Kort antwoord: Klantenbeheer in een schoonmaakbedrijf is een kaart per klant: telefoonnummers, adres met toegangsnotities, de volledige werkhistorie met foto s en het openstaande saldo. In ProTakip opent die kaart zich op Android al voordat de telefoon overgaat, zodat de man in de bus weet wie er belt, waar het is, wat je vorige keer rekende en wat er nog openstaat.
Wat hoort er in een klantkaart van een schoonmaakbedrijf?
Een klantkaart is geen adresboekje. Het is het dossier waarin staat wat je de vorige keer hebt gedaan, wat je toen rekende, hoe je binnenkomt en of er nog geld openstaat. Alles wat daar niet in staat, zit in het hoofd van een persoon, en die persoon is een keer ziek of stapt op.
Concreet gaat het om telefoonnummers, adres, vrije notities, de volledige werkhistorie, foto s die aan klussen hangen en het openstaande saldo. Betalingen leg je erbij vast als contant, pin of overboeking. Dat is het hele klantenbeheer van een schoonmaakbedrijf. De rest is versiering.
Het verschil met een lijst contacten in je telefoon is dat de kaart meegroeit. Elke klus die je afrondt, elke foto en elke betaling blijft eraan hangen, ook als de klant pas anderhalf jaar later weer belt.
App downloaden
Bied uw klanten een professionele ervaring met ProTakip.
Waarom is dezelfde klant in drie lijstjes zo duur?
De meeste bedrijven hebben hun klanten op drie plekken staan: in de contacten van de bedrijfstelefoon, in een Excel op kantoor en in het schrift in de bus. Drie plekken betekent drie versies van de waarheid, en de bus heeft bijna altijd de oudste.
Het kost je geen abonnement maar tijd en geloofwaardigheid: een verkeerd huisnummer, een klant die vanochtend al gebeld had, een kleed dat naar een oud adres terugging. Een kaart per klant waar zowel kantoor als de bus bij kan, haalt dat soort fouten er binnen een week uit.
Belangrijk daarbij is wie wat mag zien. In ProTakip sluiten medewerkers aan met een uitnodigingscode en stel je per persoon rechten in, zodat een chauffeur de adressen en notities heeft die hij nodig heeft zonder dat je meteen je hele omzet openzet.
Wat schrijf je op bij het adres?
Het adres is zelden het probleem, binnenkomen is het probleem. Zet daarom in de notities wat een nieuwe medewerker nodig heeft om zonder telefoontje te slagen: sleutel bij de buren op nummer 12, code van het hek, hond los in de tuin, lift buiten gebruik dus derde etage met de trap, laden en lossen alleen voor elf uur.
Schrijf er ook bij wat er moet gebeuren als de klant niet thuis is. Mag het kleed bij de buren? Mag het in de schuur achter? Of moet er opnieuw worden afgesproken? Dat ene zinnetje voorkomt dat een chauffeur op vrijdag om half vijf voor een dichte deur staat te bellen naar een kantoor dat net dicht is.
Foto s horen bij dezelfde discipline. Je hangt bij de klus een foto van de vlek en van de beschadiging die er al zat. Drie weken later is de discussie een foto in plaats van woord tegen woord, en dat gesprek duurt dan geen kwartier maar een minuut.
Wat staat er in de werkhistorie van een klant?
De historie is het deel dat je geld oplevert. Je ziet wanneer die kleden voor het laatst zijn gewassen, wat je toen rekende, welke extra diensten erbij zaten en of er betaald is. Bij een prijsvraag aan de telefoon hoef je niet te gokken en niet terug te bellen.
