, kost de verhuizing een middag. U exporteert een Excel-bestand uit het oude programma, dat wordt geïmporteerd in het nieuwe, en klanten, telefoons, adressen en eerdere bestellingen komen terecht waar ze horen. Bedrijven die van oudere desktopprogramma's komen, exporteren één bestand en de import duurt ongeveer tien minuten. Hetzelfde geldt voor een rekenblad dat u met de hand bijhield.
Wat wordt overgezet
Alles wat in de export staat, kan worden overgezet. Een typische import brengt mee:
- Klantnaam, telefoonnummers (allemaal, als er meerdere zijn), adres en routebeschrijving
- Klantnotities en gebied of route
- Eerdere bestellingen: datum, aantal stuks, bedrag, bezorgstatus
- Openstaande saldo's, als de export die bevat
- Producten en de prijslijst
Het helpt te weten wat niet wordt overgezet: loon- en voorschotgegevens van personeel, de instellingen van het oude programma en de berichtsjablonen worden opnieuw ingesteld in het nieuwe systeem. Elk daarvan kost een paar minuten en is het migreren niet waard.
De export voorbereiden
De kwaliteit van de import hangt af van de kwaliteit van het bestand. Voordat u het oude programma verlaat:
- Exporteer de klantenlijst en de bestellingenlijst naar Excel of CSV. In de meeste programma's staat dit onder rapporten of instellingen; als u het niet kunt vinden, vraag het bestand aan de oude leverancier. Het zijn uw gegevens, en een redelijke leverancier geeft ze aan u.
- Bekijk de telefoonkolom. Spaties, haakjes en ontbrekende voorloopnullen worden bij de import genormaliseerd, maar echt foute nummers moet u zelf uitzoeken.
- Verwijder testinvoer en overduidelijke duplicaten. Twee kaarten van dezelfde klant samenvoegen is makkelijker in het bestand vóór de import dan in de app erna.
- Noteer uw laatste bon- of factuurnummer, zodat de nummering daar verdergaat. Klanten hebben nog oude bonnen in handen, en overlappende nummers zorgen maandenlang voor verwarring.
- Blijf in het oude programma werken tot de dag dat u het bestand verstuurt, zodat er geen gat ontstaat.
Bedrijven die overstappen naar ProTakip sturen het bestand naar het supportteam; klanten en bestellingen worden in het bedrijfsaccount geladen en u controleert alleen het resultaat.
De eerste controle na de import
Zodra de import klaar is, besteedt u tien minuten aan drie controles:
- Zoek uw vijf drukste klanten op en bevestig dat adres en telefoonnummer correct zijn overgekomen.
- Open de prijslijst en controleer of tapijten per vierkante meter en banken en kussens per stuk worden geprijsd. Oudere programma's slaan eenheden vaak inconsistent op, en dit is het vaakst te corrigeren punt.
- Bekijk de openstaande bestellingen. Kaarten die het oude programma toonde als klaar maar niet geleverd, zijn heel vaak opdrachten die op rekening zijn geleverd en nooit afgesloten, geen tapijten die nog op een plank liggen. Sluit ze af als geleverd en boek het saldo op de rekening van de klant.
De juiste week kiezen
Plan de overstap niet in het hoogseizoen, vlak voor een feestdag, of tijdens de voorjaarsschoonmaak-drukte. Een rustige week werkt het best: importeren op maandagochtend, evalueren op vrijdagavond. De import zelf duurt ongeveer tien minuten, dus u hoeft geen hele dag vrij te houden; wat telt, is de controles na de import diezelfde dag afronden.
Een week met beide programma's tegelijk
Schakel het oude programma pas uit als u het nieuwe vertrouwt; gebruik een week lang beide. Maar probeer niet alles dubbel in te voeren, dat put het team uit en bewijst niets. Een aanpak die werkt:
- Voer vanaf de importdag nieuwe bestellingen alleen nog in het nieuwe programma in.
- Houd het oude programma alleen open om na te slaan: een oude bon, een oud bedrag, een klacht over een eerdere opdracht.
- Neem elke avond twee minuten om de dag te overlopen: zijn de berichten verstuurd, zijn de bonnen afgedrukt, klopt de kas?
- Vraag aan het einde van de week aan het team of iemand wil terugkeren, en waarom. De antwoorden wijzen meestal op een ontbrekende instelling, niet op de software.
- Verwijder na afloop van de week het oude programma van de telefoons en de kantoorcomputer. Twee naast elkaar geopende programma's voeden maandenlang de verwarring over in welk systeem iets staat.
Omdat ProTakip de eerste drie maanden gratis is, kost de parallelle week niets extra, en u kunt hem tot twee weken uitrekken als een druk seizoen u voorzichtig maakt.
Het team en de klanten voorbereiden
Het zijn gewoontes die veranderen, niet alleen de software. Drie dingen verminderen weerstand: iedereen installeert de app op zijn eigen telefoon, de eerste drie bestellingen worden samen ingevoerd, en vragen in de eerste week worden dezelfde dag beantwoord. Heeft het nieuwe programma trainingsvideo's, stuur ze dan de avond ervoor; de helft van de ochtendvragen verdwijnt vanzelf.
Klanten hebben geen aankondiging nodig. Zolang het eerste bericht uit het nieuwe systeem onder uw bedrijfsnaam wordt verstuurd, verandert er voor hen niets, behalve dat ze netter geordende updates gaan krijgen.
Veelgestelde vragen
Wat als ik de oude gegevens later nodig heb?
Bewaar de Excel-export. Zelfs nadat het oude programma is verwijderd, is dat bestand uw archief, en elk oud gegeven is erin terug te vinden.
Lopen de bonnummers door waar ze waren?
Als u bij de import uw laatste bonnummer opgeeft, lopen nieuwe bonnen door vanaf het volgende nummer. De oude bonnen die uw klanten nog hebben, botsen niet met de nieuwe.
Kan ik overstappen met alleen de klantenlijst en zonder bestelgeschiedenis?
Ja. Sommige bedrijven zetten alleen de klantenlijst over en beginnen de bestellingen opnieuw. Maar aan de bestelgeschiedenis ziet u wat een klant de vorige keer liet reinigen wanneer hij belt; staat die in het bestand, dan is er geen reden om hem achter te laten.
Checklist voor de livegang
- Klant- en bestellingenexport opgehaald uit het oude programma.
- Test- en dubbele gegevens verwijderd; laatste bonnummer genoteerd.
- Bestand geïmporteerd; vijf klanten, de prijslijst en openstaande bestellingen gecontroleerd.
- Bedrijfsnaam, berichtondertekening en bonkop ingesteld in het nieuwe programma.
- Bluetooth-printer gekoppeld aan de nieuwe app en testbon afgedrukt.
- Personeel toegevoegd met de uitnodigingscode en rechten ingesteld.
- Eerste echte bestelling ingevoerd en klantmelding bevestigd als verstuurd.
- Oude programma na de parallelle week verwijderd van telefoons en computer.