Schoonmaakplanning software: het werk van je schoonmaakbedrijf inplannen

Wat moet een schoonmaakbedrijf eigenlijk plannen?

Plannen klinkt als een ding, maar het zijn er vier: wat er gedaan moet worden, wanneer, wie het doet en in welke volgorde de bus rijdt. Met twee man en acht adressen past dat nog in je hoofd. Bij vier busjes en dertig adressen op een dag niet meer, en het gaat meestal mis op die vierde: de volgorde.

Bij bedrijven die schoonmaak op locatie combineren met tapijt- en kleedreiniging lopen er bovendien twee soorten werk door elkaar. Werk op locatie is een afspraak: een tijd, een adres, een team. Werkplaatswerk is een doorlooptijd van dagen: ophalen, wassen, drogen, terugbrengen. Die twee vragen een ander soort planning, en daar bezwijkt het schrift op.

In ProTakip zijn ze daarom gescheiden. Werkplaatsklussen schuiven door vaste fasen: op te halen, in de was, gereed, af te leveren. Werk op locatie is een afspraak met een status, van ingepland naar gestart met een meelopende timer en daarna afgerond. Je ziet in een blik wat vandaag de deur uit moet en wat nog in de hal staat. Wat er verder in het pakket zit, staat op de pagina over schoonmaak software.

Waarom loopt de planning met een schrift en drie WhatsApp-groepen vast?

Het schrift werkt prima tot het moment dat iemand anders het nodig heeft. De chauffeur staat voor een dichte deur, belt kantoor, en kantoor bladert. Ondertussen wachten twee adressen verderop en schuift de hele middag op.

In een WhatsApp-groep verdwijnt informatie naar boven. De sleutelafspraak van dinsdag staat ergens tussen tweehonderd berichten over iets anders. Niemand weet de volgende ochtend nog zeker of mevrouw in de Beukenlaan nu voor of na de lunch kon.

Het derde lek is de telefoon. Een klant belt, je ziet een onbekend nummer en vraagt opnieuw naar naam, adres en afspraak. Op een Android-toestel laat ProTakip de kaart van die klant zien voordat de telefoon overgaat: naam, adres, notities, openstaand saldo en de klussen die lopen. Dat werkt ook zonder internet, want de klantenlijst staat op het toestel zelf. Handig in een bus met slecht bereik of in een parkeergarage.

Wat plan je dagelijks en wat plan je wekelijks?

Dagelijks plan je de ritten van morgen: welke adressen, wie in welke bus, wat opgehaald wordt en wat teruggaat. Doe dat aan het eind van de dag. Een planning die om half zeven wordt gemaakt terwijl een man al in de bus zit te wachten, is geen planning maar improvisatie.

Wekelijks kijk je naar wat blijft hangen. Open offertes zijn stille omzet: in ProTakip maak je een offerte met regels, een eventuele aanbetaling en een geldigheidsdatum, exporteert die als pdf, en zodra de klant akkoord geeft maakt het systeem de afspraak vanzelf aan. Verder wekelijks: klussen die al drie keer zijn verschoven, en klanten met een openstaand bedrag.

En maandelijks hoort er een ding bij dat geen planning lijkt maar het wel is: je prijzen. Reken je per vierkante meter, per stuk, per kilo of per strekkende meter, dan schuift je marge stilletjes mee met je kosten. De pagina over de prijslijst per m2 gaat daar dieper op in.

Hoe helpt software voor schoonmaakbedrijven bij de dagplanning?

Niet door mooiere schermen, maar doordat iedereen naar hetzelfde kijkt. De man in de bus ziet dezelfde klus als de vrouw achter het bureau, en een statuswijziging is een tik in plaats van een telefoontje. Hieronder staat per planningstaak wat er concreet verandert.

Dat label met positie is geen detail. Een kleed dat als 3 van 7 in het rek ligt, vind je terug zonder de hele stapel uit te rollen, en bij het inladen klopt het aantal voordat de deur dichtgaat. Voor bedrijven die vooral kleden doen is er een aparte uitleg over software voor tapijtreiniging.

