Geçişi erteleten tek korku: kayıtlarım gider mi?
Program değiştirmeyi düşünen halı yıkamacıların çoğu aynı yerde takılır: yıllardır biriken müşteri listesi, telefonlar, adresler, notlar ve sipariş geçmişi. Bunları elle yeniden yazmak günler alır; yazmadan geçmek ise devamlı müşteri her aradığında sıfırdan başlamak demektir.
Oysa geçiş, doğru sırayla yapıldığında bir öğle arasında biter. Eski programdan alınan Excel dosyası yeni programa yüklenir; müşteriler, telefonlar, adresler ve geçmiş siparişler yerine oturur. NegroPos veya Atlam POS gibi programlardan gelen firmalar tam olarak bu yolu kullanır: tek bir dosya dışa aktarılır ve aktarım yaklaşık on dakika sürer. Elde tutulan bir Excel listesi için de aynı şey geçerlidir.
Neler aktarılır?
Dışa aktarım dosyasında olan her şey taşınabilir. Tipik bir aktarımda şunlar gelir:
- Müşteri adı, telefon numaraları (birden fazlaysa hepsi), adres ve adres tarifi
- Müşteri notları ve bölge bilgisi
- Geçmiş siparişler: tarih, parça sayısı, tutar, teslim durumu
- Açık bakiyeler, yani veresiye kalan tutarlar (dosyada yer alıyorsa)
- Ürünler ve fiyat listesi
Sipariş geçmişinde parça bazında ölçü ve fiyat varsa onlar da gelir; böylece müşteri aradığında geçen sefer hangi halıya ne ödediğini görürsünüz.
Aktarılmayanları da bilmek gerekir: personelin maaş ve avans hesapları, eski programın ayarları ve mesaj şablonları yeni programda sıfırdan düzenlenir. Her biri birkaç dakikalık iştir ve taşımaya değmez.
Dışa aktarım dosyasını hazırlamak
Aktarımın kalitesi dosyanın kalitesine bağlıdır. Eski programdan ayrılmadan önce şu adımları izleyin:
- Eski programın müşteri listesini ve sipariş listesini Excel olarak dışa aktarın. Çoğu programda bu seçenek raporlar ya da ayarlar bölümündedir; bulamazsanız dosyayı eski programın desteğinden isteyin. Veri sizindir, makul bir sağlayıcı bunu verir.
- Telefon sütununa bakın. Boşluklu, parantezli ya da başında sıfır olmayan numaralar aktarımda düzeltilir, ama tamamen yanlış numaraları siz ayıklayın.
- Deneme, test ve mükerrer kayıtları silin. Aynı müşteri iki kez kayıtlıysa aktarımdan önce dosyada birleştirmek, sonradan uygulamada düzeltmekten kolaydır.
- Son makbuz numaranızı not edin. Yeni programda numaralandırma kaldığı yerden devam etsin ki müşterinin elindeki eski fiş ile yeni fişler çakışmasın.
- Dosyayı gönderdiğiniz güne kadar eski programda çalışmaya devam edin; böylece aktarım günü boşluk olmaz.
ProTakip'e geçen firmalar dosyayı destek ekibine iletir; müşteriler ve siparişler firma hesabına yüklenir, siz yalnızca sonucu kontrol edersiniz.
Aktarım sonrası ilk kontrol
Aktarım bittiğinde on dakikanızı şu üç kontrole ayırın:
- En çok iş yaptığınız beş müşteriyi arayıp adres ve telefonun doğru geldiğine bakın.
- Fiyat listesinde halının metrekare, koltuk ve yastığın adet olarak geldiğini kontrol edin. Eski programlarda birim türü çoğu zaman karışık kayıtlıdır ve en sık düzeltilen şey budur.
- Açık siparişleri gözden geçirin. Eski programda hazır ama teslim edilmedi görünen kayıtlar çoğu zaman rafta bekleyen halı değil, veresiye teslim edilmiş ve kapatılmamış işlerdir. Bunları teslim edildi olarak kapatıp bakiyeyi müşterinin hesabına yazın.
Geçiş için en uygun zaman
Geçişi yoğun sezona, bayram öncesine ya da bahar temizliği haftalarına denk getirmeyin. Pazartesi sabahı aktarımın yapıldığı, cuma akşamı değerlendirmenin yapıldığı sakin bir hafta idealdir. Aktarımın kendisi yaklaşık on dakika sürdüğü için özel bir gün ayırmanız gerekmez; önemli olan, aktarım sonrası kontrolleri aynı gün bitirmektir.
Aktarım günü adım adım
- Sabah eski programdan son bir kez dışa aktarım alın; önceki günün siparişleri de dosyada olsun.
