Software für die Gebäudereinigung: der praktische Leitfaden

Was muss eine Software für die Gebäudereinigung wirklich können?

Montag, kurz nach sechs. Ein Team fährt zur Treppenhausreinigung in die Lindenstraße, das zweite zu einer Büroetage im Gewerbegebiet, der Chef selbst zur Grundreinigung nach dem Trockenbauer. Eine Stunde später ruft der Fahrer an: Der Code am Tor stimmt nicht, und der Hausmeister geht nicht ans Telefon. Solche Anrufe sind keine Ausnahme. Sie sind der Normalzustand in einem Betrieb, der mit Zetteln, Kalendereinträgen und Sprachnachrichten arbeitet.

Was eine Software an dieser Stelle leisten muss, lässt sich auf sechs Punkte eindampfen:

• Auftragsabwicklung – jeder Auftrag hat einen Status, den der Kollege ohne Rückfrage sieht.
• Kalkulation und Angebot – ein Preis, der nachvollziehbar zustande kommt, und ein PDF, das beim Kunden ankommt.
• Objekte und Adressen – Anschrift, Etage, Schlüssel, Code, Ansprechpartner.
• Tourenplanung – die Reihenfolge der Stopps, nicht bloß eine Liste.
• Nachweise – Fotos und Notizen am Auftrag, damit die Reklamation in vier Wochen kein Wort-gegen-Wort wird.
• Kasse und offene Posten – wer hat bezahlt, wer schuldet noch etwas.

Fehlt einer dieser Punkte, wandert die Arbeit zurück ins Telefon. Und Telefonzeit ist die teuerste Zeit im Betrieb, weil sie niemandem in Rechnung gestellt wird.

Wie läuft ein Auftrag von der Annahme bis zur Abnahme?

In der Praxis gibt es zwei Sorten Arbeit, und gute Software behandelt sie unterschiedlich. Was in den Betrieb kommt – Teppiche, Läufer, Polsterbezüge, Vorhänge – durchläuft in ProTakip feste Stationen: abzuholen, in Bearbeitung beziehungsweise Wäsche, fertig, auszuliefern. Jeder im Team sieht denselben Stand, auch der, der gerade auf der Leiter steht.

Arbeit beim Kunden vor Ort läuft dagegen als Termin: geplant, gestartet – dabei läuft ein Zeitzähler mit – und abgeschlossen. Die Reinigungskraft tippt vor der Haustür auf Start, und im Büro weiß man, dass der Einsatz läuft, ohne anzurufen. Dieser Zähler dokumentiert die Dauer am Auftrag. Eine Zeiterfassung für die Lohnabrechnung ist er ausdrücklich nicht, und so sollte man ihn auch nicht verkaufen.

Der Unterschied klingt klein, entscheidet aber, ob Sie abends wissen, welche zwei Aufträge liegen geblieben sind.

Wie kalkuliere ich ein Angebot, das Anfahrt und Aufwand deckt?

Die Kalkulation in der Gebäudereinigung ist eine Rechnung mit vier Größen: Fläche, Leistungsbild, Häufigkeit und Anfahrt. Wer nur die Fläche betrachtet, unterbietet sich selbst. Ein Treppenhaus mit sechs Parteien, Aufzug und Kellerabgang ist nicht dasselbe wie eine offene Bürofläche gleicher Größe, weil Kanten, Türen und Handläufe die Zeit fressen. Rechnen Sie mit Ihren eigenen Erfahrungswerten aus den letzten Objekten, nicht mit Tabellen aus einem Forum.

In ProTakip hinterlegen Sie Preise pro Quadratmeter, pro Stück, pro Kilogramm oder pro Meter. Bei Flächen tragen Sie Breite × Länge ein, das Programm rechnet. Zusatzleistungen wie Fleckenbehandlung, Imprägnierung oder Glasflächen stehen als eigene Positionen daneben, damit später sichtbar bleibt, wofür das Geld floss.

Ein Angebot besteht aus diesen Positionen, dazu kommen Anzahlung und Gültigkeitsdatum, und am Ende steht ein PDF für den Auftraggeber. Nimmt der Kunde das Angebot an, entsteht der Termin automatisch – niemand tippt dieselben Zeilen ein zweites Mal ab. Wie man eine belastbare Preisliste aufbaut, steht ausführlich im Leitfaden zur Preisliste für die Teppichreinigung; die Logik gilt für Objektpreise genauso.

Wie halte ich Objekte, Adressen und Zugangshinweise sauber?

