Ketakutan yang mengekalkan orang pada perisian yang tidak mereka sukai
Kebanyakan pencuci karpet yang mempertimbangkan untuk menukar perisian tersekat pada kebimbangan yang sama: senarai pelanggan yang dibina bertahun-tahun, lengkap dengan nombor telefon, alamat, nota dan sejarah pesanan. Menaip semula semua itu mengambil masa berhari-hari. Bertukar tanpanya bermakna bermula daripada sifar setiap kali pelanggan tetap menelefon.
Jika dilakukan mengikut susunan yang betul, pertukaran hanya mengambil masa satu petang. Anda mengeksport fail Excel daripada program lama, ia diimport ke dalam program baharu, dan pelanggan, nombor telefon, alamat serta pesanan lepas semuanya tiba di tempat yang sepatutnya. Firma yang berpindah daripada program komputer meja lama, misalnya, hanya perlu mengeksport satu fail dan import mengambil masa lebih kurang sepuluh minit. Perkara yang sama berlaku untuk hamparan yang anda simpan secara manual.
Apa yang dipindahkan
Apa-apa sahaja yang terdapat dalam eksport boleh dibawa masuk. Import biasa membawa:
- Nama pelanggan, nombor telefon (semuanya, jika ada beberapa), alamat dan arah tuju
- Nota pelanggan dan kawasan atau laluan
- Pesanan lepas: tarikh, bilangan item, jumlah, status penghantaran
- Baki tertunggak, jika eksport turut menyertakannya
- Produk dan senarai harga
Berguna juga untuk mengetahui apa yang tidak dipindahkan: rekod gaji dan pendahuluan kakitangan, tetapan program lama dan templat mesej semuanya disediakan semula dalam sistem baharu. Setiap satu hanya mengambil masa beberapa minit dan tidak berbaloi untuk dimigrasikan.
Menyediakan eksport
Kualiti import bergantung kepada kualiti fail. Sebelum anda meninggalkan program lama:
- Eksport senarai pelanggan dan senarai pesanan ke Excel atau CSV. Dalam kebanyakan program ini terdapat di bawah laporan atau tetapan; jika anda tidak menjumpainya, minta fail tersebut daripada pembekal lama. Ia data anda, dan pembekal yang munasabah akan menyerahkannya.
- Semak lajur nombor telefon. Ruang, kurungan dan sifar pendahuluan yang hilang dinormalisasikan semasa import, tetapi nombor yang benar-benar salah perlu anda singkirkan sendiri.
- Padam kemasukan ujian dan pertindihan yang jelas. Menggabungkan dua rekod bagi pelanggan yang sama lebih mudah dilakukan dalam fail sebelum import berbanding dalam aplikasi selepasnya.
- Catat nombor resit atau invois terakhir anda supaya penomboran diteruskan dari situ. Pelanggan masih menyimpan resit lama, dan nombor yang bertindih boleh menimbulkan kekeliruan selama berbulan-bulan.
- Terus bekerja dalam program lama sehingga hari anda menghantar fail, supaya tiada jurang.
Firma yang berpindah ke ProTakip menghantar fail kepada pasukan sokongan; pelanggan dan pesanan dimuatkan ke dalam akaun syarikat dan anda hanya perlu menyemak hasilnya.
Semakan pertama selepas import
Setelah import selesai, luangkan sepuluh minit untuk tiga semakan ini:
- Cari lima pelanggan paling kerap anda dan sahkan alamat serta nombor telefon telah berpindah dengan betul.
- Buka senarai harga dan semak bahawa permaidani diharga per meter persegi manakala sofa dan kusyen diharga per item. Program lama sering menyimpan jenis unit secara tidak konsisten, dan inilah perkara paling biasa yang perlu dibetulkan.
- Semak pesanan terbuka. Rekod yang dipaparkan oleh program lama sebagai sedia tetapi belum dihantar selalunya adalah kerja yang sebenarnya telah dihantar secara berhutang dan tidak pernah ditutup, bukan karpet yang masih di atas rak. Tutup rekod tersebut sebagai dihantar dan catatkan baki ke akaun pelanggan.
