In einer chemischen Reinigung entscheidet sich alles an zwei Stellen: am Tresen und im Regal. Am Tresen kommen an einem Vormittag dreißig Teile herein, jedes mit einer eigenen Behandlung, einem Fleck, einer Bitte und einem Wunschtermin. Im Regal hängen dieselben Teile später zwischen hundert anderen, und ein Kunde steht davor und möchte seinen Mantel — jetzt. Wer das mit einem Bonblock und einem Filzstift organisiert, arbeitet mit einem System, das nur so lange trägt, wie eine bestimmte Person anwesend ist. ProTakip ist eine mobile Auftragsverwaltung für chemische Reinigungen, Textilreinigungen und Wäschereien: Teilerfassung mit Barcode-Etikett, Abholtermine, Kundenakte und automatische Benachrichtigung über WhatsApp.
Annahme am Tresen: jedes Teil einzeln, nicht der Sack
In ProTakip wird ein Auftrag aus einzelnen Positionen aufgebaut: Mantel, drei Hemden, ein Kostüm, eine Daunendecke. Zu jeder Position gehören die Behandlung, gegebenenfalls ein Zuschlag und eine Notiz zum Zustand — Fleckenart, vorhandene Beschädigung, fehlender Knopf. Anschließend druckt ein Bluetooth-Thermodrucker Etiketten mit Barcode für die Teile und einen Beleg für den Kunden.
Der Nutzen zeigt sich bei der Ausgabe. Statt im Regal nach dem Namen zu suchen, wird gescannt: Kunde, Auftrag, offener Betrag, Sonderwünsche stehen sofort auf dem Display. Eine Aushilfe am Samstagvormittag kann damit selbstständig ausgeben, ohne dass jemand aus der Produktion nach vorne kommen muss.
Zustandsnotizen bei der Annahme sind gleichzeitig Ihr Schutz im Reklamationsfall. Wenn später über einen Riss oder eine Verfärbung gesprochen wird, liegt die datierte Aufnahme vor — mit Notiz und, wenn gewünscht, Foto. Diskussionen dieser Art werden dadurch nicht angenehmer, aber sie werden kürzer.
Bearbeitungsstufen: Der Kunde fragt nicht, wenn er informiert ist
Der Auftrag durchläuft feste Stufen — angenommen, in Bearbeitung, fertig, abgeholt. Wer am Tresen steht, sieht in Sekunden, was heute fertig wird und was auf einen Nachbehandlungsgang wartet. Für Betriebe mit mehreren Annahmestellen ist das die Voraussetzung dafür, dass eine Filiale verlässlich Auskunft über ein Teil geben kann, das in der Zentralreinigung liegt.
Ist ein Auftrag fertig, geht automatisch eine Nachricht über WhatsApp hinaus. Das senkt das Telefonaufkommen spürbar und, wichtiger noch, es verkürzt die Liegezeit im Regal. Jedes Teil, das drei Wochen hängt, kostet Platz und Nerven. Wie diese Nachrichten aufgebaut werden, damit sie hilfreich statt werblich wirken, beschreibt der Leitfaden zur Kundenbenachrichtigung per WhatsApp.
Preise: Stückpreise, Zuschläge, Pakete
Eine Textilreinigung rechnet fast immer nach Stück ab, aber selten ohne Ausnahmen: Hemdenpakete, Zuschläge für Leder oder Pelz, Sonderbehandlung bei Flecken, Express gegen Aufpreis, Daunendecken nach Größe, Änderungsschneiderei nach Aufwand. ProTakip bildet Stück-, Zeit-, Flächen- und Paketpreise ab; Zusatzleistungen werden einmal angelegt und stehen dann an jedem Tresen zur Verfügung.
Damit rechnet jede Aushilfe denselben Preis ab wie die Inhaberin — der häufigste stille Umsatzverlust in diesem Geschäft ist der Zuschlag, den jemand aus Unsicherheit weglässt. Wer seine Preisstruktur einmal grundsätzlich ordnen möchte, findet die Systematik im Beitrag zum Aufbau einer Preisliste.
Abholung, Lieferung und der Weg zwischen den Filialen
Viele Reinigungen fahren: zwischen Annahmestelle und Produktion, zu Geschäftskunden, zu Privatkunden mit Hol- und Bringservice. In ProTakip werden diese Fahrten als Abhol- und Lieferaufträge geplant, nach Gebiet gebündelt und auf der Karte dargestellt. Der Fahrer sieht seine Tour auf dem Telefon, ändert den Status unterwegs und kann beim Kunden direkt einen Beleg drucken.
Weil die App offline weiterarbeitet, sind Tiefgaragen, Hinterhöfe und Funklöcher kein Thema; Änderungen werden abgeglichen, sobald wieder Verbindung besteht. Für Betriebe mit Geschäftskunden — Hotels, Restaurants, Praxen, Pflegeeinrichtungen — ist die verlässliche Tour ein Verkaufsargument, kein Nebeneffekt.