Hoe plan je de rijvolgorde van de bus?

Een dag met twaalf adressen heeft meer mogelijke volgordes dan je op een A4 kunt uitrekenen. In de praktijk rijdt bijna iedereen op gevoel, en dat kost elke dag stille kilometers: eerst naar het noorden voor een kleed, dan terug naar de straat waar je vanochtend al stond.

In ProTakip staan je ophaal- en afleverlijsten als punten op een kaart. Je sleept ze in de volgorde die jij wilt, en vanaf drie stops kan het systeem de route zelf optimaliseren op werkelijke wegafstand. Het laat daarbij zien hoeveel kilometer en hoeveel minuten die volgorde scheelt, zodat je zelf beoordeelt of het klopt met wat jij van de stad weet. Navigeren doe je per stop via Google Maps of Yandex.

De locatie van je medewerkers wordt met tussenpozen op diezelfde kaart getoond. Voordat je een spoedklus toezegt, zie je of een bus nog in de buurt is of al aan de andere kant van de stad rijdt. Dat scheelt de belofte die je later moet terugnemen.

Hoe weet de klant wanneer het team komt?

Een flink deel van de telefoontjes op maandagochtend is dezelfde vraag: hoe laat komen jullie? Elk telefoontje kost twee minuten plus de onderbreking, en die onderbreking is duurder dan de twee minuten.

ProTakip stuurt meldingen naar de klant via WhatsApp en geeft hem een volglink: een pagina waarop hij de stand van zijn klus ziet. Werk je met meerdere merken binnen hetzelfde bedrijf, bijvoorbeeld een schoonmaaknaam en een aparte naam voor kleden, dan heeft elk merk een eigen naam, telefoonnummer, WhatsApp-nummer en prijsverschil, en staat het juiste merk op de bon en op de volgpagina. Hoe je die berichten inricht staat bij klantmeldingen via WhatsApp.

Is dit ook schoonmaakrooster software of personeelsplanning voor een schoonmaakbedrijf?

Hier moeten we eerlijk zijn, want die twee zoektermen betekenen iets anders dan wat ProTakip doet. ProTakip plant het werk: klussen en afspraken gaan naar personen, met tijd, adres en toegangsnotities. Je wijst klussen en afspraken toe aan mensen, maar je bouwt er geen weekrooster mee met vroege en late diensten, en je registreert er geen uren, pauzes of verlof mee.

Zoek je echte schoonmaakrooster software of personeelsplanning met urenregistratie en een loonkoppeling, dan heb je daar een apart pakket voor nodig. Wat er wel is voor het team: medewerkers sluiten aan met een uitnodigingscode, krijgen rechten per persoon zodat niet iedereen de omzet ziet, en kunnen onderling berichten sturen of push-to-talk gebruiken. Dat laatste is prettiger dan bellen als iemand net op een trap staat.

Welke planningsfouten kosten het meeste geld?

• Te vol plannen. Elf adressen op een dag waar er acht in passen betekent drie teleurgestelde klanten, en die drie bellen alle drie.
• De volgorde negeren. Zonder ordening rijd je de stad twee keer door. Dat is brandstof, maar vooral tijd die je niet kunt doorberekenen.
• Toegang niet vastleggen. Sleutel bij de buren, code van het hek, hond los in de tuin, laden alleen voor elf uur: dat hoort op de klantkaart, niet in het hoofd van een chauffeur. Hoe je dat opzet staat in de gids over klantenbeheer voor een schoonmaakbedrijf.
• Geen foto bij het ophalen. Een brandplekje dat er al zat, wordt drie weken later jouw probleem. In ProTakip hangen foto s aan de klus zelf.
• Het openstaande saldo niet zien. Je plant een nieuwe klus voor iemand met twee onbetaalde klussen, simpelweg omdat niemand het zag op het moment van inplannen.