Memilih minggu yang sesuai
Jangan jadualkan pertukaran pada musim puncak, minggu menjelang cuti perayaan, atau kesibukan musim cuci besar-besaran. Minggu yang tenang paling sesuai: import pada pagi Isnin, semak pada petang Jumaat. Import itu sendiri hanya mengambil masa lebih kurang sepuluh minit, jadi anda tidak perlu memperuntukkan sepanjang hari; yang penting ialah menyelesaikan semakan selepas import pada hari yang sama.
Seminggu menjalankan kedua-duanya
Jangan matikan program lama sehingga anda mempercayai yang baharu; jalankan kedua-duanya selama seminggu. Tetapi jangan cuba memasukkan segala-galanya dua kali, kerana ia hanya meletihkan pasukan tanpa membuktikan apa-apa. Corak yang berkesan:
- Bermula dari hari import, masukkan pesanan baharu hanya dalam program baharu.
- Kekalkan program lama terbuka untuk carian sahaja: resit lama, jumlah lama, pertikaian tentang kerja lepas.
- Setiap petang, luangkan dua minit untuk menyemak hari itu: adakah mesej dihantar, adakah resit dicetak, adakah daftar tunai seimbang?
- Pada penghujung minggu, tanya pasukan sama ada sesiapa mahu kembali ke program lama, dan sebabnya. Jawapan biasanya menunjukkan tetapan yang tertinggal, bukan masalah pada perisian.
- Apabila minggu itu tamat, keluarkan program lama daripada telefon dan komputer pejabat. Dua program dibuka serentak menimbulkan kekeliruan sistem mana yang digunakan selama berbulan-bulan.
Oleh kerana ProTakip percuma untuk tiga bulan pertama, minggu selari ini tidak menambah sebarang kos, dan anda boleh memanjangkannya kepada dua minggu jika musim sibuk membuatkan anda lebih berhati-hati.
Menyediakan pasukan dan pelanggan
Yang berubah ialah tabiat, bukan sekadar perisian. Tiga perkara mengurangkan penentangan: setiap orang memasang aplikasi pada telefon mereka sendiri, tiga pesanan pertama dimasukkan bersama-sama, dan soalan pada minggu pertama dijawab pada hari yang sama. Jika program baharu mempunyai video latihan, hantarkan pada malam sebelumnya; separuh daripada soalan pada waktu pagi akan hilang dengan sendirinya.
Pelanggan tidak memerlukan sebarang pengumuman. Selagi mesej pertama daripada sistem baharu dihantar di bawah nama perniagaan anda, tiada apa yang berubah bagi mereka kecuali mereka mula menerima kemas kini yang lebih kemas.
Soalan lazim
Bagaimana jika saya memerlukan data lama kemudian?
Simpan eksport Excel tersebut. Walaupun selepas program lama dinyahpasang, fail itu tetap menjadi arkib anda, dan mana-mana rekod lama boleh dicari di dalamnya.
Adakah nombor resit diteruskan daripada nombor sebelumnya?
Jika anda memberikan nombor resit terakhir anda semasa import, resit baharu akan diteruskan daripada nombor seterusnya. Resit lama yang disimpan oleh pelanggan anda tidak akan bertindih dengan resit baharu.
Bolehkah saya bertukar hanya dengan senarai pelanggan tanpa sejarah pesanan?
Boleh. Sesetengah firma hanya memindahkan senarai pelanggan dan memulakan pesanan dari awal. Tetapi sejarah pesanan itulah yang membolehkan anda melihat apa yang pernah dicuci oleh pelanggan kali terakhir apabila mereka menelefon; jika ia ada dalam fail, tiada sebab untuk meninggalkannya.
Senarai semak go-live
- Eksport pelanggan dan pesanan diambil daripada program lama.
- Kemasukan ujian dan pertindihan dibuang; nombor resit terakhir dicatat.
- Fail diimport; lima pelanggan, senarai harga dan pesanan terbuka disemak.
- Nama perniagaan, tandatangan mesej dan pengepala resit disediakan dalam program baharu.
- Pencetak Bluetooth dipasangkan dengan aplikasi baharu dan resit ujian dicetak.
- Kakitangan ditambah dengan kod jemputan dan kebenaran ditetapkan.
- Pesanan sebenar pertama dimasukkan dan notifikasi pelanggan disahkan telah dihantar.
- Program lama dikeluarkan daripada telefon dan komputer selepas minggu selari.