Doğru soru: Hangi program sizin gününüze uyar?
Halı yıkama programı seçerken en büyük tuzak, özellik listesi en uzun olanı almaktır. Oysa sizin gününüz bellidir: sabah telefonlar çalar, araç yola çıkar, halılar alınır, yıkanır, kurur, teslim edilir, para tahsil edilir. Program bu zincirin her halkasında işinizi kolaylaştırmıyorsa, listedeki diğer özelliklerin bir önemi kalmaz.
Aşağıdaki dokuz kriteri deneme sürümünü kurduğunuzda tek tek sınayın. Deneme verisiyle değil, o gün gerçekten aldığınız siparişlerle deneyin. Her kriterin yanına kendi cevabınızı yazın; seçim kendiliğinden netleşir.
1. Alıştan teslime iş akışı
Bir sipariş halı yıkamada en az beş durumdan geçer: alınacak, yıkamada, hazır, teslimde, teslim edildi. Programın bu adımları sizin düşündüğünüz sırayla göstermesi gerekir; fatura menüsünün altına saklanmış bir durum kutusu işinizi görmez. Şu sorulara bakın:
- Bugün alınacak halıları tek ekranda, bölgeye göre görebiliyor musunuz?
- Bir siparişi yıkamadan hazıra almak kaç dokunuş?
- Teslim edilecekler listesi araçtaki personelin telefonunda adres ve arama düğmesiyle açılıyor mu?
- Yanlışlıkla ilerletilen bir siparişi geri almak mümkün mü?
Bilgisayar mantığıyla yazılmış programlar genellikle ikinci ve üçüncü soruda takılır. Telefon için tasarlanmış bir programda ise her liste, sahadaki kişinin ıslak elle bile kullanabileceği kadar büyük düğmelerle gelir.
2. Otomatik müşteri bildirimleri
Müşterinin en çok sorduğu soru bellidir: halım ne zaman gelecek? Bu soruyu telefonla cevaplamak yerine programın SMS veya WhatsApp ile kendiliğinden bildirmesini isteyin. Bakmanız gerekenler:
- Sipariş alındı, hazır ve teslim edildi aşamalarında mesaj kendiliğinden gidiyor mu?
- Mesaj metnini kendi dilinizle, kendi üslubunuzla düzenleyebiliyor musunuz?
- Mesaja müşterinin siparişini kendisinin takip edebileceği bir bağlantı ekleniyor mu?
- SMS başlığında kendi firma adınız görünüyor mu?
ProTakip'te her aşama için şablon hazır gelir; siz yalnızca hangi adımda mesaj gitsin istediğinizi işaretlersiniz.
3. Arayan müşteriyi ekranda görme
Telefon çaldığında ekranda yalnızca numara görüyorsanız, müşteriye adını, adresini ve geçen sefer kaç halı verdiğini yeniden sorarsınız. Arayanı tanıyan bir program bunları telefon çalarken gösterir; siz de daha ilk cümlede müşteriyi adıyla karşılar, bilgi toplamak yerine bilgiyi teyit edersiniz.
Deneme sırasında şunu yapın: bir müşteri kaydı açın, o numaradan iş telefonunu aratın ve ekranda ne çıktığına bakın. Ad, adres ve son siparişler görünüyorsa ve tek dokunuşla bilgileri dolu bir yeni sipariş açılıyorsa kriter tamamdır.
4. Fiş ve makbuz yazdırma
Halı alınırken müşteriye verilen kağıt, teslimatta yaşanacak tartışmaların çoğunu baştan önler. Programın, araçta taşınabilen küçük bir Bluetooth yazıcıyla fiş basabilmesi gerekir. Fişte parça sayısı, ölçüler, fiyat ve varsa alınan kapora yer almalı.
Müşteri kağıt istemediğinde aynı fişi WhatsApp ile gönderebilmek de büyük kolaylıktır. Kağıt kaybolur, mesaj kalır. Fişin altına firma adınızı, telefonunuzu ve teslim koşullarınızı koyabilmeniz de önemlidir; müşteri fişi buzdolabına asar, bir sonraki sipariş oradaki numaradan gelir.
5. Metrekare ve adet fiyatlandırması
Halı metrekareyle, yolluk metreyle, koltuk ve yastık adetle fiyatlanır. Program bu mantıkların hepsini aynı sipariş içinde birlikte kullanabilmeli. Deneme sırasında şunlara bakın: fiyat listesinde ürün türüne göre birim seçebiliyor musunuz, en ve boy girildiğinde metrekareyi kendisi hesaplıyor mu, leke, saçak ve koruma gibi ek hizmetleri ayrı kalem olarak tek dokunuşla ekleyebiliyor musunuz? Bu sorulardan birine hayır cevabı alıyorsanız hesap makinesinden kurtulamazsınız.