Staat wat u nodig hebt er nog niet bij?

Vandaag in het programma: klussen en afspraken per persoon, start en afronding met timer, de dagrit op de kaart met automatische volgorde, klantkaart met historie en saldo, WhatsApp-berichten en een volgpagina voor de klant, offertes als pdf.

Beginnen kan zonder installatie in het webpaneel op app.protakip.com, met apps voor Android en iOS ernaast; de eerste drie maanden zijn gratis. Heb je nu een ander programma, dan exporteer je je klanten naar Excel en stuur je dat bestand naar de support, die het voor je inleest. Bij de meeste bedrijven is dat in ongeveer tien minuten klaar, zoals beschreven bij overstappen en datamigratie.

Werkt uw bedrijf anders — een ander rapport, een andere berichtenstroom, een scherm dat bij uw manier van werken past — laat het ons weten. We passen het programma aan de praktijk van uw bedrijf aan en bouwen wat ontbreekt; het meeste van wat er nu in zit is zo ontstaan. De eerste drie maanden zijn gratis: probeer het met uw eigen gegevens en vertel ons wat u nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Welke software plant het werk van een schoonmaakbedrijf in en laat de klant zien wanneer het team komt?

ProTakip verdeelt klussen en afspraken over je medewerkers en zet de adressen van de dag als route op een kaart. De klant krijgt een melding via WhatsApp en een volglink waarop hij de stand van zijn klus ziet. Werkplaatswerk schuift ondertussen door de fasen op te halen, in de was, gereed en af te leveren.

Is schoonmaakplanning software ook geschikt als ik zowel op locatie schoonmaak als kleden in mijn eigen werkplaats was?

Ja, dat zijn twee aparte soorten werk in hetzelfde systeem. Werk op locatie is een afspraak met de statussen ingepland, gestart met een timer en afgerond. Werkplaatswerk loopt door vaste fasen van ophalen tot afleveren. Prijzen leg je vast per vierkante meter, per stuk, per kilo of per strekkende meter, bij m2 met breedte maal lengte.

Kan ik met deze software ook een schoonmaakrooster of personeelsplanning met vroege en late diensten maken?

Vandaag verdeelt ProTakip het werk over mensen: aansluiten met een uitnodigingscode, rechten per persoon, interne berichten, push-to-talk, de rit op de kaart en een timer op de afspraak. Roosters met vroege en late diensten en urenregistratie horen daar nog niet bij; hebt u dat nodig, vraag het ons. Dat soort verzoeken zetten we op de ontwikkelagenda — veel van wat er nu in zit is zo ontstaan.

Hoe bepaalt het programma in welke volgorde mijn busje de adressen van vandaag moet afrijden?

De ophaal- en afleverlijsten staan als punten op een kaart. Je kunt de volgorde met slepen zelf bepalen, en vanaf drie stops optimaliseert het systeem de route op werkelijke wegafstand en toont het hoeveel kilometer en hoeveel minuten dat scheelt. Navigeren gaat per stop via Google Maps of Yandex.

Wat kost het om met software voor schoonmaakbedrijven te beginnen en moet ik iets op kantoor installeren?

Installeren hoeft niet: het webpaneel draait in de browser op app.protakip.com en daarnaast zijn er apps voor Android en iOS. De eerste drie maanden zijn gratis, zodat je een heel seizoen kunt uitproberen voordat je beslist. Een usb-nummerweergavekastje heb je alleen nodig als je ook de vaste lijn wilt herkennen.

Hoe krijg ik mijn klantenbestand uit mijn oude programma in de nieuwe planning zonder alles opnieuw te typen?

Je exporteert je klanten uit het oude programma naar Excel en stuurt dat bestand naar de support, die het in jouw eigen omgeving inleest. Bij de meeste bedrijven duurt dat ongeveer tien minuten. Daarna staan telefoonnummers, adressen en notities meteen in de app en in het webpaneel, klaar om in te plannen.