Die teuersten Minuten des Tages entstehen vor verschlossenen Türen. Deshalb gehört alles, was den Zugang betrifft, in den Datensatz und nicht in den Kopf des Chefs: Anschrift mit Aufgang, Etage, Schlüsselnummer, Torcode, Name und Handynummer des Hausmeisters, Hinweise zur Anlieferung und der Satz, den man beim ersten Mal gelernt hat – etwa, dass die Tiefgarage nur bis 18 Uhr offen ist.

ProTakip führt diese Angaben auf der Kundenkarte: Telefonnummern, Adresse, Notizen, die komplette Auftragshistorie und der offene Saldo an einer Stelle. Wer viele Objekte für denselben Auftraggeber betreut, legt dafür pro Objekt einen eigenen Datensatz an und schreibt den Auftraggeber in die Notizen. Eine echte Objektverwaltung mit mehreren Adressen unter einem Kunden gibt es nicht, und das sollte man vor dem Start wissen. Wie so ein Datensatz aussieht, zeigt der Leitfaden zur Kundenverwaltung in der Reinigungsfirma.

Wie plane ich Touren, ohne Kilometer zu verschenken?

Elf Stopps quer durch die Stadt, dazwischen zwei Rückfahrten, weil der Frühabholer am anderen Ende wartet: So verbrennt ein Transporter an einem Vormittag eine Tankfüllung. ProTakip zeigt Abhol- und Lieferlisten auf der Karte. Die Reihenfolge ändern Sie per Drag-and-drop, oder Sie lassen die Route automatisch optimieren – gerechnet wird nach echter Straßenentfernung, ab drei Stopps, mit Anzeige der gesparten Kilometer und Minuten.

Die Navigation übernimmt danach Google Maps oder Yandex. Der Standort der Mitarbeiter erscheint in Abständen auf derselben Karte, was die Frage „Wo bist du gerade?“ meistens überflüssig macht.

Zwei gesparte Fahrten pro Woche klingen nach wenig. Über ein Jahr sind es rund hundert, und die zahlt sonst niemand außer Ihnen.

Zettelwirtschaft oder Software – was ändert sich konkret?

Wie beweise ich die Leistung – und wie kassiere ich sie?

Vier Wochen nach der Bauschlussreinigung meldet sich der Bauleiter: Im dritten Obergeschoss seien die Fenster nicht gemacht worden. Ohne Bild ist das eine Diskussion, die Sie verlieren, selbst wenn Sie recht haben. Mit drei Fotos am Auftrag dauert sie zwei Minuten.

ProTakip hängt Fotos und Notizen an den jeweiligen Auftrag, und alles bleibt in der Auftragshistorie des Kunden stehen. Der Kunde selbst bekommt eine Auftragsverfolgungsseite und Benachrichtigungen über WhatsApp – dazu gibt es einen eigenen Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp. Belege und Etiketten drucken Sie bei Bedarf über einen Bluetooth-Thermodrucker; auf dem Etikett stehen die Teilnummer, etwa 3 von 7, und ein QR-Code, damit im Lager nichts vertauscht wird.

Beim Geld gilt dasselbe Prinzip: Zahlungen werden als bar, Karte oder Überweisung erfasst, der offene Saldo steht auf der Kundenkarte. Die Hausverwaltung, die erst in drei Wochen überweist, ist damit kein Gedächtnisposten mehr. Wie man Forderungen systematisch abarbeitet, zeigt der Beitrag zu Zahlungen und Forderungen.

Gibt es Software für die Gebäudereinigung kostenlos – und wie steige ich um?

Wer eine Software für die Reinigungsfirma sucht, tippt bei Google häufig „Gebäudereinigung Software kostenlos“ ein. Die ehrliche Antwort darauf lautet: dauerhaft gratis ist selten etwas, das einen Betrieb wirklich trägt. Tabelle, Chatgruppe und Kalender kosten kein Geld, dafür Aufmerksamkeit – und einen vergessenen Termin pro Monat.

Bei ProTakip sind die ersten drei Monate kostenlos, danach läuft es als Abonnement weiter. Drei Monate reichen aus, um eine ganze Saison durchzuspielen, inklusive der Wochen, in denen es eng wird.

Der Umzug aus dem alten Programm geht über einen Excel-Export: Sie schicken die Datei an den Support, sie wird importiert, meist ist das in etwa zehn Minuten erledigt. Gearbeitet wird anschließend im Webpanel unter app.protakip.com, ohne Installation, oder in der Android- und iOS-App. Das Team kommt per Einladungscode dazu, Rechte werden pro Person vergeben, für die Abstimmung gibt es internen Chat und Push-to-Talk. Wer unter zwei Namen auftritt – etwa Teppichwäscherei und Objektreinigung – führt beide als Marken in einem Unternehmen, mit eigenem Namen, eigener Telefonnummer, eigener WhatsApp-Nummer und abweichenden Preisen; die Marke erscheint auf Beleg und Verfolgungsseite. Details zum Wechsel stehen im Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme, und wer überwiegend in Wohnungen arbeitet, findet in der Übersicht zur Software für die Hausreinigung die passenden Beispiele.

