Comece pelo seu dia, não pela lista de funcionalidades
A maioria das comparações de software para lavagem de tapetes é escrita por pessoas que nunca carregaram uma carrinha. Classificam os produtos pela quantidade de caixas assinaladas. Mas o seu dia tem uma forma: chamadas de manhã, recolhas antes do almoço, lavagem e secagem à tarde, entregas e pagamentos no final. Se um programa dificultar qualquer um desses elos, o resto da lista de funcionalidades é apenas decoração.
Seguem-se nove critérios que resultam diretamente dessa rotina. Teste cada um durante um período de avaliação gratuito com encomendas reais, não com dados de demonstração, e anote a sua resposta. A decisão tende a tomar-se sozinha.
1. Fluxo da recolha à entrega
Cada tapete ou peça de mobiliário passa pelas mesmas etapas: agendado para recolha, em lavagem, pronto, saiu para entrega, entregue. O software deve mostrar essas etapas da forma como você pensa nelas, e não escondidas num menu de faturação. Pergunte:
- Consegue ver as recolhas de hoje num único ecrã, agrupadas por zona?
- Quantos toques são necessários para passar uma encomenda de lavagem a pronto?
- A lista de entregas abre no telemóvel do motorista, com moradas e um botão de chamada?
- É possível anular uma mudança de estado feita por engano?
Os programas pensados primeiro para computador costumam falhar na segunda e na terceira pergunta. Algo concebido para telemóveis dá-lhe botões grandes que continuam a funcionar com as mãos húmidas na parte de trás de uma carrinha.
2. Avisos automáticos ao cliente
A pergunta a que responde com mais frequência é alguma versão de onde está o meu tapete. Um bom software responde por si com uma mensagem de WhatsApp em cada etapa e um link de rastreio que o cliente abre quando quiser. Verifique se:
- As mensagens saem automaticamente quando a encomenda é recebida, fica pronta e é entregue.
- Consegue editar o texto para que soe como a sua empresa, e não como um robô.
- A mensagem pode incluir uma hiperligação onde o cliente vê sozinho o estado da encomenda.
- O nome da sua empresa aparece como remetente.
O ProTakip já vem com modelos para cada etapa, pelo que só tem de escolher quais os passos que devem desencadear uma mensagem.
3. Identificação de chamadas que conhece os seus clientes
Quando o telefone toca e tudo o que vê é um número, pede ao mesmo cliente o nome e a morada pela quinta vez. Um software com identificação de chamadas integrada mostra o nome, a morada e as últimas encomendas de quem liga enquanto o telefone ainda está a tocar, para que cumprimente a pessoa pelo nome e confirme os dados em vez de os recolher de novo.
Teste corretamente: crie uma ficha de cliente e depois ligue para o telefone do escritório a partir desse número. Se o cartão aparecer com nome, morada e histórico de encomendas, e um toque abrir uma nova encomenda já com esses dados preenchidos, o critério está cumprido.
4. Impressão de recibos à porta do cliente
Um recibo impresso no momento da recolha, com a quantidade de peças, medidas, preço e eventual sinal, evita a maioria das discussões na entrega. Certifique-se de que o software imprime numa pequena impressora térmica Bluetooth que pode manter na carrinha. É uma vantagem extra se o mesmo recibo puder ser enviado por WhatsApp quando o cliente preferir tê-lo no telemóvel. O papel perde-se; uma mensagem fica.
5. Preços por metro quadrado e por peça
Os tapetes são cobrados por área, as passadeiras por comprimento, os sofás e almofadas por peça. A sua lista de preços precisa das três lógicas na mesma encomenda, com a área calculada a partir do comprimento e da largura para que ninguém precise de uma calculadora. Extras como tratamento de nódoas, limpeza de franjas ou proteção devem ser itens que se acrescentam com um toque, e não uma nota na margem. Se algo disto faltar, a sua equipa continuará a orçamentar de memória, e os orçamentos de memória vão desviando-se.
6. Funcionar offline no terreno
Caves, estradas rurais e telemóveis com dois cartões SIM que perdem os dados móveis mesmo quando uma chamada começa: nada disto é invulgar. A questão é o que a aplicação faz quando o sinal desaparece. O ponto mais sensível é a identificação de chamadas, porque em muitos telemóveis com dois SIM a ligação de dados cai exatamente quando o telefone toca. A lista de clientes tem, por isso, de residir no próprio telemóvel, e não num servidor a que a aplicação recorre nesse preciso momento. É por esta razão que o ProTakip mantém a sua identificação de chamadas totalmente offline, sincronizando a lista discretamente sempre que há ligação disponível.
7. Importar dados do seu programa antigo
Anos de fichas de clientes são o verdadeiro custo de mudança, e voltar a escrevê-las é a razão pela qual a maioria das pessoas permanece com um software de que não gosta. Faça uma pergunta: consigo carregar uma exportação Excel do meu programa antigo e continuar a partir daí? Se os clientes, números de telefone, moradas e histórico de encomendas vierem desse ficheiro, a mudança demora uma tarde e não um mês. Com o ProTakip a importação demora cerca de dez minutos, e não volta a escrever uma única ficha.
8. Mais do que uma marca ou filial
Se trabalha sob dois nomes, gere um segundo depósito, ou comercializa a limpeza de estofos como marca separada, precisa que cada marca envie mensagens e imprima recibos com o seu próprio nome, mantendo todas as encomendas num único sistema. Utilizar dois programas separados significa duas caixas registadoras, duas listas de clientes e o dobro dos erros.
9. Funções e permissões da equipa
Mesmo numa equipa de três ou quatro pessoas, nem todos devem ver tudo. O motorista precisa da lista de entregas; o proprietário guarda os totais de caixa, a lista de preços e o direito de eliminar. Verifique se consegue adicionar colaboradores com um simples código de convite, restringir o que cada pessoa vê, e desativar alguém com um toque no dia em que saem. Estas duas capacidades evitam a maioria das fugas de dados e eliminações acidentais que, de outra forma, só descobriria meses depois.
Preço, período de avaliação e apoio
Quer pagar quando a sua equipa já estiver realmente a usar o software, não no primeiro dia. Isso significa que o período de avaliação tem de ser suficientemente longo para processar encomendas reais, incluindo uma semana com bastante movimento. Pergunte também para onde vai uma questão às sete da tarde, quando um recibo não quer imprimir. Um apoio dentro da própria aplicação, respondido por pessoas que conhecem o setor, vale mais do que um extenso centro de ajuda.
O ProTakip é gratuito nos primeiros três meses, passando depois para uma subscrição mensal. Funciona em Android e iPhone e está disponível em 26 idiomas, o que importa mais do que parece se a sua equipa não partilhar todos a mesma língua materna.
Lista de verificação para a decisão
- Viu as recolhas e entregas de hoje num único ecrã?
- As mensagens de receção e de pronto chegaram automaticamente a um cliente de teste?
- Ao ligar para o telefone do escritório, apareceram o nome e a morada de quem ligava?
- Imprimiu um recibo a partir de uma impressora Bluetooth na carrinha?
- Uma encomenda combinou o preço por metro quadrado e por peça?
- A identificação de chamadas continuou a funcionar com os dados móveis desligados?
- Importou uma exportação Excel do seu programa antigo?
- Adicionou um colaborador e limitou o que ele pode ver?
- A sua equipa introduziu encomendas reais durante pelo menos uma semana do período de avaliação?