Um tapete de Arraiolos que já vai em três semanas na oficina, uma senhora do Restelo que ligou duas vezes a perguntar por ele, e um caderno onde a recolha foi apontada a lápis entre outras vinte. Quem trabalha em lavagem de tapetes, alcatifas e estofos em Portugal sabe que a parte difícil não é lavar — é saber, a qualquer hora do dia, onde está cada peça, de quem é, o que foi combinado e quanto falta receber. O ProTakip foi feito para essa parte do negócio.
Cada tapete com a sua etiqueta, do carro à entrega
Quando a carrinha recolhe seis tapetes em três moradas diferentes, o risco começa logo aí. Duas peças parecidas, dois apelidos parecidos, e no dia da entrega ninguém tem a certeza de qual é qual. No ProTakip, cada peça recebe uma etiqueta com código de barras impressa na hora, a partir do telemóvel, através de uma impressora térmica Bluetooth que cabe no bolso do colaborador.
A etiqueta acompanha o tapete durante todo o percurso. Basta lê-la para saber a que cliente pertence, que serviço foi pedido, se leva tratamento antiácaros ou impermeabilização, e em que fase está. Na entrega, a leitura confirma que aquela peça é mesmo daquela morada — e acabam as trocas embaraçosas que custam sempre mais do que uma lavagem.
As fases são as que já usa mentalmente todos os dias: a recolher, em lavagem, pronto e a entregar. A diferença é que deixam de estar na sua cabeça e passam a estar num ecrã que toda a equipa vê ao mesmo tempo.
Recolhas ao domicílio sem chamadas a mais
Em Lisboa, no Porto ou numa vila do interior, o problema é o mesmo: a carrinha sai de manhã e o dia desfaz-se em telefonemas para confirmar moradas, andares e horas. Com as recolhas marcadas no ProTakip, o motorista abre a lista do dia com moradas, contactos, notas do cliente e o que há a levantar em cada porta.
As moradas ficam no mapa e é possível organizar a rota por zona, para não atravessar a cidade duas vezes pelo mesmo bairro. Os pontos de recolha e de entrega ficam registados na ficha do cliente, por isso, da segunda vez que aquela família ligar, ninguém precisa de perguntar outra vez o código do prédio.
Orçamento por metro quadrado que ninguém discute
A discussão de preço nasce quase sempre da medição feita à pressa no corredor do cliente. Com a tabela de preços definida na aplicação — por metro quadrado, à peça, por tipo de fibra ou por serviço adicional — o valor sai calculado no momento da recolha e o cliente recebe-o por escrito.
Serviços extra como lavagem de sofás, colchões, cadeiras de tecido ou tratamento de nódoas ficam definidos como serviços adicionais, cada um com o seu preço. Se estiver a rever valores para a próxima época, o nosso guia de preços para lavagem de tapetes ajuda a estruturar a grelha antes de a passar para a aplicação.
O cliente avisado é o cliente que não liga
Metade das chamadas que recebe são a mesma pergunta: já está pronto? O ProTakip envia mensagens automáticas por WhatsApp quando o trabalho muda de fase — recolhido, em lavagem, pronto para entrega, entregue — com modelos de mensagem que escreve uma vez e ficam guardados com o nome da sua empresa.
É um detalhe pequeno que muda a relação. O cliente sente que há um sistema por trás, deixa de precisar de ligar e, quando volta a precisar de serviço, lembra-se de quem o manteve informado. Para montar esta sequência de avisos com bom senso e sem incomodar, veja como organizar os avisos ao cliente na lavagem de tapetes.
Saber quem está a ligar antes de atender
O telemóvel toca no meio da lavagem, com barulho de máquinas à volta, e atende-se sem saber quem é. Com a identificação de chamadas do ProTakip, aparece no ecrã o nome do cliente, a morada e o trabalho que está em curso — ainda antes de atender. Em Android, funciona mesmo sem internet, o que é decisivo em armazéns e caves onde a rede simplesmente não chega.
Atender com o nome da pessoa e com o estado do serviço à frente muda o tom da conversa inteira. Explicámos o funcionamento em detalhe no guia sobre identificação de chamadas para lavagem de tapetes.
Valores em aberto que não se perdem no caderno
Na entrega, uma parte paga logo, outra fica a dever metade, e há sempre o cliente antigo que paga ao fim do mês. Quando isto vive num caderno, perde-se. No ProTakip, cada trabalho tem o seu valor, o que já foi recebido e o que fica em aberto, e a caixa mostra as entradas e saídas por período e por colaborador.
Assim consegue ver, sem fazer contas à mão, quanto entrou esta semana, que clientes têm saldo pendente e há quanto tempo. Se estiver com muito dinheiro por cobrar, vale a pena ler o que reunimos sobre cobrança de pagamentos na lavagem de tapetes antes de mudar o método de trabalho.
Passar do caderno ou de outro programa
A objeção mais comum é justa: e os clientes que já tenho? A lista de clientes pode ser importada de Excel ou de outro programa que esteja a utilizar, com nomes, contactos, moradas e histórico. Ninguém começa do zero nem passa noites a escrever fichas.
Se está a comparar soluções, o nosso resumo dos critérios para escolher um software de lavagem de tapetes evita compras de que se arrepende ao terceiro mês, e o guia sobre migração de dados ao mudar de programa explica o que perguntar antes de avançar. Empresas que também fazem limpeza de casas e escritórios costumam usar em paralelo o software para empresas de limpeza, e quem tem secção de engomadoria acaba por precisar do software para lavandarias.
Perguntas frequentes
O ProTakip serve para uma empresa pequena, com duas ou três pessoas?
Sim, foi pensado precisamente para equipas assim, em que o dono também carrega tapetes e conduz a carrinha. Não exige informático nem formação longa: cada colaborador entra com um código de convite e vê apenas o que lhe diz respeito.
Funciona sem rede, dentro da oficina ou em caves?
Funciona. A aplicação continua a registar o trabalho sem ligação e sincroniza tudo assim que a rede voltar. A identificação de chamadas em Android funciona também totalmente offline, porque a lista de clientes fica guardada no próprio telemóvel.
Consigo imprimir etiquetas na casa do cliente?
Sim. Com uma impressora térmica Bluetooth ligada ao telemóvel, a etiqueta com código de barras é impressa no momento da recolha e colocada logo no tapete, antes de entrar na carrinha.
Como são avisados os clientes?
Por WhatsApp, com modelos de mensagem definidos por si, e por notificação dentro da aplicação. As mensagens saem quando o trabalho muda de fase, sem ninguém ter de escrever uma a uma.
Quanto custa experimentar?
Os primeiros três meses são gratuitos, com todas as funcionalidades disponíveis. Dá tempo suficiente para passar uma época inteira de tapetes pela aplicação e decidir com dados reais.