Kısa cevap: Halı yıkama programı, malı müşteriden alıp atölyede işleyen ve sonra geri teslim eden bir iş için kurulur; metrekare ölçüsü, parça sayısı, yıkamada bekleyen mal ve teslimde tahsilat onun temel kavramlarıdır. Genel iş takip (saha servis) programı ise teknisyenin adrese gidip işi orada bitirdiği modele göre yazılır. Halı yıkama firması genel bir programla da çalışabilir, fakat aşağıdaki sekiz noktadaki eksikleri elle kapatmak zorunda kalır.
İki iş modeli temelden farklıdır
Klima servisinde iş şöyle akar: müşteri arar, teknisyen gider, işi yapar ve iş emri kapanır. Halı yıkamada ise aynı müşterinin kapısına en az iki kez gidilir ve arada mal günlerce firmanın elinde kalır.
Genel programlar birinci modeli iyi yönetir. İkinci modelin ortasındaki «mal bizde» dönemini ise tanımaz: halının hangi rafta durduğu, kaç parça olduğu, ne zaman hazır olacağı ve müşteriye ne söylendiği bu programlarda karşılığı olmayan sorulardır. Aşağıdaki sekiz fark, bu boşluğun sahada nereden su aldığını gösterir.
1. İş emri değil, dört aşamalı sipariş
Genel bir programda işin durumu çoğunlukla «açık», «devam ediyor» ya da «kapandı»dır. Halı yıkamada ise gün boyu sorulan soru başkadır: halı alındı mı, yıkamada mı, hazır mı, dağıtıma çıktı mı?
Bu dört durumun her biri ayrı bir ekibin iş listesidir. Şoför teslim alınacakları, atölye yıkamadakileri, ofis hazır olanları görmek ister. ProTakip'te bu durumlar ayrı listelerdir: Teslim Alınacaklar, Yıkamada Olanlar, Hazır Olanlar ve Teslim Edilecekler. Sepete ürün girilip kaydedildiğinde sipariş kendiliğinden yıkamaya geçer; kimsenin ayrıca durum değiştirmesi gerekmez.
2. Fiyat, iş başladıktan sonra kesinleşir
Serviste fiyat çoğunlukla işe başlamadan konuşulur. Halıda fiyat metrekareye bağlıdır ve kesin ölçü genellikle halı atölyeye geldiğinde alınır. Bu yüzden program, tutarı sipariş açılırken değil ölçü girildiğinde hesaplayabilmelidir.
ProTakip'te birim metrekare, adet, kilogram veya metre olabilir; ölçü en × boy olarak girilir ve tutar kendiliğinden çıkar. Aynı siparişte metrekareyle fiyatlanan halı ile adetle fiyatlanan yastık yan yana durur. Fiyat listesini kurmak için halı yıkama fiyat listesi ve m² fiyatlandırma rehberine bakabilirsiniz.
3. Bir sipariş, birden fazla fiziksel parça
Serviste iş tektir. Halıda bir siparişte yedi parça olabilir: iki salon halısı, üç yolluk, bir paspas, bir battaniye. Teslimatta altı parçanın gidip birinin atölyede unutulması halı yıkamanın en pahalı hatalarındandır; hem ikinci bir sefer hem de müşteri güveni kaybedilir.
Bunu önleyen şey parça başına etikettir: sipariş numarası, parçanın sırası ve okutulabilir bir kod. ProTakip'in etiketi parçanın sırasını «3 / 7» biçiminde ve siparişe bağlı bir QR kodla basar. Genel programlarda böyle bir kavram genellikle yoktur ve firmalar parça sayısını kâğıda yazar. Yazıcı ve etiket ölçüsü seçimi için etiket boyutları ve barkod yazıcı rehberi.
4. Mal atölyede bekler: raf ve depo
Yoğun sezonda atölyede yüzlerce parça bekler. «Ayşe Hanım'ın halısı nerede?» sorusunun cevabı bir raf numarası olmalıdır; aksi halde teslimat sabahı araç, parça aranırken bekler.
Genel iş takip programlarında «depo» çoğunlukla yedek parça stoku anlamına gelir, müşterinin malı değil. ProTakip'in depo istasyonu (depo.protakip.com) atölyedeki tablet veya bilgisayardan her parçaya raf numarası, ölçü ve fiyat girilmesini ve etiketinin basılmasını sağlar; barkod okuyucuyla okutulan etiket doğrudan ilgili satırı açar.
5. Tek ziyaret değil, iki sefer ve rota
Serviste teknisyen bir adrese bir kez gider. Halı yıkamada aynı araç aynı gün hem toplanacak hem dağıtılacak adreslere uğrar ve bu iki listenin sırası, günün kaç saat süreceğini belirler.
ProTakip'te teslim alınacak ve teslim edilecek adresler haritada görülür. Sıra elle sürüklenerek ya da otomatik rota optimizasyonuyla belirlenir; program yol mesafelerine göre en kısa sırayı hesaplar ve kazanılan kilometre ile süreyi gösterir. Adrese Google Haritalar veya Yandex Navigasyon ile gidilir. Rota planlamanın sahadaki kuralları: halı yıkamada teslimat rotası ve teslim süresi.
6. İş telefonla gelir: arayanı tanımak
Halı yıkama firmasına işin büyük kısmı telefonla gelir ve arayanların önemli bir bölümü eski müşteridir; halı yılda bir iki kez yıkanır. Telefonu açmadan müşterinin adını, adresini ve geçmiş siparişlerini görmek konuşmayı kısaltır ve aracı yanlış adrese göndermeyi önler.