- Dosyayı gönderin. Aktarım tamamlanana kadar yeni programda firma adını, SMS imzasını ve fiş başlığını ayarlayın.
- Aktarım bitince yukarıdaki üç kontrolü yapın: beş müşteri, fiyat listesi, açık siparişler.
- Öğleden sonra gelen ilk siparişi yeni programa girin, fiş basın, bildirim mesajının gittiğini görün.
- Akşam ekibe kısa bir tur atın: herkes uygulamayı kurdu mu, giriş yaptı mı, teslim listesini görüyor mu?
Bir hafta paralel kullanım
Yeni programa güvenmeden eskisini kapatmayın; bir hafta ikisini birlikte kullanın. Ama ikisine de her şeyi girmeye kalkmayın, ekibi yorar ve hiçbir şey kanıtlamaz. İşe yarayan düzen şudur:
- Aktarım gününden itibaren yeni siparişleri yalnızca yeni programa girin.
- Eski programı yalnızca bakmak için açık tutun: eski bir fiş, eski bir tutar, geçmiş bir işle ilgili itiraz.
- Her akşam günün siparişlerini iki dakikada gözden geçirin: mesajlar gitti mi, fişler basıldı mı, kasa tuttu mu?
- Haftanın sonunda ekibe sorun: eskiye dönmek isteyen var mı, neden? Cevaplar genellikle eksik bir ayara işaret eder, programın kendisine değil.
- Hafta bittiğinde eski programı telefonlardan ve bilgisayardan kaldırın. İki programın aynı anda açık kalması, hangi kayıt nerede karışıklığını aylarca sürdürür.
ProTakip ilk üç ay ücretsiz olduğu için paralel hafta ek bir maliyet getirmez; yoğun bir dönem sizi temkinli yapıyorsa bu süreyi iki haftaya çıkarabilirsiniz.
Ekibi ve müşterileri hazırlamak
Değişen program değil, alışkanlıktır. Ekibin direncini azaltmak için üç şey yeterlidir: herkesin uygulamayı kendi telefonuna kurması, ilk üç siparişi birlikte girmek ve ilk hafta sorulara aynı gün cevap vermek. Yeni programın eğitim videoları varsa ekibe bir akşam önce gönderin; sabah soruların yarısı kendiliğinden çözülür.
Müşterilere ayrıca bir duyuru yapmanız gerekmez. Yeni programdan giden ilk mesaj firma adınızla gittiği sürece müşteri için hiçbir şey değişmez; yalnızca daha düzenli bilgi almaya başlar.
Sık sorulan sorular
Eski verilere sonradan ihtiyacım olursa?
Dışa aktardığınız Excel dosyasını saklayın. Eski programı kaldırsanız bile bu dosya arşiviniz olarak kalır; herhangi bir eski kaydı oradan bulabilirsiniz.
Fiş numaraları kaldığı yerden devam eder mi?
Aktarımda son makbuz numaranızı belirtirseniz yeni fişler bir sonraki numaradan devam eder. Müşterinin elindeki eski fişle yeni fişler çakışmaz.
Veresiye bakiyelerinin doğru geldiğini nasıl anlarım?
Aktarımdan sonra yeni programdaki bakiye listesini eski programın veresiye raporuyla karşılaştırın. Toplam tutmuyorsa fark genellikle eski programda kapatılmamış teslimlerden çıkar; o siparişleri kapattığınızda rakamlar oturur.
Sipariş geçmişi olmadan, sadece müşteri listesiyle geçebilir miyim?
Evet. Bazı firmalar yalnızca müşteri listesini taşıyıp siparişlere sıfırdan başlar. Ancak geçmiş siparişler, müşteri aradığında geçen sefer ne verdiğini görmenizi sağlar; dosyada varsa taşımamak için bir sebep yoktur.
Geçiş günü kontrol listesi
- Eski programdan müşteri ve sipariş Excel dosyası alındı.
- Test ve mükerrer kayıtlar temizlendi, son makbuz numarası not edildi.
- Dosya yüklendi; beş müşteri, fiyat listesi ve açık siparişler kontrol edildi.
- Firma adı, SMS imzası ve fiş başlığı yeni programda ayarlandı.
- Bluetooth yazıcı yeni programla eşleştirildi ve deneme fişi basıldı.
- Personel davet koduyla eklendi, yetkileri ayarlandı.
- İlk gerçek siparişte müşteriye bildirim mesajının gittiği kontrol edildi.
- Paralel haftanın sonunda eski program telefonlardan ve bilgisayardan kaldırıldı.