Адамдарды ұнатпайтын бағдарламада ұстап тұратын қорқыныш
Бағдарламаны ауыстыруды ойлайтын кілем жуушылардың көбі бір ғана уайымға тіреледі: жылдар бойы жиналған, телефон нөмірлері, мекенжайлар, ескертпелер мен тапсырыстар тарихы бар клиент тізімі. Оны қайта теру күндер алады. Онсыз ауысу деген — тұрақты клиент қоңырау шалған сайын нөлден бастау дегенді білдіреді.
Дұрыс ретпен жасалса, бұл ауысу бір түстен кейінгі уақытты алады. Ескі бағдарламадан Excel файлын экспорттайсыз, ол жаңа бағдарламаға импортталады, әрі клиенттер, телефондар, мекенжайлар мен өткен тапсырыстар өз орнына түседі. Мысалы, ескі үстелдік бағдарламалардан ауысатын фирмалар бір ғана файл экспорттайды, ал импорттың өзі шамамен он минут алады. Қолмен жүргізіп келген кесте болса да, жағдай солай.
Не тасымалданады
Экспортта не болса, соның бәрі тасымалдана алады. Әдеттегі импорт мыналарды әкеледі:
- Клиенттің аты-жөні, телефон нөмірлері (біреуден көп болса, барлығы), мекенжайы мен бағдарлары
- Клиент ескертпелері мен ауданы немесе бағыты
- Өткен тапсырыстар: күні, бұйым саны, сомасы, жеткізу күйі
- Экспортта болса, төленбеген қалдықтар
- Өнімдер мен баға тізімі
Не тасымалданбайтынын білу пайдалы: қызметкерлердің жалақы мен аванс жазбалары, ескі бағдарламаның баптаулары мен хабарлама үлгілері жаңа жүйеде жаңадан орнатылады. Әрқайсысы бірнеше минут алады және оларды тасымалдаудың қажеті жоқ.
Экспортты дайындау
Импорттың сапасы файлдың сапасына байланысты. Ескі бағдарламадан кетпей тұрып:
- Клиенттер тізімі мен тапсырыстар тізімін Excel немесе CSV форматына экспорттаңыз. Көптеген бағдарламаларда бұл есептер немесе баптаулар бөлімінде болады; таба алмасаңыз, файлды ескі жеткізушіден сұраңыз. Бұл — сіздің деректеріңіз, әрі әділ жеткізуші оны беруден бас тартпайды.
- Телефон бағанасын қараңыз. Бос орындар, жақшалар және жетіспейтін бастапқы нөлдер импорт кезінде автоматты түрде реттеледі, бірақ шын мәнінде қате нөмірлерді өзіңіз тазалауыңыз керек.
- Сынақ жазбалары мен айқын қайталанымдарды өшіріңіз. Бір клиенттің екі жазбасын біріктіру импорттан кейін қолданбада емес, импорттан бұрын файлда оңайырақ.
- Соңғы түбіртек немесе шот-фактура нөміріңізді жазып алыңыз, сонда нөмірлеу сол жерден жалғасады. Клиенттерде әлі ескі түбіртектер бар, ал қайталанатын нөмірлер бірнеше ай бойы шатасу тудырады.
- Файлды жібергенге дейінгі күнге дейін ескі бағдарламада жұмыс істей беріңіз, сонда алшақтық болмайды.
ProTakip-ке көшетін фирмалар файлды қолдау қызметіне жібереді; клиенттер мен тапсырыстар компания аккаунтына жүктеледі, ал сіз тек нәтижені тексересіз.
Импорттан кейінгі алғашқы тексеру
Импорт аяқталған соң, үш тексеруге он минут бөліңіз:
- Ең жиі жүгінетін бес клиентіңізді тауып, мекенжай мен телефон нөмірінің дұрыс көшкенін растаңыз.
- Баға тізімін ашып, кілемдердің шаршы метр бойынша, ал диван мен жастықтардың дана бойынша бағаланғанын тексеріңіз. Ескі бағдарламалар өлшем бірліктерін жиі сәйкессіз сақтайды, әрі бұл ең жиі түзетуге тура келетін нәрсе.
- Ашық тапсырыстарды қарап шығыңыз. Ескі бағдарлама «дайын, бірақ жеткізілмеген» деп көрсеткен жазбалар көбіне сөреде тұрған кілем емес, вересиеге жеткізіліп, жабылмай қалған тапсырыстар болады. Оларды жеткізілді деп жабыңыз да, қалдықты клиенттің шотына жазыңыз.
