Softwarewechsel Teppichreinigung: Daten in 10 Minuten übernehmen

Die Angst, die Betriebe bei ungeliebter Software hält

Die meisten Teppichreiniger, die über einen Softwarewechsel nachdenken, bleiben an derselben Sorge hängen: die über Jahre aufgebaute Kundenliste mit Telefonnummern, Adressen, Notizen und Auftragsverlauf. Sie abzutippen dauert Tage. Ohne sie zu wechseln bedeutet, bei jedem Anruf eines Stammkunden bei null anzufangen.

In der richtigen Reihenfolge erledigt, dauert der Umzug einen Nachmittag. Sie exportieren eine Excel-Datei aus dem alten Programm, sie wird in das neue importiert, und Kunden, Telefonnummern, Adressen und vergangene Aufträge landen dort, wo sie hingehören. Betriebe, die von älteren Desktop-Programmen kommen, exportieren eine einzige Datei, und der Import dauert rund zehn Minuten. Dasselbe gilt für eine Tabelle, die Sie bisher von Hand geführt haben.

Was übernommen wird

Alles, was im Export steht, kann übernommen werden. Ein typischer Import bringt:

• Kundenname, Telefonnummern (alle, wenn es mehrere gibt), Adresse und Wegbeschreibung
• Kundennotizen und Gebiet oder Tour
• Vergangene Aufträge: Datum, Stückzahl, Betrag, Lieferstatus
• Offene Beträge, sofern der Export sie enthält
• Produkte und die Preisliste

Hilfreich ist auch zu wissen, was nicht übernommen wird: Lohn- und Vorschussaufzeichnungen der Mitarbeiter, die Einstellungen des alten Programms und die Nachrichtenvorlagen werden im neuen System neu eingerichtet. Jedes davon dauert wenige Minuten und lohnt keine Migration.

Den Export vorbereiten

Die Qualität des Imports hängt von der Qualität der Datei ab. Bevor Sie das alte Programm verlassen:

1. Exportieren Sie die Kundenliste und die Auftragsliste als Excel oder CSV. In den meisten Programmen finden Sie das unter Berichte oder Einstellungen; wenn nicht, fragen Sie den alten Anbieter nach der Datei. Es sind Ihre Daten, und ein seriöser Anbieter gibt sie heraus.
2. Sehen Sie sich die Telefonspalte an. Leerzeichen, Klammern und fehlende führende Nullen werden beim Import bereinigt, aber wirklich falsche Nummern müssen Sie selbst aussortieren.
3. Löschen Sie Testeinträge und offensichtliche Dubletten. Zwei Datensätze desselben Kunden lassen sich vor dem Import in der Datei leichter zusammenführen als danach in der App.
4. Notieren Sie Ihre letzte Beleg- oder Rechnungsnummer, damit die Nummerierung dort weiterläuft. Kunden halten noch alte Belege in der Hand, und überlappende Nummern sorgen monatelang für Verwirrung.
5. Arbeiten Sie bis zu dem Tag, an dem Sie die Datei senden, im alten Programm weiter, damit keine Lücke entsteht.

Betriebe, die zu ProTakip wechseln, senden die Datei an das Support-Team; Kunden und Aufträge werden in das Firmenkonto geladen, und Sie prüfen nur das Ergebnis.

Die erste Kontrolle nach dem Import

Wenn der Import abgeschlossen ist, nehmen Sie sich zehn Minuten für drei Kontrollen:

• Suchen Sie Ihre fünf umsatzstärksten Kunden und prüfen Sie, ob Adresse und Telefonnummer korrekt übernommen wurden.
• Öffnen Sie die Preisliste und prüfen Sie, ob Teppiche pro Quadratmeter und Sofas und Kissen pro Stück berechnet werden. Ältere Programme speichern Einheiten oft uneinheitlich, und das ist die häufigste Korrektur.
• Gehen Sie die offenen Aufträge durch. Einträge, die das alte Programm als fertig, aber nicht geliefert zeigte, sind sehr oft Aufträge, die auf Rechnung geliefert und nie abgeschlossen wurden, keine Teppiche, die noch im Regal liegen. Schließen Sie sie als geliefert ab und buchen Sie den offenen Betrag auf das Kundenkonto.

