Software für die Teppichreinigung: 9 Auswahlkriterien

Beginnen Sie bei Ihrem Arbeitstag, nicht bei der Funktionsliste

Die meisten Software-Vergleiche für Teppichreiniger stammen von Leuten, die noch nie einen Transporter beladen haben. Sie sortieren Programme danach, wie viele Häkchen gesetzt werden. Ihr Tag hat aber eine feste Form: morgens die Anrufe, vor dem Mittag die Abholungen, nachmittags Wäsche und Trocknung, zum Schluss Auslieferung und Kassieren. Macht ein Programm auch nur eines dieser Glieder schwerer, ist der Rest seiner Funktionsliste Dekoration.

Die folgenden neun Kriterien ergeben sich direkt aus diesem Tagesablauf. Prüfen Sie jedes davon in der kostenlosen Testphase mit echten Aufträgen statt mit Demodaten und notieren Sie Ihre Antwort. Die Entscheidung fällt dann meist von selbst.

1. Ablauf von der Abholung bis zur Lieferung

Jeder Teppich und jedes Polstermöbel durchläuft dieselben Stationen: zur Abholung eingeplant, in der Wäsche, fertig, in Auslieferung, geliefert. Die Software sollte diese Stationen so zeigen, wie Sie darüber denken, und nicht in einem Rechnungsmenü versteckt. Fragen Sie sich:

• Sehen Sie die heutigen Abholungen auf einem Bildschirm, nach Gebiet gruppiert?
• Wie viele Tipps braucht es, um einen Auftrag von „in der Wäsche“ auf „fertig“ zu setzen?
• Öffnet sich die Lieferliste auf dem Handy des Fahrers, mit Adressen und Anruf-Taste?
• Lässt sich eine versehentlich geänderte Station rückgängig machen?

Programme, die für den PC gebaut wurden, scheitern meist an der zweiten und dritten Frage. Eine für das Handy entwickelte Lösung bietet große Schaltflächen, die auch mit feuchten Händen hinten im Transporter funktionieren.

2. Automatische Kundenbenachrichtigungen

Die Frage, die Sie am häufigsten beantworten, lautet in irgendeiner Form: Wo ist mein Teppich? Gute Software beantwortet sie für Sie, mit einer WhatsApp-Nachricht in jeder Phase. Prüfen Sie, ob:

• Nachrichten automatisch verschickt werden, wenn ein Auftrag angenommen, fertig und geliefert ist.
• Sie den Wortlaut so anpassen können, dass er nach Ihrem Betrieb klingt und nicht nach einem Roboter.
• Die Nachricht einen Link enthalten kann, über den der Kunde den Auftragsstatus selbst sieht.
• Ihr Firmenname als Absender erscheint.

ProTakip liefert für jede Phase fertige Vorlagen mit; Sie wählen nur aus, bei welchen Schritten eine Nachricht ausgelöst werden soll.

3. Anruferkennung, die Ihre Kunden kennt

Wenn das Telefon klingelt und Sie nur eine Nummer sehen, fragen Sie denselben Kunden zum fünften Mal nach Name und Adresse. Software mit eingebauter Anruferkennung zeigt Name, Adresse und letzte Aufträge des Anrufers, während das Telefon noch klingelt. Sie begrüßen ihn mit Namen und bestätigen die Daten, statt sie neu aufzunehmen.

Testen Sie das richtig: Legen Sie einen Kunden an und rufen Sie von dessen Nummer das Geschäftstelefon an. Erscheint die Karte mit Name, Adresse und Auftragsverlauf, und startet ein Tipp einen neuen Auftrag mit diesen Daten vorausgefüllt, ist das Kriterium erfüllt.

4. Bondruck an der Haustür

Ein gedruckter Beleg bei der Abholung mit Stückzahl, Maßen, Preis und eventueller Anzahlung verhindert die meisten Streitigkeiten bei der Lieferung. Achten Sie darauf, dass die Software auf einem kleinen Bluetooth-Thermodrucker druckt, den Sie im Fahrzeug lassen können. Ein Pluspunkt ist es, wenn derselbe Beleg per WhatsApp verschickt werden kann, falls der Kunde ihn lieber auf dem Handy hat. Papier geht verloren, eine Nachricht bleibt.