6. Sahada internet olmadan çalışma
Bodrum katlar, köy yolları ve çift hatlı telefonlarda arama başlayınca kesilen internet; bunların hepsi günlük gerçeklerdir. Sorulması gereken soru, programın internet gidince ne yaptığıdır. En kritik nokta arayan müşteriyi tanıma özelliğidir; çünkü çift hatlı telefonların çoğunda telefon çaldığı anda mobil veri kesilir. Müşteri bilgisini tam o anda internetten çekmeye çalışan bir uygulama, en çok ihtiyaç duyduğunuz saniyede boş ekran gösterir.
Bu yüzden müşteri listesinin telefonun kendisinde saklanması gerekir. ProTakip arayan tanıma özelliğini tamamen çevrimdışı çalışacak şekilde kurgulamıştır; internet gelince liste kendiliğinden güncellenir.
7. Eski programdan veri aktarımı
Yıllardır biriktirdiğiniz müşteri kayıtlarını sıfırdan yazmak, program değiştirmenin önündeki en büyük engeldir; çoğu firma bu yüzden sevmediği programla devam eder. Sormanız gereken tek soru şudur: eski programdan aldığım Excel dosyasını yükleyip devam edebilir miyim? Müşteriler, telefonlar, adresler ve sipariş geçmişi bu dosyadan aktarılabiliyorsa geçiş bir öğle arasında biter. ProTakip'te bu aktarım yaklaşık on dakika sürer ve tek bir kaydı bile yeniden yazmazsınız.
8. Birden fazla marka veya şube
İki farklı isimle çalışan, ikinci bir ilçede şube açan ya da koltuk yıkamayı ayrı bir markayla pazarlayan firmalar için tek soru vardır: her marka kendi adıyla mesaj atıp kendi fişini basabiliyor mu, ama tüm siparişler tek yerden görülebiliyor mu? İki ayrı program kullanmak iki ayrı kasa, iki ayrı müşteri listesi ve iki katı hata demektir.
Deneme sırasında ikinci bir marka açıp aynı müşteriye o markadan bir sipariş girin; fişte ve mesajda hangi adın göründüğüne, kasada iki markanın ayrı ayrı toplanıp toplanmadığına bakın.
9. Ekip yetkileri
Üç dört kişilik bir ekipte bile herkes her şeyi görmemeli. Araçtaki personelin teslim listesini görmesi yeter; kasa toplamını, fiyat listesini ve silme yetkisini patronda tutmak gerekir. Programda personeli basit bir davet koduyla ekleyip yetkilerini kısıtlayabiliyor musunuz? Bir personel ayrıldığı gün erişimini tek dokunuşla kapatabiliyor musunuz? Bu iki soru, ileride yaşanacak veri kaçağı ve yanlışlıkla silme dertlerinin çoğunu şimdiden çözer.
Fiyat, deneme süresi ve destek
Program ücretini ilk gün değil, ekibiniz gerçekten kullanmaya başladıktan sonra ödemek istersiniz. Bu yüzden deneme süresinin gerçek işinizle, yoğun bir haftayı da içine alacak kadar uzun olması önemlidir. Bir de şunu sorun: akşam yedide fiş basılmadığında sorunuzu kime soracaksınız? Uygulamanın içinden ulaşılan, sektörü bilen bir destek, kalın bir kullanım kılavuzundan daha değerlidir.
ProTakip ilk üç ay ücretsizdir, sonrasında aylık aboneliğe geçer; Android ve iPhone için mevcuttur, 26 dilde kullanılabilir. Ekibinizde farklı dil konuşan personel varsa bu son madde sandığınızdan daha önemlidir.
Karar verirken kontrol listesi
- Bugün alınacak ve teslim edilecek halıları tek ekranda gördünüz mü?
- Sipariş alındı ve hazır mesajları deneme müşterisine kendiliğinden gitti mi?
- İş telefonunu arattığınızda arayanın adı ve adresi ekranda çıktı mı?
- Araçtaki Bluetooth yazıcıdan fiş bastınız mı?
- Aynı siparişte metrekare ve adet fiyatını birlikte kullandınız mı?
- Mobil veriyi kapatıp arayan tanıma özelliğinin çalıştığını gördünüz mü?
- Eski programdan Excel alıp müşterilerinizi yüklediniz mi?
- Bir personeli ekleyip yetkisini kısıtladınız mı?
- Deneme süresinde ekibiniz en az bir hafta gerçek siparişleri bu programa girdi mi?