İnsanları bəyənmədikləri proqramda saxlayan qorxu
Proqram dəyişməyi düşünən əksər xalça yuyucular eyni narahatlıqda ilişib qalır: illərlə qurulmuş, telefon nömrələri, ünvanlar, qeydlər və sifariş tarixçəsi olan müştəri siyahısı. Onu yenidən yazmaq günlərlə çəkir. Onsuz keçid isə hər dəfə daimi müştəri zəng edəndə sıfırdan başlamaq deməkdir.
Doğru ardıcıllıqla edildikdə köçürmə bir günortadan sonra çəkir. Köhnə proqramdan bir Excel faylı ixrac edirsiniz, o yeni proqrama idxal olunur və müştərilər, telefonlar, ünvanlar və keçmiş sifarişlər öz yerinə düşür. Məsələn, köhnə masaüstü proqramlardan keçən firmalar bir fayl ixrac edir və idxal təxminən on dəqiqə çəkir. Eyni şey əl ilə saxladığınız cədvələ də aiddir.
Nə köçürülür
İxracda olan hər şey köçürülə bilər. Tipik idxal bunları gətirir:
- Müştəri adı, telefon nömrələri (bir neçəsi varsa, hamısı), ünvan və istiqamət qeydləri
- Müştəri qeydləri və ərazi və ya marşrut
- Keçmiş sifarişlər: tarix, ədəd sayı, məbləğ, çatdırılma statusu
- İxracda varsa, ödənilməmiş qalıqlar
- Məhsullar və qiymət siyahısı
Nəyin köçürülmədiyini bilmək faydalıdır: işçi əmək haqqı və avans qeydləri, köhnə proqramın ayarları və mesaj şablonları yeni sistemdə yenidən qurulur. Hər biri bir neçə dəqiqə çəkir və köçürməyə dəyməz.
İxracı hazırlamaq
İdxalın keyfiyyəti faylın keyfiyyətindən asılıdır. Köhnə proqramı tərk etməzdən əvvəl:
- Müştəri siyahısını və sifariş siyahısını Excel və ya CSV formatına ixrac edin. Əksər proqramlarda bu hesabatlar və ya ayarlar bölməsindədir; tapa bilmirsinizsə, faylı köhnə təchizatçıdan istəyin. Bu sizin məlumatınızdır və məqbul bir təchizatçı onu sizə verəcək.
- Telefon sütununa baxın. Boşluqlar, mötərizələr və çatışmayan sıfırlar idxal zamanı normallaşdırılır, amma həqiqətən yanlış nömrələri sizin təmizləməniz lazımdır.
- Test qeydlərini və açıq-aşkar təkrarları silin. Eyni müştəri üçün iki qeydi birləşdirmək idxaldan əvvəl faylda, sonra tətbiqdə etməkdən asandır.
- Son qəbz və ya faktura nömrənizi qeyd edin ki, nömrələmə oradan davam etsin. Müştərilər hələ də köhnə qəbzləri saxlayır və üst-üstə düşən nömrələr aylarla qarışıqlığa səbəb olur.
- Faylı göndərdiyiniz günə qədər köhnə proqramda işləməyə davam edin ki, boşluq yaranmasın.
ProTakip-ə keçən firmalar faylı dəstək komandasına göndərir; müştərilər və sifarişlər şirkət hesabına yüklənir, siz isə yalnız nəticəni yoxlayırsınız.
İdxaldan sonrakı ilk yoxlama
İdxal bitəndə üç yoxlamaya on dəqiqə ayırın:
- Ən çox sifariş verən beş müştərinizi tapın və ünvan və telefon nömrəsinin düzgün keçdiyini təsdiqləyin.
- Qiymət siyahısını açın və xalçaların kvadratmetrlə, divan və balışların isə ədədlə qiymətləndirildiyini yoxlayın. Köhnə proqramlar tez-tez ölçü vahidlərini uyğunsuz saxlayır və bu, düzəldilməli olan ən tez-tez rast gəlinən şeydir.
- Açıq sifarişləri nəzərdən keçirin. Köhnə proqramın hazır, amma çatdırılmamış göstərdiyi qeydlər çox vaxt rəfdə qalan xalça deyil, veresiyə çatdırılıb heç vaxt bağlanmamış işlərdir. Onları çatdırıldı kimi bağlayın və qalığı müştərinin hesabına yazın.