Fehlt etwas, das Sie brauchen?

Heute im Programm: Aufträge und Vor-Ort-Termine mit Start, Zeitzähler und Abschluss, Tourenplanung auf der Karte mit automatischer Reihenfolge, Kundenkarte mit Historie und offenem Saldo, Angebote als PDF, WhatsApp-Benachrichtigungen und Verfolgungsseite, Team mit Rechten je Person.

Wenn Ihr Betrieb etwas anderes braucht — eine andere Auswertung, einen anderen Nachrichtenablauf, eine Maske, die zu Ihrem Arbeitsweg passt — sagen Sie es uns. Wir passen das Programm an die tatsächliche Arbeitsweise an und entwickeln, was fehlt; das meiste, was heute drin ist, ist genau so entstanden. Die ersten drei Monate sind kostenlos: Probieren Sie es mit Ihren eigenen Daten und sagen Sie uns, was Sie brauchen.

Häufige Fragen

Wir sind zu dritt, machen Treppenhäuser, zwei Büros und ab und zu eine Grundreinigung – lohnt sich für so einen kleinen Betrieb überhaupt eine Software?

Gerade dann. Bei drei Leuten hängt alles an einem Kopf, und wenn dieser Kopf krank wird, steht der Betrieb. Sobald Aufträge, Adressen mit Zugangshinweisen und offene Posten an einer Stelle liegen, kann der Kollege den Tag übernehmen, ohne fünfmal anzurufen. Die ersten drei Monate sind kostenlos, das reicht als Test.

Ich habe alle Kunden in einer Excel-Tabelle und zusätzlich im Handy gespeichert, wie komme ich da raus, ohne alles noch einmal abzutippen?

Sie exportieren aus dem alten Programm oder der Tabelle eine Excel-Datei und schicken sie an den Support, der sie importiert. In der Regel dauert das etwa zehn Minuten. Danach stehen Namen, Telefonnummern und Adressen in der Kundenverwaltung, und Sie ergänzen nur noch das, was bisher nirgends stand – Codes, Etage, Ansprechpartner.

Kann ich mit dem Programm auch die Dienstpläne meiner Reinigungskräfte machen und die Stunden für die Lohnabrechnung erfassen?

Heute dokumentiert das Programm die Arbeit: Termin, Start und Abschluss mit Zeitzähler, Tour auf der Karte, Kasse und Kundenkarte. Dienstplanung und Lohnzeiterfassung gehören bisher nicht dazu; wenn Sie das brauchen, sagen Sie es uns. Solche Wünsche kommen auf die Entwicklungsliste — der größte Teil des heutigen Funktionsumfangs ist genau so entstanden.

Was passiert, wenn meine Mitarbeiterin im Keller oder in der Tiefgarage keinen Empfang hat – sieht sie den Auftrag dann trotzdem?

Ohne Verbindung lädt die Auftragsliste nicht nach, deshalb setzt man den Status sinnvollerweise vor dem Abstieg oder danach am Transporter. Offline funktioniert die Anruferkennung unter Android, weil die Kundenliste auf dem Telefon liegt: Ruft der Auftraggeber an, während Sie im Keller stehen, sehen Sie trotzdem Name, Adresse und Saldo.

Wie zeige ich einer Hausverwaltung am Monatsende, dass wir wirklich in jeder Woche vor Ort waren?

Jeder Einsatz bleibt mit Datum, Status, Notizen und Fotos in der Auftragshistorie des Kunden stehen, und diese Historie können Sie im Gespräch oder am Telefon durchgehen. Einen automatisch erzeugten Monatsbericht oder eine Rechnung gibt es nicht – die Belege liefert das Programm, die Abrechnung machen Sie weiterhin selbst.

Kostet die Software wirklich nichts, oder ist das nur ein Lockangebot, bei dem nach zwei Wochen die halben Funktionen zugehen?

Die ersten drei Monate sind kostenlos, danach ist ProTakip kostenpflichtig und läuft als Abonnement weiter. Es gibt keine abgespeckte Startphase, in der Aufträge oder Kunden begrenzt wären. Was das Abonnement danach kostet, sagt Ihnen der Support – und drei Monate genügen, um vor dieser Entscheidung ehrlich zu urteilen.