Prijzen leg je vast per vierkante meter, per stuk, per kilo of per strekkende meter. Bij vierkante meters vul je breedte en lengte in en rekent het systeem de rest uit. Extra diensten definieer je apart, zodat een franjebehandeling of een impregnering niet elke keer een los bedrag uit het hoofd is.
| Op de klantkaart | Wat je erin zet | Wat het in het veld oplevert |
|---|---|---|
| Telefoonnummers | Mobiel van de klant, eventueel een tweede nummer | Nummerherkenning toont de kaart bij een inkomende oproep (Android) |
| Adres | Straat en huisnummer plus de toegangsnotitie | De chauffeur staat niet voor een dichte deur te bellen |
| Notities | Sleutel bij de buren, poortcode, hond, parkeerregel | Een invaller slaagt zonder iemand te bellen |
| Werkhistorie | Alle eerdere klussen met datum, stuks en bedrag | Je weet direct wat je vorige keer rekende |
| Foto s bij de klus | Vlek voor en na, beschadiging bij het ophalen | Discussie achteraf gaat over beeld, niet over geheugen |
| Openstaand saldo | Wat nog niet betaald is | Je ziet het voordat je de volgende klus aanneemt |
| Betalingen | Contant, pin of overboeking | Aan het eind van de dag klopt de kas |
Hoe herken je de beller voordat de telefoon overgaat?
Dit is het onderdeel waar klantenbeheer ophoudt administratie te zijn. Op Android verschijnt bij een inkomende oproep een kaart met naam, adres, notities, openstaand saldo en de klussen die nog lopen, en die kaart is er al voordat het toestel is overgegaan. Je neemt op met de naam van de klant in je mond.
Het werkt ook offline, omdat de klantenlijst op het toestel zelf staat. Dat is precies wat je nodig hebt in een bus, in een kelder of op een industrieterrein waar de verbinding wegvalt. Belt een onbekend nummer, dan sla je het met een tik op als nieuwe klant of maak je er direct een klus van.
Voor de vaste lijn op kantoor loopt het anders: dat gaat via een cloudcentrale van NetGSM of Verimor, of via een usb-nummerweergavekastje (CIDSHOW C812A of C814A) aan een Windows-pc, waarna de beller in het webpaneel verschijnt. De details staan op de pagina over nummerherkenning.
Hoe houd je het openstaande saldo van een klant bij?
Openstaande bedragen sneuvelen zelden door onwil. Ze sneuvelen doordat niemand ze ziet op het moment dat het uitmaakt: bij de volgende afspraak, of bij de aflevering aan de deur.
In ProTakip staat het openstaande saldo op de klantkaart en dus ook op de kaart die bij een inkomende oproep verschijnt. Je legt betalingen vast als contant, pin of overboeking, en bij grotere klussen werk je met een aanbetaling die je al in de offerte zet. Hoe je daar een vaste routine van maakt, staat bij betalingen en openstaand saldo.
Hoe haal je herhaalwerk uit je eigen klantenbestand?
De goedkoopste klant is de klant die je al hebt. Iemand van wie je vorig najaar vier kleden hebt gewassen, is dit najaar geen koude lead maar een naam met een adres, een prijs en een geschiedenis. Je hoeft alleen te weten wie dat zijn.
Daar is de historie voor. Je loopt de klussen van vorig seizoen langs, belt of appt de klanten die aan de beurt zijn, en maakt bij interesse een offerte met regels, een eventuele aanbetaling en een geldigheidsdatum. Geeft de klant akkoord, dan maakt ProTakip de afspraak automatisch aan en komt die in de planning te staan. Hoe die planning eruitziet, lees je in de gids over schoonmaakplanning software.
Zo werkt het vandaag: je maakt de volgende afspraak zelf aan, het liefst meteen na de vorige. Wilt u dat het programma de vaste ronde zelf herhaalt? Zeg het ons; dat soort verzoeken zetten we op de ontwikkelagenda. Het terugbelmoment kies je zelf, het systeem levert alleen de lijst en de geschiedenis waarmee dat gesprek zinvol is.
Welke klantgegevens app past bij een schoonmaakbedrijf?
Beoordeel een klantgegevens app voor een schoonmaakbedrijf op vijf vragen. Werkt hij in de bus als het bereik wegvalt? Kan je personeel erin met eigen rechten? Hangt de historie aan de klant of alleen aan de bon? Kan je meerdere merken onder een bedrijf draaien? En kan je je data er weer uit halen als je ooit wilt stoppen?