Die richtige Woche wählen

Legen Sie den Wechsel nicht in die Hochsaison, in die Tage vor Feiertagen oder in den Frühjahrsputz-Ansturm. Eine ruhige Woche eignet sich am besten: Import am Montagmorgen, Auswertung am Freitagabend. Der Import selbst dauert rund zehn Minuten, Sie müssen also keinen ganzen Tag blockieren; wichtig ist, die Kontrollen nach dem Import noch am selben Tag abzuschließen.

Eine Woche mit beiden Programmen

Schalten Sie das alte Programm erst ab, wenn Sie dem neuen vertrauen; nutzen Sie eine Woche lang beide. Versuchen Sie aber nicht, alles doppelt einzugeben, das erschöpft das Team und beweist nichts. Ein Muster, das funktioniert:

1. Ab dem Importtag geben Sie neue Aufträge nur noch im neuen Programm ein.
2. Das alte Programm bleibt nur zum Nachschlagen offen: ein alter Beleg, ein alter Betrag, eine Reklamation zu einem vergangenen Auftrag.
3. Nehmen Sie sich jeden Abend zwei Minuten für den Tag: Sind die Nachrichten rausgegangen, wurden Belege gedruckt, stimmt die Kasse?
4. Fragen Sie am Ende der Woche das Team, ob jemand zurück möchte, und warum. Die Antworten zeigen meist auf eine fehlende Einstellung, nicht auf die Software.
5. Wenn die Woche vorbei ist, entfernen Sie das alte Programm von den Handys und dem Bürocomputer. Zwei parallel geöffnete Programme nähren monatelang die Frage, in welchem System etwas steht.

Weil ProTakip in den ersten drei Monaten kostenlos ist, kostet die Parallelwoche nichts extra, und Sie können sie auf zwei Wochen ausdehnen, wenn eine stressige Saison Sie vorsichtig macht.

Team und Kunden vorbereiten

Es sind Gewohnheiten, die sich ändern, nicht nur die Software. Drei Dinge verringern den Widerstand: Jeder installiert die App auf dem eigenen Handy, die ersten drei Aufträge werden gemeinsam eingegeben, und Fragen in der ersten Woche werden noch am selben Tag beantwortet. Hat das neue Programm Schulungsvideos, schicken Sie sie am Abend vorher; die Hälfte der Fragen am Morgen erledigt sich von selbst.

Kunden brauchen keine Ankündigung. Solange die erste Nachricht aus dem neuen System unter Ihrem Firmennamen rausgeht, ändert sich für sie nichts, außer dass sie ordentlichere Updates bekommen.

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn ich die alten Daten später brauche?

Bewahren Sie den Excel-Export auf. Auch nach der Deinstallation des alten Programms ist diese Datei Ihr Archiv, und jeder alte Datensatz lässt sich darin finden.

Laufen die Belegnummern dort weiter, wo sie waren?

Wenn Sie beim Import Ihre letzte Belegnummer angeben, laufen neue Belege ab der nächsten Nummer weiter. Die alten Belege, die Ihre Kunden noch haben, kollidieren nicht mit den neuen.

Kann ich nur mit der Kundenliste und ohne Auftragsverlauf wechseln?

Ja. Manche Betriebe übernehmen nur die Kundenliste und beginnen bei den Aufträgen von vorn. Der Auftragsverlauf ist aber das, was Ihnen beim Anruf eines Kunden zeigt, was er letztes Mal reinigen ließ; steht er in der Datei, gibt es keinen Grund, ihn zurückzulassen.

Go-live-Checkliste

1. Kunden- und Auftragsexport aus dem alten Programm gezogen.
2. Test- und Doppeleinträge entfernt; letzte Belegnummer notiert.
3. Datei importiert; fünf Kunden, Preisliste und offene Aufträge geprüft.
4. Firmenname, Nachrichtensignatur und Belegkopf im neuen Programm eingerichtet.
5. Bluetooth-Drucker mit der neuen App gekoppelt und Testbeleg gedruckt.
6. Mitarbeiter per Einladungscode hinzugefügt und Rechte gesetzt.
7. Ersten echten Auftrag eingegeben und Versand der Kundenbenachrichtigung bestätigt.
8. Altes Programm nach der Parallelwoche von Handys und Computer entfernt.