Doğru həftəni seçmək
Keçidi zirvə mövsümünə, bayram ərəfəsinə və ya yaz təmizliyi tələsikliyinə planlaşdırmayın. Sakit bir həftə ən yaxşısıdır: bazar ertəsi səhər idxal edin, cümə axşamı nəzərdən keçirin. İdxalın özü təxminən on dəqiqə çəkir, ona görə bütün günü ayırmağa ehtiyac yoxdur; vacib olan idxaldan sonrakı yoxlamaları elə həmin gün bitirməkdir.
Hər ikisini bir həftə paralel işlətmək
Yeni proqrama etibar edənə qədər köhnəni söndürməyin; hər ikisini bir həftə işlədin. Amma hər şeyi iki dəfə daxil etməyə çalışmayın, bu, komandanı yorur və heç nəyi sübut etmir. İşləyən bir üsul:
- İdxal günündən etibarən yeni sifarişləri yalnız yeni proqrama daxil edin.
- Köhnə proqramı yalnız axtarış üçün açıq saxlayın: köhnə qəbz, köhnə məbləğ, keçmiş bir iş barədə mübahisə.
- Hər axşam günü nəzərdən keçirmək üçün iki dəqiqə ayırın: mesajlar göndərildi, qəbzlər çap olundu, kassa balansdadırmı?
- Həftənin sonunda komandadan geri qayıtmaq istəyən olub-olmadığını və səbəbini soruşun. Cavablar adətən proqrama yox, çatışmayan bir ayara işarə edir.
- Həftə bitəndə köhnə proqramı telefonlardan və ofis kompüterindən silin. Yan-yana açıq iki proqram aylarla "bu hansı sistemdədir" qarışıqlığı yaradır.
ProTakip ilk üç ay pulsuz olduğu üçün paralel həftə əlavə heç nəyə başa gəlmir və yoğun mövsüm sizi ehtiyatlı edirsə, bunu iki həftəyə uzada bilərsiniz.
Komandanı və müştəriləri hazırlamaq
Dəyişən yalnız proqram deyil, vərdişlərdir. Üç şey müqaviməti azaldır: hər kəs tətbiqi öz telefonuna quraşdırır, ilk üç sifariş birlikdə daxil edilir və ilk həftədəki suallar elə həmin gün cavablandırılır. Yeni proqramın təlim videoları varsa, onları bir axşam əvvəl göndərin; səhərki sualların yarısı yox olur.
Müştəriyə heç bir elan lazım deyil. Yeni sistemdən gələn ilk mesaj biznesinizin adı altında getdiyi müddətcə onlar üçün heç nə dəyişmir, yalnız daha səliqəli yeniləmələr almağa başlayırlar.
Tez-tez verilən suallar
Köhnə məlumat sonra lazım olsa nə etməli?
Excel ixracını saxlayın. Köhnə proqram silindikdən sonra da bu fayl sizin arxivinizdir və istənilən köhnə qeyd orada tapıla bilər.
Qəbz nömrələri qaldığı yerdən davam edir?
İdxal zamanı son qəbz nömrənizi versəniz, yeni qəbzlər növbəti nömrədən davam edir. Müştərilərinizdə qalan köhnə qəbzlər yenilərlə üst-üstə düşməyəcək.
Yalnız müştəri siyahısı ilə, sifariş tarixçəsi olmadan keçə bilərəmmi?
Bəli. Bəzi firmalar yalnız müştəri siyahısını köçürür və sifarişlərə sıfırdan başlayır. Amma müştəri zəng edəndə son dəfə nəyi təmizlətdiyini görməyə imkan verən sifariş tarixçəsidir; fayldadırsa, onu geridə buraxmağa heç bir səbəb yoxdur.
İşə başlama yoxlama siyahısı
- Köhnə proqramdan müştəri və sifariş ixracı alınıb.
- Test və təkrarlanan qeydlər silinib; son qəbz nömrəsi qeyd olunub.
- Fayl idxal olunub; beş müştəri, qiymət siyahısı və açıq sifarişlər yoxlanılıb.
- Biznes adı, mesaj imzası və qəbz başlığı yeni proqramda quraşdırılıb.
- Bluetooth printer yeni tətbiqlə əlaqələndirilib və test qəbzi çap olunub.
- İşçilər dəvət kodu ilə əlavə olunub və icazələr təyin edilib.
- İlk real sifariş daxil edilib və müştəri bildirişinin göndərildiyi təsdiqlənib.
- Paralel həftədən sonra köhnə proqram telefonlardan və kompüterdən silinib.