Geschäftskunden auf Rechnung und offene Posten
Hotelwäsche, Restaurantwäsche, Berufskleidung: Diese Kunden zahlen nicht am Tresen, sie zahlen gesammelt. Zwischen Leistung und Zahlung liegt eine Liste, die viele Betriebe nur ungefähr kennen. In ProTakip hängt jeder Auftrag am Kunden; Teilzahlungen werden erfasst, der offene Saldo je Kunde ist jederzeit sichtbar, und die erbrachten Leistungen eines Zeitraums lassen sich für die Rechnungsstellung exportieren.
Ehrlich gesagt gehört dazu auch, was ProTakip nicht tut: Es ist kein Buchhaltungsprogramm. Die e-Rechnung im B2B-Verkehr beschäftigt derzeit jeden Betrieb mit gewerblichen Kunden, und wir versprechen hier keine Anbindung an DATEV oder eine GoBD-Zusage. Was wir liefern, sind saubere Leistungs- und Zahlungsdaten als Grundlage. Wie man die Liste der offenen Forderungen diszipliniert abarbeitet, steht im Leitfaden zu Zahlungseingang und Forderungen.
Anruferkennung und Kundenakte am Tresen
Wenn das Telefon klingelt, während drei Kunden warten, entscheidet die Geschwindigkeit der Auskunft. Die Anruferkennung von ProTakip zeigt auf dem Android-Gerät beim Klingeln Name, letzte Aufträge und offenen Betrag an — und arbeitet dabei ohne Internetverbindung, weil der Kundenbestand lokal auf dem Gerät liegt. Details zur Einrichtung stehen im Leitfaden zur Anruferkennung im Dienstleistungsbetrieb.
In der Kundenakte sammeln sich Vorlieben und Besonderheiten: Dieser Kunde will keine Bügelfalte, jener bringt regelmäßig Lederjacken, bei einem anderen gab es eine Reklamation. Genau dieses Wissen steckt sonst im Kopf einer einzigen Mitarbeiterin — und geht mit ihrem Urlaub verloren.
Team, Kasse und Auswertung
Mitarbeiter kommen über einen Einladungscode dazu und erhalten Rechte nach Rolle: Wer darf kassieren, wer Preise ändern, wer Auswertungen sehen. In der Kasse werden Einnahmen und Ausgaben nach Zeitraum und Mitarbeiter ausgewertet, was bei Betrieben mit mehreren Annahmestellen die Tagesabrechnung erheblich vereinfacht.
Die Berichte beantworten die betriebswirtschaftlichen Fragen: Welcher Anteil des Umsatzes kommt aus dem Hemdenservice, wie stark trägt die Saisonware, welche Filiale liegt vorn, wie viele Teile bleiben länger als zwei Wochen im Regal liegen. Für die interne Abstimmung zwischen Tresen, Produktion und Fahrzeug gibt es Teamnachrichten und eine Push-to-Talk-Funktion, die wie ein Funkgerät arbeitet.
Einstieg und Wechsel
Kunden- und Auftragsdaten aus Excel oder aus einem bisherigen Kassensystem lassen sich übernehmen. Was vorher zu bereinigen ist und wie der Umstieg ohne Betriebsunterbrechung gelingt, beschreibt der Leitfaden zum Softwarewechsel mit Datenübernahme; die Kriterien für die Anbieterauswahl haben wir in neun Punkten zusammengefasst.
Die ersten drei Monate sind kostenlos. Betriebe, die zusätzlich Teppiche annehmen oder Objektreinigung anbieten, führen beides in derselben Oberfläche — siehe Teppich- und Polsterreinigung sowie Gebäude- und Unterhaltsreinigung.
Häufige Fragen
Kann ich jedes einzelne Teil kennzeichnen?
Ja. Jede Auftragsposition kann ein eigenes Etikett mit Barcode erhalten, gedruckt über einen Bluetooth-Thermodrucker. Beim Scannen erscheinen Kunde, Behandlung, Sonderwünsche und offener Betrag.
Werden Kunden automatisch informiert, wenn die Ware fertig ist?
Ja, über WhatsApp und Benachrichtigungen in der App, mit anpassbaren Vorlagen. In der Praxis senkt das sowohl das Telefonaufkommen als auch die Liegezeit der fertigen Teile im Regal.
Funktioniert das auch mit mehreren Annahmestellen?
Ja. Alle Filialen arbeiten auf demselben Datenbestand, sodass jede Annahmestelle Auskunft über den Bearbeitungsstand geben kann. Kassenauswertungen sind nach Zeitraum und Mitarbeiter möglich.
Hilft die Software bei Reklamationen?
Indirekt, aber wirksam: Zustandsnotizen und Fotos bei der Annahme sind datiert am Auftrag hinterlegt. Damit lässt sich nachvollziehen, in welchem Zustand ein Teil angenommen wurde, was Diskussionen deutlich verkürzt.
Ersetzt ProTakip mein Buchhaltungsprogramm?
Nein. ProTakip verwaltet Aufträge, Preise, Kasse, Zahlungen und offene Posten und stellt diese Daten exportierbar bereit. Buchhaltung, e-Rechnung und die Übergabe an DATEV sind nicht Bestandteil des Funktionsumfangs.