Дұрыс аптаны таңдау
Ауысуды жоғары маусымға, мереке алдына немесе көктемгі жалпы тазалық қарбаласына жоспарламаңыз. Тыныш апта ең дұрысы: дүйсенбі таңертең импорттап, жұма кешінде тексеру жасаңыз. Импорттың өзі шамамен он минут алады, сондықтан бүкіл күнді бос ұстаудың қажеті жоқ; маңыздысы — импорттан кейінгі тексерулерді сол күні аяқтау.
Екеуін де қатар жүргізетін апта
Жаңа бағдарламаға сенгенше ескісін өшірмеңіз; бір апта екеуін де қатар жүргізіңіз. Бірақ бәрін екі рет енгізуге тырыспаңыз — бұл команданы шаршатады және ештеңе дәлелдемейді. Жұмыс істейтін үлгі мынау:
- Импорт күнінен бастап жаңа тапсырыстарды тек жаңа бағдарламаға енгізіңіз.
- Ескі бағдарламаны тек іздеу үшін ашық ұстаңыз: ескі түбіртек, ескі сома, өткен тапсырыс туралы дау.
- Әр кеші күнді екі минут шолыңыз: хабарламалар жіберілді ме, түбіртектер басылып шықты ма, касса дұрыс сәйкес келе ме?
- Апта соңында командадан біреу артқа қайтқысы келе ме, неге екенін сұраңыз. Жауаптар әдетте бағдарламаға емес, жетіспейтін баптауға саяды.
- Апта аяқталған соң, ескі бағдарламаны телефондар мен кеңсе компьютерінен өшіріп тастаңыз. Екі бағдарлама қатар ашық тұрса, «қай жүйеде екенін» шатастыру бірнеше ай бойы жалғасады.
ProTakip алғашқы үш ай тегін болғандықтан, қатар жүргізу аптасы қосымша шығын әкелмейді, әрі жұмыс маусымы сақ болуды талап етсе, оны екі аптаға дейін созуға болады.
Команда мен клиенттерді дайындау
Тек бағдарлама емес, әдеттер өзгереді. Қарсылықты азайтатын үш нәрсе бар: әркім қолданбаны өз телефонына орнатады, алғашқы үш тапсырыс бірге енгізіледі, әрі алғашқы аптадағы сұрақтарға сол күні жауап беріледі. Жаңа бағдарламада оқыту бейнелері болса, оларды алдыңғы кеші жіберіңіз — таңертеңгі сұрақтардың жартысы өздігінен жойылады.
Клиенттерге ешқандай хабарлама жасаудың қажеті жоқ. Жаңа жүйеден келетін алғашқы хабарлама бизнес атауыңызбен жіберілсе, олар үшін ештеңе өзгермейді, тек ұқыптырақ жаңартулар ала бастайды.
Жиі қойылатын сұрақтар
Ескі деректер кейін қажет болса ше?
Excel экспортын сақтап қойыңыз. Ескі бағдарлама жойылғаннан кейін де, сол файл — сіздің мұрағатыңыз, әрі кез келген ескі жазбаны сол жерден табуға болады.
Түбіртек нөмірлері бұрынғы жерінен жалғаса ма?
Импорт кезінде соңғы түбіртек нөміріңізді берсеңіз, жаңа түбіртектер келесі нөмірден жалғасады. Клиенттеріңіздегі ескі түбіртектер жаңаларымен қайшы келмейді.
Тек клиент тізімімен, тапсырыстар тарихысыз ауыса аламын ба?
Иә. Кейбір фирмалар тек клиент тізімін тасымалдап, тапсырыстарды нөлден бастайды. Бірақ тапсырыстар тарихы клиент қоңырау шалғанда оның соңғы рет не тазалатқанын көруге мүмкіндік береді; ол файлда болса, оны артта қалдырудың еш қажеті жоқ.
Іске қосу тексеру парағы
- Ескі бағдарламадан клиент және тапсырыс экспорты алынды.
- Сынақ және қайталанатын жазбалар өшірілді; соңғы түбіртек нөмірі жазып алынды.
- Файл импортталды; бес клиент, баға тізімі және ашық тапсырыстар тексерілді.
- Бизнес атауы, хабарлама қолтаңбасы және түбіртек тақырыбы жаңа бағдарламада бапталды.
- Bluetooth принтері жаңа қолданбамен жұптастырылды және сынақ түбіртегі басылып шықты.
- Қызметкерлер шақыру коды арқылы қосылды және рұқсаттар белгіленді.
- Алғашқы нақты тапсырыс енгізілді және клиентке хабарламаның жіберілгені расталды.
- Қатар жүргізу аптасынан кейін ескі бағдарлама телефондар мен компьютерден өшірілді.