ProTakip'te Android telefonlar arayan kayıtlı müşteriyi ekranda gösterir ve bu özellik internet olmadan da çalışır; ofisteki sabit hat için santral entegrasyonu ve USB arayan numara cihazı desteği vardır. Ayrıntılar: arayan müşteriyi ekranda görme.
7. Para teslimde ve çoğu zaman parça parça alınır
Serviste ödeme işin sonunda ve çoğunlukla tek seferde alınır. Halıda teslimat kapıda yapılır; müşteri bir kısmını nakit öder, kalanını havaleyle göndereceğini söyler. Şoför nakdi taşır, ofis havaleyi bekler.
Programın her müşteri için açık bakiyeyi taşıması, havale yapacak müşteriye IBAN'ı göndermesi ve şoförün aldığı parayı kasaya işlemesi gerekir. ProTakip bu üçünü birlikte yapar. Tahsilatın sahadaki düzeni: halı yıkamada tahsilat ve veresiye takibi.
8. Müşteri bekler: bildirim ve takip linki
Halı teslim alındıktan sonra müşterinin tek sorusu «ne zaman gelecek?» olur. Bu soruyu telefonla cevaplamak, yoğun günde onlarca çağrı demektir.
Halı yıkama programı bildirimleri sipariş aşamalarına bağlar: halı yıkamaya alındığında, hazır olduğunda ve yola çıktığında müşteri haberdar edilir. ProTakip'te bu bildirimler Türkiye'de SMS ile, her yerde WhatsApp ile otomatik gider; müşteriye ayrıca siparişini izleyebileceği bir takip linki gönderilir. Hazır metinler: halı yıkama SMS şablonları.
Özet: iki programın karşılaştırması
| Konu | Genel iş takip / saha servis programı | Halı yıkama programı |
|---|---|---|
| İşin birimi | İş emri | Parçalardan oluşan sipariş |
| Durumlar | Genellikle açık / devam / kapalı | Teslim alınacak / yıkamada / hazır / teslim edilecek |
| Fiyat | Çoğunlukla iş öncesi sabit | Ölçüye göre m², adet veya kg |
| Malın takibi | Genellikle yok | Parça etiketi, sıra numarası, raf |
| Saha | Adrese tek ziyaret | Toplama ve dağıtım, iki listeli rota |
| Ödeme | İş sonunda, tek sefer | Teslimde, kısmi, açık bakiye |
| Müşteri iletişimi | Randevu odaklı | Aşama bildirimleri ve takip linki |
Genel program ne zaman yeterlidir?
İşinizin neredeyse tamamı müşterinin adresinde başlayıp bitiyorsa, örneğin yalnızca yerinde ev temizliği yapıyorsanız, randevu ve ekip planlaması güçlü genel bir program iş görebilir. Ancak halı toplayıp atölyede yıkıyorsanız yukarıdaki sekiz noktanın her birini elle kapatmak, programın kazandırdığı zamanı geri alır.
Çoğu halı yıkama firması iki işi birlikte yapar: halıyı atölyede, koltuğu müşterinin evinde yıkar. Bu durumda doğru program ikisini aynı yerde tutandır. Yerinde koltuk işlerinin takibini koltuk yıkama programı yazısında anlattık.
ProTakip hangi gruptadır?
ProTakip ikinci gruptadır: halı ve koltuk yıkama firmaları için geliştirilmiş bir programdır. Yukarıdaki sekiz başlığın her biri programda ayrı bir ekran ya da ayar olarak karşılık bulur. Programın tamamını tek sayfada görmek için ProTakip nedir? yazısına, seçim yaparken sorulacak sorular için halı yıkama programı nasıl seçilir rehberine bakabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Halı yıkama firması genel bir iş takip programı kullanabilir mi?
Kullanabilir, ancak metrekare fiyatlandırma, parça etiketi, raf takibi, iki ayrı sefer ve teslimde kısmi tahsilat gibi konuları genellikle elle veya kâğıtla kapatmak zorunda kalır. İşin büyük kısmı atölyede geçiyorsa sektöre özel program zaman kazandırır.
Halı yıkama programında hangi özellikler olmalı?
Dört aşamalı sipariş takibi (teslim alınacak, yıkamada, hazır, teslim edilecek), metrekare ve adet fiyatlandırma, parça etiketi, arayan müşteriyi tanıma, aşama bildirimleri, rota ve açık bakiye takibi.
Saha servis programı ile halı yıkama programı arasındaki temel fark nedir?
Saha servis programı işin müşterinin adresinde başlayıp bittiği modele göre yazılır. Halı yıkama programı ise malın müşteriden alınıp günlerce atölyede kaldığı ve ikinci bir seferle geri teslim edildiği modele göre kurulur.
ProTakip genel bir saha servis programı mı?
Hayır. ProTakip halı ve koltuk yıkama firmaları için geliştirilmiştir; iş akışı halıyı teslim almak, yıkamak, hazırlamak ve teslim etmek üzerine kuruludur.
Koltuk yıkama için ayrı bir program gerekir mi?
Genellikle gerekmez. Halı yıkama firmalarının çoğu koltuk da yıkar; ProTakip'te yerinde yapılan koltuk işleri halı siparişleriyle aynı programda randevu olarak takip edilir.