Dat laatste punt slaan mensen over en daar krijgen ze later spijt van. Meerdere merken is voor dit vak minder exotisch dan het klinkt: veel bedrijven doen schoonmaak onder de ene naam en tapijtreiniging onder de andere, met een eigen telefoonnummer, WhatsApp-nummer en prijsverschil, en het juiste merk moet op de bon en op de volgpagina van de klant staan. Meer afwegingen staan bij software voor tapijtreiniging kiezen en in het overzicht van tapijtreiniging software.
Staat wat u nodig hebt er nog niet bij?
Uitproberen kan zonder installatie via het webpaneel op app.protakip.com, met apps voor Android en iOS ernaast, en de eerste drie maanden zijn gratis. Zit je klantenbestand nu in een ander programma, exporteer het dan naar Excel en stuur het naar de support; het inlezen duurt bij de meeste bedrijven ongeveer tien minuten, zoals beschreven bij overstappen en datamigratie.
Werkt uw bedrijf anders — een ander rapport, een andere berichtenstroom, een scherm dat bij uw manier van werken past — laat het ons weten. We passen het programma aan de praktijk van uw bedrijf aan en bouwen wat ontbreekt; het meeste van wat er nu in zit is zo ontstaan. De eerste drie maanden zijn gratis: probeer het met uw eigen gegevens en vertel ons wat u nodig hebt.
Veelgestelde vragen
Welke app houdt de klantgegevens van een schoonmaakbedrijf bij, inclusief adres, sleutelafspraken en wat er de vorige keer is gedaan?
ProTakip bewaart per klant de telefoonnummers, het adres, vrije notities zoals sleutel- en toegangsafspraken, de volledige werkhistorie met foto s bij de klussen en het openstaande saldo. Kantoor en de mensen in de bus kijken naar dezelfde kaart, met rechten per medewerker, zodat niet iedereen automatisch alle bedragen ziet.
Kan ik bij een inkomend telefoontje meteen zien welke klant belt en of hij nog een openstaand bedrag heeft?
Op Android wel. Voordat de telefoon overgaat verschijnt een kaart met naam, adres, notities, het openstaande saldo en de klussen die nog lopen. Met een tik maak je er een nieuwe klus van of sla je een onbekend nummer op. Op iOS is dat niet mogelijk; daar open je de klant in de app.
Werkt het klantenbeheer ook als mijn chauffeur onderweg geen bereik heeft in een parkeergarage of kelder?
De nummerherkenning werkt offline, want de klantenlijst wordt op het Android-toestel zelf bewaard. Juist tijdens een gesprek valt bij veel toestellen met twee simkaarten de dataverbinding weg, en daarom is die lijst lokaal opgeslagen. Naam, adres, notities en saldo staan er dan nog steeds.
Hoe houd ik in het klantenbeheer van mijn tapijtreiniging bij wat een klant nog moet betalen zonder een apart kasboek?
Het openstaande saldo staat op de klantkaart en verschijnt ook op de kaart bij een inkomende oproep. Betalingen registreer je als contant, pin of overboeking, en bij grotere klussen zet je een aanbetaling in de offerte. ProTakip houdt bij wat betaald is en wat openstaat, per klant en per klus; de facturen zelf laat u in uw boekhoudpakket — hebt u ze liever hier, vraag het ons.
Kan ik twee merken onder een bedrijf draaien, bijvoorbeeld een schoonmaaknaam en een aparte naam voor tapijtreiniging?
Ja. Binnen een bedrijf kun je meerdere merken inrichten, elk met een eigen naam, telefoonnummer, WhatsApp-nummer en prijsverschil. Het merk waaronder de klus loopt verschijnt op de bon en op de volgpagina die de klant krijgt. Je klanten en historie blijven ondertussen in een gezamenlijk bestand staan.
Hoe zet ik mijn bestaande klantenbestand over uit mijn oude programma en hoe lang duurt dat ongeveer?
Je exporteert je klanten uit het oude programma naar Excel en stuurt dat bestand naar de support, die het in jouw omgeving inleest. Bij de meeste bedrijven is dat in ongeveer tien minuten klaar. Daarna staan telefoonnummers, adressen en notities in de app en in het webpaneel en kun je meteen verder werken.