5. Preise pro Quadratmeter und pro Stück

Teppiche werden nach Fläche berechnet, Läufer nach Länge, Sofas und Kissen pro Stück. Ihre Preisliste braucht alle drei im selben Auftrag, wobei die Fläche aus Länge und Breite berechnet wird, damit niemand zum Taschenrechner greift. Extras wie Fleckenbehandlung, Fransenreinigung oder Imprägnierung sollten Positionen sein, die Sie mit einem Tipp hinzufügen, keine Notiz am Rand. Fehlt davon etwas, kalkuliert Ihr Team weiter aus dem Kopf, und Preise aus dem Kopf verrutschen.

6. Offline arbeiten im Einsatz

Kellerräume, Landstraßen und Dual-SIM-Handys, die beim ersten Klingeln die mobilen Daten verlieren: Nichts davon ist ungewöhnlich. Die Frage ist, was die App tut, wenn das Netz weg ist. Der empfindlichste Punkt ist die Anruferkennung, denn bei vielen Dual-SIM-Handys bricht die Datenverbindung genau dann ab, wenn das Telefon klingelt. Die Kundenliste muss deshalb auf dem Handy selbst liegen und nicht auf einem Server, den die App in diesem Moment erreichen will. ProTakip hält seine Anruferkennung aus diesem Grund vollständig offline und gleicht die Liste im Hintergrund ab, sobald eine Verbindung besteht.

7. Datenimport aus dem alten Programm

Jahrelang gesammelte Kundendaten sind die eigentlichen Wechselkosten, und das Abtippen ist der Grund, warum die meisten bei einer Software bleiben, die sie nicht mögen. Stellen Sie eine einzige Frage: Kann ich einen Excel-Export aus meinem alten Programm hochladen und weiterarbeiten? Kommen Kunden, Telefonnummern, Adressen und Auftragsverlauf aus dieser Datei mit, dauert der Wechsel einen Nachmittag statt einen Monat. Bei ProTakip dauert der Import rund zehn Minuten, und Sie tippen keinen einzigen Datensatz neu ein.

8. Mehr als eine Marke oder Filiale

Wenn Sie unter zwei Namen auftreten, einen zweiten Standort betreiben oder die Polsterreinigung als eigene Marke vermarkten, muss jede Marke Nachrichten und Belege unter ihrem eigenen Namen verschicken, während alle Aufträge trotzdem in einem System landen. Zwei getrennte Programme bedeuten zwei Kassen, zwei Kundenlisten und doppelt so viele Fehler.

9. Rollen und Rechte im Team

Selbst in einem Team von drei oder vier Leuten sollte nicht jeder alles sehen. Der Fahrer braucht die Lieferliste; die Kassensummen, die Preisliste und das Recht zum Löschen bleiben beim Inhaber. Prüfen Sie, ob Sie Mitarbeiter mit einem einfachen Einladungscode hinzufügen, die Ansicht jeder Person einschränken und jemanden am Tag seines Ausscheidens mit einem Tipp abschalten können. Diese beiden Fähigkeiten verhindern die meisten Datenlecks und versehentlichen Löschungen, die Sie sonst Monate später entdecken.

Preis, Testphase und Support

Sie wollen zahlen, wenn Ihr Team die Software tatsächlich nutzt, nicht am ersten Tag. Die Testphase muss also lang genug sein, um echte Aufträge damit abzuwickeln, eine stressige Woche eingeschlossen. Fragen Sie auch, wohin eine Frage um sieben Uhr abends geht, wenn der Bon nicht gedruckt wird. Support direkt in der App, beantwortet von Leuten, die das Handwerk kennen, ist mehr wert als ein dickes Hilfecenter.

ProTakip ist in den ersten drei Monaten kostenlos und geht danach in ein monatliches Abo über. Es läuft auf Android und iPhone und ist in 26 Sprachen verfügbar, was mehr zählt, als es klingt, wenn Ihr Team nicht dieselbe Muttersprache spricht.

Checkliste für die Entscheidung

1. Haben Sie die heutigen Abholungen und Lieferungen auf einem Bildschirm gesehen?
2. Haben die Nachrichten „angenommen“ und „fertig“ einen Testkunden automatisch erreicht?
3. Erschienen Name und Adresse des Anrufers, als Sie das Geschäftstelefon angerufen haben?
4. Haben Sie im Fahrzeug einen Beleg über einen Bluetooth-Drucker gedruckt?
5. Hat ein Auftrag Quadratmeter- und Stückpreise kombiniert?
6. Hat die Anruferkennung auch bei ausgeschalteten mobilen Daten funktioniert?
7. Haben Sie einen Excel-Export aus Ihrem alten Programm importiert?
8. Haben Sie einen Mitarbeiter hinzugefügt und seine Ansicht eingeschränkt?
9. Hat Ihr Team mindestens eine Woche der Testphase echte Aufträge eingegeben?