Een tapijtreiniger heeft geen administratieprobleem, maar een logistiek probleem. Er liggen kleden in de werkplaats van drie verschillende klanten, twee daarvan lijken op elkaar, één moet morgen terug en bij de derde is nog niet duidelijk of de vlek eruit gaat. Ondertussen belt iemand of zijn vloerkleed al klaar is en moet je naar achteren lopen om te kijken. ProTakip is gemaakt om die keten sluitend te krijgen: van ophalen, via behandeling en drogen, tot bezorgen en afrekenen.
Elk kleed heeft een status, geen geheugen
De kern is een vaste route die elke opdracht doorloopt: op te halen, in behandeling, gereed en te bezorgen. Op het moment dat een medewerker een kleed ophaalt, staat het in het systeem, met adres, klant, aantal stuks en de afgesproken prijs. Daarna verandert alleen de status, en die verandering is zichtbaar voor iedereen in het bedrijf.
Daarmee vervalt de vraag die dagelijks tien minuten kost: waar ligt dat kleed van mevrouw uit de Bosstraat, en is het al droog? Je zoekt op naam of telefoonnummer en je hebt het antwoord voordat de klant is uitgesproken.
Barcode-etiket op het kleed, niet op een briefje
Verwisseling is de duurste fout in dit vak. Een kleed dat bij de verkeerde klant wordt afgeleverd kost je de rit, de behandeling en vaak de klant. Met een Bluetooth-thermoprinter print je bij het ophalen direct een etiket met barcode en klantgegevens en bevestig je dat aan het kleed. Bij het inladen voor de bezorgronde scan of controleer je, en je weet zeker dat het juiste stuk in de bus ligt.
De printer werkt draadloos met de telefoon, dus je hebt in de bus geen laptop nodig. Je kunt op dezelfde manier ook een bon voor de klant printen, met de afgesproken behandeling en het aantal vierkante meters.
Prijzen per vierkante meter, per stuk of als pakket
Het meten gebeurt bij de klant thuis, en daar wordt ook de prijs bepaald. Je legt je tarieven vast per vierkante meter voor machinaal werk, per stuk voor kleine kleden en lopers, en als pakket wanneer je bijvoorbeeld een bank plus twee fauteuils in één prijs aanbiedt. Extra behandelingen, zoals vlekbehandeling of een impregneerlaag, staan als aanvullende dienst klaar en worden er met één tik bijgezet.
Hoe je die tarieven onderbouwt in plaats van ze te kopiëren van een concurrent, hebben we uitgeschreven in een prijslijst per vierkante meter opbouwen. Vaste klanten en zakelijke opdrachtgevers, zoals interieurzaken of een schoonmaakbedrijf dat werk doorschuift, kunnen daarnaast hun eigen afspraken krijgen.
Ophaal- en bezorgroutes plannen
Twee ritten per week naar dezelfde wijk is verlies. Omdat elke opdracht een adres heeft en op de kaart staat, kun je ophalen en bezorgen per gebied bundelen. Je ziet welke opdrachten in dezelfde regio klaarstaan, plant ze op één dag en geeft de rit aan een bus mee. Met voertuigopvolging weet je op kantoor waar de wagen is als een klant vraagt hoe laat er wordt gebeld.
Voor de chauffeur staat op zijn telefoon per stop wat hij moet meenemen en wat hij moet ophalen, inclusief de opmerking dat de klant pas na half vijf thuis is. Die opmerking staat in de klantkaart en blijft daar staan, ook als er volgend jaar een andere chauffeur rijdt.
De klant op de hoogte houden zonder telefoontjes
Het aantal keren dat gebeld wordt met "is het al klaar" hangt direct samen met hoe goed je terugkoppelt. Vanuit de opdracht stuur je via WhatsApp een bericht bij ophalen, wanneer het werk gereed is en vlak voor de bezorging. Met sjablonen hoef je niets te typen; de naam en de gegevens worden ingevuld. De opzet daarvan staat in de gids over klantmeldingen via WhatsApp inrichten.
Belt de klant tóch, dan zie je met nummerherkenning op je Android-toestel wie er belt en welke lopende opdracht daarbij hoort, ook als je op dat moment geen internet hebt. Dat scheelt in een gesprek de eerste twee minuten zoeken. Zie hoe nummerherkenning in de praktijk werkt.
Contant, op rekening en wat er nog openstaat
Bij bezorging wordt er soms betaald, soms deels betaald en soms helemaal niet. Je legt de ontvangst vast op het moment zelf, en het restant blijft als openstaand saldo aan de klant hangen. Zo weet de volgende medewerker die daar aanbelt dat er nog iets loopt, zonder dat jij dat moet doorgeven.
In de kasmodule zie je per periode en per medewerker wat er is binnengekomen en uitgegeven. Loopt het openstaande bedrag op, dan werkt een vaste wekelijkse controle beter dan een grote schoonmaakactie per kwartaal: we beschrijven die routine in openstaand saldo bijhouden en innen.
Ploeg, rechten en rapportage
Medewerkers voeg je toe met een uitnodigingscode en geef je alleen de rechten die ze nodig hebben. De chauffeur ziet zijn ritten, de werkplaats ziet de behandelingen, jij ziet de cijfers. Via de interne chat en push-to-talk, die werkt als een portofoon, houd je contact tussen bus en werkplaats zonder privénummers te gebruiken.
In de rapportage zie je aantallen, omzet per periode en welke behandelingen het meeste opleveren. Dat is de basis voor nuchtere beslissingen, bijvoorbeeld of die tweede bus zichzelf terugverdient. De app draait op Android en iOS en werkt offline door; in een kelder of een oude flat zonder bereik kun je gewoon doorwerken en synchroniseert het toestel later vanzelf.
Kom je van een ander pakket of uit Excel, dan kunnen je bestaande klanten en historie worden overgezet, zoals beschreven in gegevens migreren bij een overstap. Wil je eerst rustig vergelijken, gebruik dan de criteria uit software voor tapijtreiniging kiezen. Doe je er stomerijwerk of textielreiniging bij, kijk dan ook naar de pagina over stomerijen en wasserijen.
Veelgestelde vragen
Hoe voorkom ik dat kleden worden verwisseld?
Je print bij het ophalen een etiket met barcode en klantgegevens via een Bluetooth-thermoprinter en bevestigt dat aan het kleed. Bij het inladen voor de bezorgronde controleer je het etiket, zodat er geen stuk bij de verkeerde klant terechtkomt.
Kan ik per vierkante meter én per stuk rekenen?
Ja. Producten en aanvullende diensten leg je vast met hun eigen eenheid: per vierkante meter, per stuk, per uur of als pakket. Vlekbehandeling of impregneren voeg je als extra dienst toe aan de opdracht.
Ziet mijn klant wanneer zijn kleed klaar is?
Je kunt vanuit de opdracht via WhatsApp een bericht sturen bij ophalen, wanneer het werk gereed is en vlak voor de bezorging, met vaste sjablonen waarin de klantgegevens automatisch worden ingevuld.
Kan ik mijn huidige klantenbestand overzetten?
Ja. Bestaande klanten en gegevens kunnen vanuit Excel of vanuit een ander programma worden ingelezen, zodat je niet opnieuw begint. De aanpak staat beschreven in het artikel over migreren bij een overstap.
Wat kost het om te beginnen?
De eerste drie maanden zijn gratis en volledig. In die periode kun je je prijslijst, je medewerkers en je werkwijze inrichten en met echte opdrachten testen voordat je verdergaat met een abonnement.